ادارة الوثائق..وزارة الخارجية

ادارة الوثائق..وزارة الخارجية

شُكلت إدارة الوثائق بقرار وزاري قم 95 / 45 / 988 وتاريخ 16 / 4 / 1422هـ , بناء على ما ورد من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بديوان رئاسة مجلس الوزراء . وقد أرفق بالقرار مشروع مفصل يوضح أهداف ومهام هذه الإدارة وغيرها من المعلومات . ثم صدر قرار وزاري برقم 95 / 47 / 30553 وتاريخ 9 / 11 / 1425هـ بشأن ارتباط الإدارة بمركز المعلومات والدراسات. وكانت أعمال هذه الإدارة تدار في السابق من قبل لجنة الوثائق التي شكلت بقرار وزاري رقم 99 / 5 / 16 / 6 / 1235 / 3 في 14 / 7 / 1412 هـ.

أقسام الإدارة وأعمالها:

إن إدارة الوثائق هي الإدارة المعنية بشئون الوثائق القديمة في الوزارة من حيث التنظيم وتطبيق وتنفيذ ما صدر من لوائح وتعليمات في الوزارة وتلك التي تصدر من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات الموافق عليها من المقام السامي. وقد ضمنت هذه المهام ومهام أخرى في المشروع المفصل بقرار إنشاء الإدارة المشار إليه أعلاه. وتشتمل الإدارة على عدة أقسام تقوم بالأعمال الموكلة إليها. والأقسام الموجودة حالياً في الإدارة هي :
1. قسم الفرز وقسم الفهرسة والتصنيف . ومهام القسم فرز الملفات وتصنيفها وفهرسة محتوياتها. وبدأ عمله بمراجعة الملفات التي تتعلق بالمعاهدات والاتفاقيات والحدود.
2. قسم الترحيل والإتلاف. ويقوم الموظفين في هذا ال4قسم بتجميع الملفات التي يمكن ترحيلها للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات وتعبئة الإستمارات الخاصة بذلك. كمان يقومون باستلام طلبات الإتلاف ومراجعتها وإبداء الرأي فيها.
3. قسم خدمات المعلومات وقسم التقويم. وتحال لهذا القسم ما يرد للإدارة من طلبات عن وثائق ومعلومات. ومهمتهم البحث في البرامج المتوفرة عن الوثائق والمعلومات المطلوبة. كما أنهم مطلوبين بتنفيذ لائحة التقويم الصادرة من المركز الوطني والمحفوظات.
4. سكرتارية الإدارة.

كما يوجد في فرعي الوزارة بالمنطقة الشرقية ومنطقة مكة المكرمة قسم للوثائق.