الرقابة الداخلية في الشركات

الرقابة الداخلية في الشركات

قرار وزاري رقم (2217) وتاريخ 1/11/1423هـ

وتنفيذاً لمقتضى التوجيه السامي الكريم رقم (7/ب/15904) وتاريخ 5/5/1423هـ القاضي بالموافقة على توصية اللجنة الدائمة للمجلس الاقتصادي الأعلى باعتماد توصيات اللجنة الوزارية المشكلة بموجب الأمر السامي رقم (3151) وتاريخ 6/3/1421هـ لدراسة أوضاع الشركات المساهمة ومنها:
1- ضرورة تعزيز دور الرقابة الداخلية في الشركات المساهمة، وتوعية المساهمين بالدور الملقى عليهم لمراقبة أداء هذه الشركات وتحقيق أهدافها.
2- التأكيد على كفاية المعلومات التي تتضمنها القوائم المالية والحسابات الختامية الصادرة عن الشركات وذلك لتمكين المستثمرين من تقييم أداء الشركات والوصول إلى أراء صائبة عن أداء تلك الشركات، واتخاذ القرارات المناسبة لحماية استثماراتهم.
وبعد الإطلاع على نظام الشركات الصادر بالمرسوم الملكي الكريم رقم (م/6) وتاريخ 22/3/1385هـ، والمذكرة المؤرخة في 12/10/1423هـ المرفوعة من قبل مدير عام الإدارة العامة للشركات وأمين عام هيئة المحاسبين القانونيين، وقرار مجلس إدارة مجلس إدارة الهيئة السعودية للمحاسبين القانونيين ( رقم 7/2 وتاريخ 21/10/1423هـ الموافق 25/12/2002م) ومعيار فحص التأكيدات الصادر بموجب قرار مجلس إدارية الهيئة رقم (11/2/1) وتاريخ 5/3/1421هـ الموافق 7/6/2002م.
يقرر:
أولاً: تعد كل شركة مساهمة إقرار وفق النموذج المرفق يشهد بموجبة الموقع على هذا الإقرار بالآتي:
أ- أنه وفقاً، لأفضل معلومات نمت إلى علم الموقع على الإقرار، فإن القوائم المالية للشركة المرفقة بالإقرار لا تتضمن أي عبارات أو بيانات أو معلومات ذات أهمية نسبية غير صحيحة، وأنه لم يحذف من هذه القوائم أي بيانات أو معلومات أو مبالغ ذات أهمية نسبية ينتج عن حذفها أن تكون هذه القوائم مضللة.
ب- إن الموقع على الإقرار قام بمناقشة الإقرار والتقارير المرفقة به مع مجلس الإدارة ولجنة المراجعة، وأنه لم يبلغ من أي من هذه الجهات بوجود أي أمور ذات أهمية نسبية من شأنها ألا تظهر القوائم المالية بعدل المركز المالي للشركة ونتائج أعمالها.
يوقع الإقرار المشار إليه أعلاه ومرفقاته من المدراء الرئيسيين في الشركة (كل على حدة) بما في ذلك (أ) العضو المنتدب و/أو المدير العام. (ب) المراقب المالي و/أو المدير المالي. (ج) المراجع الداخلي، ويرفق بهذا الإقرار ما يلي:
1- القوائم المالية للشركة كما في نهاية السنة المالية.
2- استبانه التحقق من كفاية العرض والإفصاح في القوائم المالية المرفقة بهذا القرار، ويراعى تطوير هذه الاستمارة بما يستجد من أنظمة وقرارات وتعاميم.
3- استبانة التحقق من استكمال متطلبات نظام الشركات ذات العلاقة بكفاية إعداد القوائم المالية المرفقة بهذا القرار، ويراعى تطوير هذه الاستمارة بما يستجد من أنظمة وقرارات وتعاميم.
4- خطاب الإفصاح العام المنصوص عليه في الفقرة (3031) من معيار أدلة وقرائن المراجعة والذي يبين أسس إعداد القوائم المالية، وان الشركة قدمت للمراجع كافة المعلومات التي لها تأثير على أن تظهر القوائم المالية للمنشأة بعدل المركز المالي للشركة ونتائج أعمالها، ورأي لجنة معايير المراجعة رقم (20/3031/1) وتاريخ 29/8/1423هـ الموافق 4/11/2002م حول خطاب الإفصاح العام.
وفي حالة وجود حقائق أو وقائع أو أحداث أو ظروف من شأنها أن تجعل الإقرار المشار إليه أعلاه غير صحيح، يعد كل مدير من المدراء الرئيسين (كل على حدة) تقريراً مفصلا يبين بموجبة الأمور التي تبينت له ويرفق به الوثائق المشار إليها في أولاً أعلاه.
ثانياً: تقديم الشركة نسخة من الإقرار أو التقرير المفصل المشار إليه في أولاً أعلاه ومرفقاته إلى مراجع الحسابات.
ثالثاً: فور إصدار المحاسب القانوني تقريره حول القوائم المالية السنوية للشركة، تقدم كل شركة نسخة من الإقرار أو التقرير المفصل والمرفقات (3,2,1) المشار إليهم في أولا أعلاه، للإدارة العامة للشركات بوزارة التجارة.
رابعاً: تقوم الإدارة العامة للشركات وبالتنسيق مع الهيئة السعودية للمحاسبين القانونين بدراسة الوثائق المشار إليها أعلاه واستكمال الإجراءات اللازمة نظاماً.
خامساً: يتعين على إدارة الشركة إصدار تأكيد ربع سنوي، وفق النموذج الذي تعتمده الإدارة العامة للشركات بوزارة التجارة، تؤكد بموجبه أن كل من:
- أعضاء مجلس الإدارة والمديرين العامين والموظفين التنفيذيين في الشركة وأقربائهم من الدرجة الثانية.
- زوجات أعضاء مجلس الإدارة والمديرين العامين والموظفين التنفيذيين في الشركة وأقربائهن من الدرجة الثانية.
قد التزموا خلال هذا الربع بالقواعد المنظمة لتداول أسهم الشركات المساهمة والتعاميم ذات العلاقة بتداول الأسهم، وعلى المحاسب القانوني للشركة الذي يتولى مراجعة حساباتها أن يقدم تقرير ( فحص تأكيدات) يؤيد بموجبه التأكيد المذكور. وتقدم إدارة الشركة نسخة من هذا التقرير والتأكيد المرفق به إلى الإدارة العامة للشركات في وزارة التجارة خلال مدة أقصاها أسبوعين من تاريخ نشر القوائم المالية الأولية للشركة.
سادساً: على الجهات المختصة تنفيذ هذا القرار، ويعمل به من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية.
والله الموفق،
وزير التجارة