إدارات ديوان المراقبة العامة

الإدارة العامة للشئون الإدارية والمالية

أ – الموقع التنظيمي : ترتبط مباشرة بنائب الرئيس .
ب- الإدارات التي تتفرع عنها :
1 – إدارة شئون الموظفين .
2 – إدارة الشئون المالية .
3 – مركز الاتصالات الإدارية .
4 – إدارة الخدمات العامة .
5 – المستودع .
جـ- الهدف :
- توفير كافة الخدمات الإدارية والمالية والعامة اللازمة للوحدات الإدارية المختلفة في الديوان .
د- المهام :
1- الإشراف على نشاطات إدارة شئون الموظفين وإدارة الشئون المالية ومركز الاتصالات الإدارية وإدارة الخدمات العامة والمستودع والتنسيق بينها .
2- تولي مهام شئون الموظفين وتنفيذ كافة الإجراءات المتعلقة بذلك حسب الأنظمة واللوائح المعمول بها .
3- ممارسة الإجراءات المالية والمحاسبية وفقاً للأنظمة واللوائح المتبعة .
4- إعداد مشروع موازنة الديوان وتقديمه لنائب الرئيس .
5- القيام بمهام الشراء وفقاً للأصول المتبعة .
6- تولي مهام التخزين والصرف من المستودع حسب الأصول المتبعة .
7- تقديم الخدمات العامة للوحدات المختلفة في الديوان بكفاية وفعالية .
8- تولي مهام الاتصالات والمحفوظات في الديوان .
9- اتخاذ الإجراءات والاحتياطات اللازمة لتوفير الأمن والسلامة للديوان ومنسوبيه والوقاية من الحوادث المخلة بالأمن وتفادي الخسائر الناجمة عنها.
10- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة العامة وإنجازاتها واقتراحات تطوير العمل فيها ورفعها لنائب الرئيس .
11- أية مهمة أخرى تكلف بها الإدارة العامة في مجال اختصاصها .

1 – إدارة شئون الموظفين
أ - الموقع التنظيمي : ترتبط مباشرة بمدير عام الشئون الإدارية والمالية
ب- مجالات العمل :
- التوظيف .
- استحقاقات الموظفين .
- علاقات الموظفين .
ج- الهدف : توفير احتياجات الديوان من الموظفين ، وتنظيم شئونهم وتقديم الخدمات والتسهيلات لهم وفقاً للأنظمة واللوائح المعمول بها .
د- المهام :
1- تطبيق الأنظمة والقواعد والإجراءات الخاصة بشئون الموظفين .
2- إعداد مشروع ميزانية الباب الأول ( الرواتب والأجور والمكافآت والبدلات وتشكيلات الوظائف ) ، وعمل الإجراءات الخاصة بذلك بالتعاون والتنسيق مع الإدارات الأخرى .
3- الإعلان عن الوظائف الشاغرة واستمال الإجراءات اللازمة لشغلها .
4- استكمال مسوغات التعيين ومباشرة العمل ، وتنفيذ قرارات الترقية والنقل والانتداب ومنح العلاوات والبدلات والمكافآت والإجازات وإنهاء الخدمة.
5- تجميع البيانات والمعلومات المتعلقة بالعاملين في الديوان وتصنيفها وتحليلها بحيث تسهل الاستفادة منها .
6- العمل كحلقة إتصال مع وزارة الخدمة المدنية فيما يتعلق بتصنيف الوظائف وشئون الموظفين بشكل عام .
7- القيام بالإجراءات المطلوبه لاستقدام المتعاقدين ، وتقديم الخدمات التسهيلية اللازمة لهم .
8- تنظيم وحفظ الملفات والسجلات الخاصة بالعاملين في الديوان .
9- تقديم النصح والمشورة الفنية اللازمة لكافة الإدارات في الديوان وفروعه في المسائل التي تتعلق بشئون الموظفين .
10- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها واقتراحات تطوير العمل فيها ، ورفعها لمدير عام الشئون الإدارية والمالية .
11- أية مهمة أخرى تكلف بها الإدارة في مجال اختصاصها .

2 – إدارة الشئون المالية
أ – الموقع التنظيمي :
ترتبط بمدير عام الشئون الإدارية والمالية .
ب- مجالات العمل :
- الميزانية .
- الحسابات والتدقيق .
- المشتريات .
ج – الهدف :
إدارة العمليات المالية في الديوان وتأمين احتياجاته من المشتريات وفقاً للأنظمة واللوائح والقواعد المعمول بها .
د- المهام :
1- تطبيق الأنظمة واللوائح المالية فيما يتعلق بالصرف والقبض والشراء والتأكد من سلامة التصرفات المالية بشكل عام .
2- إعداد مشروع ميزانية الديوان بالتعاون والتنسيق مع الإدارات الأخرى في الديوان .
3- تنفيذ ميزانية الديوان المعتمدة وفقاً للأنظمة واللوائح المعمول بها ، ومتابعة أرصدة بنود الميزانية ودراسة طلبات الاعتمادات الإضافية والمناقلة بين البنود .
4- مما رسة الإجراءات المالية والمحاسبية وإعداد النماذج والكشوفات المياة للديوان الخاصة بيان المصروفات والإيرادات وحسابات التسوية وكذلك إعداد الحسابات الختامية ، وتقديمها للجهات المختصة في الديوان .
5- تزويد إدارة المتابعة في الديوان بالبيانات والمستندات التي تحتاجها لتدقيق حسابات الديوان .
6- اتخاذ الإجراءات اللازمة لتأمين احتياجات الديوان من المشتريات والإعداد للمناقصات والعقود واستكمال إجراءاتها وبيع اللوازم الزائدة حسب النظم واللوائح .
7- تقديم النصح والمشورة الفنية اللازمة لكافة الإدارات في الديوان ولفروع الديوان في المناطق في المسائل المالية .
8- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها واقتراحات تطوير العمل فيها ورفعها لمدير عام الشئون الإدارية والمالية .
9- أية مهمة أخرى تكلف بها الإدارة في مجال اختصاصها .

3 – مركز الاتصالات الإدارية
أ – الموقع التنظيمي :
ترتبط بمدير عام الشئون الإدارية والمالية.
ب – مجالات العمل:
- البريد الوارد والصادر.
- المحفوظات.
- النسخ.
ج - الهدف:
تنظيم عمليات استقبال البريد الوارد ومتابعته ، وتنظيم عمليات إستلام البريد الصادر وإرساله إلى الجهات المختصة ، وتنظيم المحفوظات والملفات بحيث يسهل الرجوع إليها والاستفادة منها ،وتأمين نسخ الأوراق التي يحتاجها الديوان.
د - المهام :
1- استقبال جميع المراسلات الواردة ، واستلامها وإحالتها إلى الإدارات المختصة.
2- القيام بمتابعة المراسلات الواردة لدى سكرتاريي الإدارات المختصة.
3- تعريف المسؤولين عن أي مراسلات لا يتم بشأنها الإجراء المناسب في الوقت المناسب.
4- إستقبال جميع المراسلات الصادرة ، واستلامها ، واتخاذ الإجراءات السريعة لإرسالها إلى الجهات المختصة.
5- إعداد خطة لتصنيف وترميز واسترجاع أوراق وملفات ا لديوان ، تتناسب وطبيعة أوراق كل إدارة ، وطبيعة واهتمامات المستفيدين منها ، بحيث يمكن تعديلها وتطويرها تبعاً لنشاط كل إدارة وتبعاً لتغير اهتمامات مستخدميها.
6- عزل الأوراق غير النشطة ، وحفظها في مركز الاتصالات الإدارية وإهلاك الأوراق التي لم تعد هناك حاجة لحفظها.
7- وضع وتطبيع خطة لتنظمي المحفوظات والعمل على تطويرها بصورة مستمرة.
8- المشاركة في الرأي في المعدات والأجهزة المستخدمة في عمليات حفظ الأوراق والملفات, وتوحيدها قدر الإمكان.
9- تطوير النماذج المستخدمة في الاتصالات والمحفوظات سواء كانت مستخدمة في مركز الاتصالات الإدارية أو في إدارات الديوان.
10- نسخ التقارير والخطابات والوثائق وغيرها من الأوراق التي تحتاجها الإدارات المختلفة في الديوان.
11- إعداد مشروع موازنة المركز ورفعه لمدير عام الشئون الإدارية والمالية.
12- إعداد تقارير دورية عن نشاطات المركز وإنجازاته واقتراحات تطوير العمل فيه وتقديمها لمدير عام الشئون الإدارية والمالية.
13- أية مهمة أخرى يكلف بها المركز في مجال اختصاصه.

4 – إدارة الخدمات العامة
أ - الموقع التنظيمي :
تربط بمدير عام الشئون الإدارية والمالية
ب - مجالات العمل :
- الصيانة والنظافة.
- الحركة ( السيارات ) .
- الطباعة والتصوير .
- الأمن والسلامة .
جـ - الهدف :
ضمان تقديم خدمات الصيانة والنظافة اللازمة لمباني الديوان وأجهزته بالمستوى المطلوب . وتوفير وسائل النقل المناسبة , وتقديم خدمات الطباعة والتصوير اللازمة للإدارات المختلفة بكفاءة , وتحقيق الأمن والسلامة لمباني وممتلكات الديوان ومنسوبيه.
د- المهام :
1 - الإشراف على أعمال الصيانة والنظافة الخاصة بمباني الديوان وأجهزته ومعداته ,ويتمثل ذلك في الأتي :
1/1 - الإشراف على أعمال الشركة المتعاقد معها لتامين خدمات الصيانة والنظافة , أو القيام بهذه المهمة .
1/2 - مراقبة مستوى الصيانة للمصاعد وأجهزة التكييف والكهرباء والهواتف والمعدات والأجهزة المختلفة الخاصة بالديوان والتأكد من نظافة المكاتب والمساكن التابعة للديوان .
1/3 - تلقى الشكاوي المتعلقة بخدمات الصيانة والنظافة واتخاذ الإجراءات المناسبة بشأنها.
1/4 - إعداد التقارير الخاصة بتقييم مستوى خدمات الصيانة والنظافة التي تقدمها الشركة المتعاقد معها ورفع التوصيات المناسبة للجهات المختصة بالديوان .
2 - تلبية احتياجات الإدارات من وسائل النقل المختلفة في ضوء الأنظمة واللوائح المعمول بها , ويتمثل ذلك في الأتي :
2/1- دراسة احتياجات الديوان من وسائل النقل المختلفة واتخاذ الإجراءات اللازمة لتوفيرها .
2/2- تنظيم استخدام السيارات التابعة للديوان وتوفير أذونات صرف الوقود اللازم لها .
2/3- تحديد برامج الصيانة الدورية للسيارات ومراقبة تنفيذها ومتابعة عملية الكشف على السيارات المعطلة واتخاذ الإجراءات اللازمة لإصلاحها.
2/4- اتخاذ الإجراءات اللازمة لتجديد رخص السيارات .
3 - طباعة أو تصوير الوثائق والتقارير والنشرات وكل ما يحتاج الديوان و إداراته المختلفة طباعته أو تصويره ويتمثل ذلك في الأتي :
3/1- تجميع الوثائق والتقارير وكل ما يراد طباعته أو تصويره.
3/2- تأمين طباعة الوثائق والتقارير المطلوبة في الوقت المناسب وبالشكل المطلوب .
3/3- تصوير الوثائق والتقارير و غيرها مما تحتاج الإدارات تصويره.
3/ 4- صيانة أجهزة الطباعة والتصوير والإشراف على سير العمل بها وفقا للقواعد والتعليمات الخاصة بذلك .
4 - تحقيق الأمن والسلامة لمباني وممتلكات الديوان ومنسوبيه وعلى الأخص ما يأتي :
4/1- اتخاذ الإجراءات والاحتياطات اللازمة لحماية ممتلكات الديوان الثابتة والمنقولة من السرقة والاختلاس والتخريب والتهديد وإساءة الاستخدام .
4/2- تامين رقابة محكمة وفعالة على مداخل ومخارج الديوان .
4/3- مباشرة الحوادث والمخالفات وحالات الطوارىء التي تحدث داخل المكاتب وحول المبنى والتقليل من الخسائر قدر المستطاع .
4/4- تنظيم عملية دخول المراجعين لمبنى الديوان وعدم السماح للأشخاص الغير مرغوب فيهم لدواعي أمنية من دخول الديوان , وكذا الذين لا يحملون بطاقات تعريفية .
4/5- مراقبة الحركة المرورية في مواقف السيارات والتأكد من أن مستخدمي هذه المواقف ممن يحملون تصاريح بذلك وتسهيل حركة سيارات الإسعاف والشرطة في حالات الطوارئ والإخلاء .
4/6- اتخاذ الإجراءات اللازمة لتوفير رقابة محكمة على حركة نقل المواد والطرود والسجلات والمستندات الخارجية أو الداخلية لمبنى الديوان .
4/7- مراعاة قيام أفراد وحدة الأمن والسلامة في الوقت المناسب وبعد الإبلاغ الفوري للمختصين بالديوان إبلاغ الجهات المختصة كالشرطة والدفاع المدني والإسعاف – عن الأخطار التي قد يترتب عليها حوادث أو خسائر في الأرواح والممتلكات .
4/8- اتخاذ ما يلزم لتامين جو عمل مطمئن وسليم داخل الديوان .
4/9- التعاون والتنسيق بين أفراد وحدة الأمن والسلامة وأفراد شرطة الحراسة التابعة لوزارة الداخلية بحيث لا يكون هناك تعارض أو ازدواجية في المهام المنوطة بكل منهما خاصة في أوقات الدوريتين الثانية والثالثة الموضحين بالمادة الثالثة من لائحة الأمن والسلامة .
4/10- اتخاذ الإجراءات اللازمة لتوفير أدوات السلامة والتحقيق من صلاحيتها بما يتفق والتعليمات للدفاع المدني .
5 – إعداد مشروع موازنة إدارة الخدمات العامة ورفعة لمدير عام الشئون الإدارية والمالية .
6 - إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها واقتراحات تطوير العمل فيها , ورفعها لمدير عام الشئون الإدارية والمالية .
7- أية مهمة أخرى تكلف بها الإدارة في مجال اختصاصها .

5 – المستودع
أ- الموقع التنظيمي : يرتبط بمدير عام الشئون الإدارية والمالية .
ب- مجالات العمل :
- استلام وتخزين الأصناف .
- صرف الأصناف المطلوبة .
- تنظيم حركة المخزون وتوثيقها .
ج- الهدف :
تخزين المواد والأدوات والمعدات والقرطاسية اللازمة للديوان والمحافظة عليها وتلبية احتياجات الإدارات المختلفة من الأصناف المخزونة حسب الأصول المتبعة .
د- المهام :
1- تحيد احتياجات الديوان من المواد والأدوات والمعدات القرطاسية اللازمة .
2- توفير المواد اللازمة في الوقت المناسب وبالكمية المحددة والصنف المطلوب بما يكفل انجاز الأعمال على أكمل وجه . وذلك بالتعاون والتنسيق مع إدارة الشئون المالية .
3- تنظيم تخزين المواد واللوازم المختلفة في المستودع على أسس سليمة .
4- المحافظة على المخزون والعمل على حمايته من التلف والضياع .
5- صرف طلبات الإدارات والأقسام المختلفة من الأصناف المخزونة وفقاً لأوامر الصرف المعتمدة حسب الأصول .
6- قبول الرجيع والمحافظة علية لحين التصرف فيه طبقاً للقواعد المتبعة .
7- إعداد كشوفات دورية عن حركة المخزون في المستودع وتقديمها لمدير عام الشئون الإدارية والمالية .
8- تنظيم وحفظ الملفات والمستندات والمذكرات والمحاضر والبطاقات اللازمة لعمل المستودع حسب الأصول المعمول بها .
9- تقديم المقتراحات المناسبة لتطوير عمل المستودع بما يكفل حماية المخزون وتبسيط إجراءات الصرف والتخزين فيه .
10- إعداد مشروع موازنة المستودع ورفعه لمدير عام الشئون الإدارية والمالية.
11- إعداد تقارير دويه عن نشاطات المستودع وإنجازاته واقتراحات تطوير العمل فيه ورفعها لمدير عام الشئون الإدارية والمالية .
12- أية مهمة أخرى يكلف بها المستودع في مجال اختصاصه .