نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

نظام المركز الوطني

للوثائق والمحفوظات

1409هـ

الرقم: م / 55

التاريخ: 23/10/1409هـ

------------------

بعون الله تعالى

باسم خادم الحرمين الشريفين الملك

نحن عبد الله بن عبد العزيز آل سعود

نائب ملك المملكة العربية السعودية

بعد الاطلاع على الأمر الملكي رقم (أ/412) وتاريخ 17/10/1409هـ.

وبعد الاطلاع على المادتين التاسعة عشرة والعشرين من نظام مجلس الوزراء الصادر بالمرسوم الملكي رقم (38) وتاريخ 22/10/1377هـ.

وبعد الاطلاع على قرار مجلس الوزراء رقم (171) وتاريخ 11/9/1409هـ.

رسمنا بما هو آت:

أولاً – الموافقة على نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالصيغة المرفقة بهذا.

ثانياً – على سمو نائب رئيس مجلس الوزراء والوزراء كل فيما يخصه تنفيذ مرسومنا هذا.

التوقيع

عبد الله بن عبد العزيز

قرار رقم (171) وتاريخ 11/9/1409هـ

إن مجلس الوزراء

بعد الاطلاع على المعاملة الواردة من ديوان رئاسة مجلس الوزراء برقم 7/21810/ر وتاريخ 3/12/1404هـ المُشتملة على خطاب معالي وزير المالية والاقتصاد الوطني رقم 5938/404 وتاريخ 15/11/1404هـ بشأن مشروع نظام المركز الوطني للمحفوظات.

وبعد الاطلاع على مُذكرة شُعبة الخبراء رقم 155 وتاريخ 15/10/1406هـ ومُذكرتها رقم 42 وتاريخ 13/3/1407هـ.

وبعد الاطلاع على المحضر المُعد في شُعبة الخبراء رقم 119 وتاريخ 29/6/1409هـ.

وبعد الاطلاع على توصية اللجنة العامة رقم 96 وتاريخ 5/9/1409هـ.

يُقرر ما يلي:

الموافقة على نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالصيغة المرفقة بهذا.

وقد أعد مشروع مرسوم ملكي بذلك صيغته مرفقة بهذا.

التوقيع

فهد بن عبد العزيز

رئيس مجلس الوزراء

نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

المادة الأولى:

يكون للمسميات الواردة في هذا النظام نفس الدلالات الواردة في المادة الأولى من نظام الوثائق والمحفوظات.

المادة الثانية:

يُنشأ بموجب هذا النظام مركز يُسمَّى (المركز الوطني للوثائق والمحفوظات) يرتبط إدارياً برئيس ديوان رئاسة مجلِس الوزراء.

المادة الثالثة:

غرض المركز وضع نظام الوثائق والمحفوظات موضوع التنفيذ، وله في سبيل ذلك اتخاذ كافة الوسائل والسبل التي تمكنه من القيام بهذه المهمة ومن ذلك:

1- إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد إقرارها.

2- إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات، ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة.

3- جمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، وخطتي التصنيف والترميز.

4- الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية، والعمل على حماية الوثائق والمحفوظات.

5- إعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها.

6- أ : توفير البيانات، والمعلومات عن الوثائق، والمحفوظات للمستفيدين منها وفقاً للوائح المركز.

ب : تجميع الأنظمة، واللوائح، والتعليمات، والاتفاقيات، والمعاهدات وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه.

7- تحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة، وتبادل الخبرات والمعلومات معها.

8- تحقيق التعاون مع مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المُختصة دولياً، وذلك عن طريق:

أ : الاشتراك في الهيئات، والمُنظمات الإقليمية، والدولية في مجال الوثائق والمحفوظات، وحضور الندوات، والمؤتمرات، والحلقات العلمية المتخصصة، وإعداد البحوث المتعلقة بذلك.

ب : تبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم.

9- العمل مع الجهات المُختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، واتخاذ كافة السبل المؤدية لذلك.

10- الإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك.

المادة الرابعة:

يكون للمركز هيئة تختص بما يلي:

1- رسم السياسة العامة للمركز، ومتابعة تنفيذها.

2- اقتراح ما تراه مناسباً من الأنظمة، واللوائح، والإجراءات التي تُكفِل التنفيذ الأمثل لنظام الوثائق والمحفوظات.

3- إصدار اللوائح التنفيذية لنظام الوثائق والمحفوظات.

4- الموافقة على الخطط، والبرامج، والمشروعات التي تقترحها إدارة المركز.

المادة الخامسة:

تُشكل الهيئة من:

1-

رئيس ديوان رئاسة مجلِس الوزراء

رئيساً

2-

الأمين العام لمجلِس الوزراء

عضواً

3-

رئيس شُعبة الخبراء بمجلِس الوزراء

عضواً

4-

مدير عام المركز

عضواً

5-

ثلاثة أعضاء يُختارون بأمر سامِ لمدة ثلاث سنوات قابلة للتجديد لمُدة مماثلة.

المادة السادسة:

تجتمع الهيئة برئاسة رئيسها، أو من يُنيبه من الأعضاء، ولا يُعتبر الاجتماع نظامياً إلا بحضور أغلبية الأعضاء.

المادة السابعة:

تصدر قرارات الهيئة بأغلبية أصوات الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يُعتبر صوت الرئيس مُرجحاً.

المادة الثامنة:

يُعين للمركز مدير عام بالمرتبة الخامسة عشرة.

المادة التاسعة:

يتولى مدير عام المركز إدارة، وتصريف شؤونه، وله في سبيل ذلك ما يلي:

1- اقتراح خطط المركز، وبرامجه، ومشروعاته، والإشراف عليها بعد الموافقة عليها.

2- اقتراح اللوائح التنفيذية لهذا النظام.

3- اقتراح التنظيمات المُناسبة للوثائق والمحفوظات بما يتفق والتطور الفني والإداري.

4- تقديم أي اقتراحات يراها كفيلة بحسن سير العمل.

5- تمثيل المركز في صلاته مع الجهات الأُخرى.

6- تنفيذ قرارات الهيئة.

7- رفع تقارير دورية عن سير أعمال المركز، وإنجازاته إلى الهيئة.

المادة العاشرة:

يكون للمركز ميزانية خاصة.

المادة الحادية عشرة:

يُغلي هذا النظام ما يتعارض معه من أحكام أُخرى تتعلق بالوثائق والمحفوظات.

المادة الثانية عشرة:

يُنشر هذا النظام في الجريدة الرسمية[1].

[1] - نُشر بجريدة أُم القرى في عددها رقم (3264) وتاريخ 20/11/1409هـ.