وزارة التربية والتعليم.(ادارة ...ومهام)

وزارة التربية والتعليم.(ادارة ...ومهام)

مهام الإدارة العامة للمستودعات
أولاً : مدير عام المستودعات :-
1-الإشراف على أعمال المستودعات والتأكد من سير العمل وفقاً لقواعد وإجراءات المستودعات الحكومية .
2-التنسيق مع الإدارات الأخرى في الوزارة في تقدير الاحتياج السنوي من الأصناف .
3-الإشراف على موظفي المستودعات .
4-تنظيم وتطوير العمل في المستودعات ومراقبة تموينها .

ثانياً : السكرتارية :-
1-الإشراف على شئون الموظفين .
2-الرد على الاستفسارات الواردة لمكتب المدير العام .
3-استلام وعرض ما يرد لمكتب المدير العام من معاملات .

ثالثاً : الاتصالات الإدارية :-
1-استلام المعاملات الواردة .
2-توزيع المعاملات حسب التوجيه .
3-تصدير المعاملات وحفظ الصور .

رابعاً : أمين الساحة :-
1-استلام الأصناف الواردة مؤقتاً .
2-الاشتراك في لجان الفحص والمعاينة .
3-تحرير المستندات الخاصة بالفحص والاستلام ومتابعة الموردين .

خامساً : أمناء المستودعات ( مهام مشتركة ) :-
1-استلام الأصناف الواردة .
2-المشاركة في لحان الفحص و المعاينة .
3-حفظ وترتيب الأصناف داخل المستودع .
4-صرف الأصناف وشحنها للجهات المستفيدة .

سادساً : مستودع الرجيع :-
1-استلام الأصناف المرجعة وإضافتها للعهدة .
2-فرز الأصناف التي يمكن إعادة استخدامها .
3-المشاركة في لجنة البت في أمر الأصناف المرجعة .
4-إجراء الخطوات النظامية في التخلص من الرجيع وفقاً لتوصيات اللجنة .

سابعاً : قسم البطاقات :-
1-تسجيل الأصناف الواردة في حقل الوارد من بطاقة الصنف .
2-تسجيل الأصناف المصروفة في حقل المنصرف من البطاقة .
3-إعداد التقارير والبيانات عن حركة الأصناف .
4-المطابقة الدورية للأرصدة مع مراقبة المخزون .
5-حفظ المستندات المؤيدة للقيود


الإدارة العامة للميزانية


المهام :-
1-وضع برنامج زمني لإعداد مشروع الميزانية العامة للقطاع بما يتفق مع تعليمات وزارة المالية .
2-توزيع المبالغ المعتمدة كمخصصات للوزارة على الوكالات والإدارات العامة بالوزارة وإدارات التربية و التعليم بالمناطق والمحافظات وتبليغها مشفوعة بتعليمات وزارة المالية المتعلقة بقواعد الصرف .
3-التنسيق مع الإدارات المعنية بالوزارة لتحديد الاحتياج من الوظائف والاعتمادات المالية .
4-استقبال المشاريع المقترحة لميزانيات إدارات التربية و التعليم بالمناطق و المحافظات ودراستها و تصنيفها وترتيبها ضمن المشروع العام للقطاع .
5-مناقشة مشروع الميزانية مع الفريق المقابل بوزارة المالية ومتابعة ذلك مع الوزارة حتى صدور الميزانية .
6-مراجعة التقارير الدورية المعدة من قبل الغدارة العامة للشئون المالية لمراقبة حركة بنود الصرف حسب النظم المتبعة وإجراء المراجعة الدورية على المنصرف و المتبقي من الميزانية والمبادرة باقتراح الإجراءات اللازمة في حالة توقع حدوث عجز في بعض البنود .
7-القيام بإجراء المناقلات أو أية تعديلات تطرأ على الميزانية وذلك في ضوء ما تدعو إليه الحاجة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر .
8-تحديد الاحتياجات التدريبية والمستلزمات الإدارية والفنية الخاصة بالإدارة ومتابعة توفيرها .
9-إعداد التقارير الدورية عن أنشطة وإنجازات الإدارة العامة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها للمدير العام للشئون الإدارية و المالية .
10-المشاركة في الأعمال واللجان التي تكون الإدارة طرف فيها .
الصلاحيات :-
1-مخاطبة نظراء داخل الوزارة وخارجها .
2-منح موظفي الإدارة و الوحدات الإدارية المرتبطة به إجازتهم العادية و الاضطرارية .
3-ترشيح موظفي الوحدات الإدارية المرتبطة به للدورات التدريبية وبعث الترشيح للجهة المختصة .
4-ممارسة الأحكام العامة والصلاحيات المخولة له وفق الأنظمة والتعليمات السارية بما لا يتعارض مع الصلاحيات الأعلى .

مهام إدارة الخدمات العامة : ( بنين و بنات )
أولاً : شعبة الحركة :-
1-تنظيم حركة نقل الطالبات بشقيه الحكومي و المستأجر ( بنات فقط ) .
2-دراسة احتياجات إدارات التربية و التعليم من وسائل النقل .
3-إعداد الشروط الفنية للسيارات المطلوب تأمينها والاشتراك في عمليات التأمين و الاستلام واقتراح التوزيع على الإدارات طبقاً لضوابط محددة .
4-توفير النقل لمنسوبي الوزارة و الضيوف .

ثانياً : شعبة ورشة السيارات :-
1-صيانة وإصلاح السيارات لجهاز الوزارة .
2-الاشتراك في تأمين فطع غيار السيارات والمحروقات والزيوت اللازمة لها .
3-الاشتراك في فحص واستلام السيارات الجديدة .

ثالثاً : شعبة الأمن و السلامة :-
1-القيام بأعمال الحراسات الأمنية لمباني الوزارة على مدار الساعة .
2-تنظيم حركة دخول وخروج السيارات والمراجعين .
3-التعاون مع الجهات الأمنية الرسمية الخارجية و تنفيذ برامج التدريب الأمني .
4-الإشراف على البوفيه بالاشتراك مع إدارة الخدمات الطبية ( بنات ) .

رابعاً : شعبة المطبعة : ( بنات )
1-توفير المطبوعات لجهاز تعليم البنات .
2-توفير الأختام لجميع المدارس والإدارات .
3-المشاركة في تأمين لوازم الطباعة و الورق والأختام و قطع الغيار و الصيانة .

خامساً : شعبة الهواتف و السنترالات :-
1-تأسيس الهواتف و ربط الأصفار في جهاز الوزارة و إدارات التربية والتعليم و المدارس .
2-تشغيل سنترالات مباني الوزارة .
3-الاشتراك في الصيانة وتأمين قطع الغيار و الأجهزة .

سادساً : شعبة المحاسبة :
1-التأمين المباشر في حدود صلاحيات مدير عام الخدمات العامة وقدرها 20000 ريال في المرة الواحدة.
2-إعداد أوامر اعتماد الصرف لسداد مستحقات توريد المحروقات وقطع الغيار بأنواعها ولوازم المطبعة و الصيانة .
3-تأمين الأعيان العاجلة من السلفة النقدية .
4-تأدية فواتير الماء و الكهرباء والهواتف .

سابعاً : أعمال أخرى :-
1-رئاسة لجنة مقابلات راغبي النقل للوزارة .
2-المشاركة في اختيار العمل و السائقين وحراس الأمن الجدد وتوزيعهم على الإدارات بحسب الحاجة .
3-يشترك مدير عام الخدمات العامة في عدة لجان خارجية ممثلاً للوزارة منها
*- اللجنة الوطنية لسلامة المرور بمدينة الملك عبدالعزيز للعلوم والتقنية .
*- لجنة النقل البري بوزارة النقل .

الإدارة المالية
تتكون الإدارة المالية من خمسة إدارات لكل إدارة مهام تقوم بأدائها وهي

أولاً :- الشئون الإدارية :-
يتم استقبال الخطابات وأوامر الصرف الواردة من إدارات التعليم في المناطق والمحافظات وكليات المعلمين وبعض المكاتب الثقافية الخارجية وبعض سفارات خادم الحرمين الشريفين وأقسام الوزارة والخطوط الجوية العربية السعودية و شركة الاتصالات السعودية والجهات الحكومية الأخرى ذات العلاقة ومن ثم تسجيلها في الوارد بموجب أرقام الخطابات وتوضيح المرفقات ( أمر الصرف ، مطالبات الخطوط السعودية ، مسيرات الرواتب ونفقات الملاحق الثقافية ، صرف عهدة لمنسوبي الوزارة ) وتعطى رقم الوارد الخاص بالإدارة المالية وتوزيعها على الأقسام المختصة سواء التدقيق أو الأجور أو الحسابات أو الأضابير ، وتسجيل كل ما يصدر من الشئون المالية للإدارات والأقسام داخل جهاز الوزارة وحفظ التعاميم وصور الخطابات الصادرة من الإدارة المالية والخطابات الواردة من الإدارات الأخرى والموجهة إلى الإدارة المالية ، ولتطبيق تحرير أوامر الصرف من قبل الغدارة المالية يجب أن ترسل المسيرات من قبل الجهة الطالبة مرفقاً بها خطا المطالبة موضحاً بها أمر الصرف وذلك توحيداً للإجراءات النماذج المستخدمة .

ثانياً :- التدقيق :-
يقوم قسم التدقيق باستلام أوامر الصرف و الخطابات التي تخص التدقيق ومن ثم توزيعها على الموظفين حسب توزيع العمل ، وتتم عملية التدقيق بمرحلتين وهي :-
· التدقيق و المراجعة المستند به : - وتتم مراجعة المستندات المؤيدة للصرف من قرارات موقعه من صاحب الصلاحية واستكمال التوقيعات على الخلاصات الإفرادية والإجمالية وتختلف المستندات المؤيدة للصرف بين أبواب الميزانية الأربعة .
· المراجعة الحسابية :- وتتم مراجعة المستندات من الناحية المحاسبية ومطابقة صحة هذه المستحقات مع ما ورد في المسيرات .. كما يقوم قسم التدقيق بإعداد قرارات تحويل السلف الخاصة بإدارات التعليم ، وكليات المعلمين ، في المناطق والمحافظات ، والسفارات للملحقين في الخارج في بداية السنة المالية ، وكذلك العهد المؤقتة لبعض منسوبي الجهاز وبعد التوقيع على قرارات السلف من صاحب الصلاحية يتم تحرير أوامر الصرف بتلك السلف وتوزيعها على بنودها المختصة بالإضافة إلى إعداد أوامر الصرف الخاصة بإعانة المدارس الأهلية وتتم حسب الدورة المستندية التي تقدم ذكرها .. كما يقوم بعمل التسويات الخاصة بالمستحقات العامة طرف الجهات الحكومية التي يتم التعامل معها بتوسيط حساب المستحقات العامة مثل الوزارة المالية والاقتصاد الوطني وغيرها من الجهات الحكومية الأخرى ذات العلاقة .

ثالثاً :- الحسابات :-
عند تبليغ الميزانية الخاصة بوزارة التربية و التعليم بعد اعتمادها من قبل وزارة المالية والاقتصاد الوطني في بداية السنة المالية تقوم الإدارة المالية بفتح دفاتر بيانية و إحصائية ودفاتر محاسبية كما تقوم التسجيل في الدفاتر المحاسبية جميع العمليات المتعلقة بالنواحي المالية واستخراج الجداول الشهرية وإعداد الحساب الختامي للوزارة مع هذا وتتم من الصندوق
.
رابعاً :- الأجور :-
من مهام شعبة الأجور متابعة جميع ما يتعلق بالأجور من تأدية الدور المستأجرة وصرف المستحقات المالية وتدقيق المستندات المؤيدة للصرف من الناحية المستندية والمحاسبية .
كما يقوم بدراسة ما يرد إليه من حالات منها : إضافة ملحقات جديدة ، تجديد أجور المباني القائمة وذلك بعد التنسيق مع الشئون المدرسية بالإضافة إلى دراسة ما يستجد حيال أجور بعض المباني المستأجرة سواء بالزيادة أو التخفيض أو البحث عن البديل المناسب حسب صلاحية المبنى ومدى ملاءمته لشروط الإيجار
.
خامساً :- الأضابير :-
تقوم شعبة الأضابير بفرز أوامر الصرف الواردة من الحسابات حسب أبواب الميزانية بعد تسجيلها في الدفاتر المحاسبية بدءً من اليومية وانتهاء بالدفاتر المساعدة وتسلم إلى ديوان المراقبة العامة ومن ثم تحفظ في المستودعات بعد استلامها من ديوان المراقبة العامة .



الإدارة العامة لمراقبة المخزون
مهام الإدارة :-
القيام بجميع الأعمال الرقابية المحددة بقواعد وإجراءات المستودعات الحكومية وقيد الأصناف الواردة والمنصرفة ومتابعة وتسجيل العهد الشخصية و الإدارية .
مدير عام الإدارة :-
ويقوم بالإشراف وتوجيه جميع موظفي الغدارة وإدارة العمل بما يتفق مع المهام الخاصة بالإدارة .
يرتبط بالإدارة الشعب التالية :-
1-شعبة الأدوية والمعدات الطبية :-وتقوم بمتابعة ما يتم استلامه وصرفه من الأدوية والمعدات الطبية ومعالجة الراكد والمكدس والمشاركة بالجرد و تسجيل البيانات .
2-شعبة الكتب الدراسية و الثقافية وتقوم بمتابعة استلام وصرف الكتب الدراسية والثقافية ومعالجة الراكد والمكدس و المشاركة بالجرد .
3-شعبة الأثاث و المطبوعات و الوسائل التعليمية وتقوم بمتابعة استلام وصرف الأثاث والمطبوعات و توزيع الوسائل التعليمية ومعالجة الراكد و المكدس .
4-شعبة العهد وتقوم بمتابعة وتسجيل العهد الشخصية والإدارية لجهاز الوزارة والكليات بالمناطق .
5-شعبة الشئون الإدارية بالإدارة :- وتقوم بالأعمال الإدارية من استلام وتصدير البريد وتحرير بعض الخطابات وحفظ الصور والملفات الخاصة بالإدارة



مركز الاتصالات الإدارية
الدليل الإجرائي لعمل مركز الاتصالات الإدارية
تعد إدارة الاتصالات في أي جهاز من أجهزة الإدارة الشريان الحيوي لهذه الإدارة لما تقوم به من مهام ووظائف تيسر العمل الإداري والفني ، وفي إدارة الاتصالات يتم تسجيل خط سير المعاملات الصادرة والواردة وحفظها وتوجيهها بم يسهل متابعتها ولذلك فإن إدارة الاتصالات في المركز الذي يتم الرجوع له وهو همزة الوصل بين الإدارات المختلفة ، وتمثل إدارة الاتصالات بوزارة التربية و التعليم واحدة من هذه الإدارات التي يشهدها الجهاز الإداري في المملكة العربية السعودية وهي تقوم بجهد كبير يتمثل فيما يؤديه كل قسم من تدقيق وفهرسة وتسجيل وتوزيع وحفظ واستقبال لجميع المعاملات الواردة من خارج الوزارة وهي تقوم بدور كبير في استقبال المعاملات من 42 منطقة تعليمية وفي تصديرها إليها وبرفقه نظام الفهرسة المعمول به في وزارة التربية والتعليم وتعريف موجز عن الإدارة وأقسامها .

أولاً :- تصدير المعاملات
ويحتوي على :-
-تصدير المعاملات
-التعاميم
-البرقيات
-الإجراء المتبع
ثانياً :- توريد المعاملات
ويحتوي على :-
-المعاملات الواردة
-البرقيات
-الإجراء المتبع
ثالثاً :- المتابعة
وتحتوي هذه الشعبة على متابعة الوارد و الصادر للتسديد

رابعاً :- الأرشفة الضوئية
ويحتوي على الوثائق و المحفوظات والإجراء المتبع



الإدارة العامة للمشتريات
مهام الإدارة العامة للمشتريات :-
القيام بتأمين احتياج الوزارة وفروعها واستكمال ما يلزم لذلك من الطرح بالشراء المباشر أو المنافسة وإبرام العقود ومتابعة التوريد أو التنفيذ وصرف المستحقات بإرسالها للإدارة المالية .
الموقع التنظيمي :-
ترتبط بالإدارة العامة للشئون الإدارية و المالية
عمل إدارة المشتريات عمل تنفيذي وهو تأمين ما يطلب منها تأمينه في حدود الإعتمادات المقررة في ميزانية الوزارة ، كل سنة بسنتها . وتقوم بإنجاز وتأمين ما تحتاجه الوزارة وفروعها ، والمدارس والكليات المرتبطة بها من كتب دراسية لجميع المراحل ، وكتب ثقافية للمكتبات العامة ، والمدارس وأجهزة حاسب آلي ومختبرات ووسائل تعليمية وأثاث مكتبي وسيارات وأدوات للأنشطة الثقافية و الرياضية ولوازم طبية و جميع ما تحتاجه العملية التعليمية ، سواء ما يتم فيها عن طريق المنافسات أو الشراء المباشر . وكذلك الاشتراك مع لجان فتح المظاريف ، وفحص العروض وإعداد الشروط والمواصفات والاشتراك مع اللجان الفنية التي تقوم بدراسة و تحليل العطاءات والعروض و اختبار الأصناف بعد التأكد من مطابقتها للشروط و المواصفات ، و الاشتراك في لجان الاستلام ولجان تقرير قيمة أصناف الرجيع وهذه أعمال تتكون سنوياً .
وتتكون الإدارة من :-

(1)المدير العام للمشتريات:-
تعرض عليه جميع الأعمال الواردة ليتم إحالتها من قبله إلى شعب الإدارة كل فيما يخصه
(2)وحدة الاتصالات الإدارية :-
توريد وتصدير المعاملات .
(3)شعبة المنافسات :-
(1)استلام ما يحال إليها من طلبات ، وطرحها في منافسه عامة بعد اتخاذ الآتي :-
‌أ- التأكد من عدم توفر الأصناف المطلوبة في المستودعات .
‌ب- عرض الطلب على صاحب الصلاحية لأخذ الموافقة على الإعلان .
‌ج- الإعلان عن المنافسة في جميع الصحف السعودية والجريدة الرسمية في أم القرى في عددين متتاليين ، وتحديد يوم لاستلام العروض و يوم لفتح المظاريف وحفظ الإعداد المعلن عنها في ملف العملية ، ومخاطبة الصحف التي لم تعلن بعد ظهور الإعلان في الصحف ليتم تسليم الشروط و المواصفات للشركات والمؤسسات بعد تحصيل قيمة الشروط و المواصفات من قبل الإدارة المالية .
(2)استقبال عطاءات المتنافسين ( الشركات و المؤسسات ) .
(3)إشعار أعضاء لجنة فتح المظاريف بموعد فتح عطاءات العملية .
(4)تعبئة نموذج قفل العطاءات بعد التأكد من ختم كل عطاء بالشمع الأحمر .
(5)فتح عطاءات المنافسة ، كل عطاء على حده ، بحضور أعضاء اللجنة ومندوبين الشركات وقراءة الأسعار الإفرادية و الإجمالية لكل صنف على الحاضرين من قبل رئيس اللجنة .
(6)تعبئة محاضر فتح المظاريف وتوقيع جميع أعضاء اللجنة عليها وقفلها .
(7)التوقيع على جميع محتويات العطاء ، من أوراق و (كتالوجات) من جميع أعضاء اللجنة .
(8)تسجيل الضمانات الابتدائية في سجل خاص ،ومتابعتها ومخاطبة البنوك بتمديد مدة سريانها أو مصادرتها أو الإفراج عنها .
(9)إشعار الإدارة ذات العلاقة بتكليف منسوبين من قبلهم للاشتراك مع أعضاء لجنة الفحص ، ودراسة وتحليل عطاءات المنافسة من الناحية الفنية و المالية .
(10)إحالة ملف العملية إلى اللجنة الوزارية للبت فيها .
(11)إعداد محضر الترسية ، وتوقيعه من قبل أعضاء اللجنة واعتماده من صاحب الصلاحية .
(12)الارتباط على المبالغ اللازمة من اللجنة المختصة .
(13)إشعار الشركات والمؤسسات التي تمت الترسية عليها .
(14)إحالة جميع أوراق المنافسة ( ملف العملية ) إلى شعبة العقود ليتم إعداد أمر صرف باستحقاق المورد بعد التوريد ، وبعثه إلى الإدارة الملية لاستكمال الصرف .

4)شعبة التأمينات :-
(1)استلام ما يحال إليها من طلبات التأمين العاجلة التي لا تتطلب التأخير ، وتكون في حدود التأمين المباشر .
(2)إحالة الطلب إلى مستودعات الوزارة للتأكد من عدم وجود الصنف المطلوب .
(3)العرض على صاحب الصلاحية لأخذ الموافقة على التأمين .
(4)الشخوص من قبل المختصين إلى الأسواق العامة و المؤسسات والشركات لجلب العروض والإطلاع على الأسعار السائدة في الأسواق ومقارنتها بالأسعار المقدمة .
(5)إحالة العروض إلى اللجنة الطالبة لدراستها فنياً وتحديد الأنسب مع إيضاح المبررات .
(6)إحالة ملف العملية إلى الجهة المختصة للارتباط .
(7)تعميد الشركة أو المؤسسة التي تم اختيار عرضها .
(8)إحالة ملف العملية إلى شعبة العقود ليتم إعداد أمر الصرف وتعبئة الحقل الخاص بالمشتريات وبعث كامل العملية إلى المالية لإنهاء إجراءات الصرف .



(5) شعبة العقود :-
(1)استلام أصول المنافسة أو التأمين مع صورة من التعميد بالشراء .
(2)اعتماد العينات وختمها للاستلام بموجبها .
(3)الاشتراك مع لجان الاستلام .
(4)تحرير العقود مع الشركات والمؤسسات لجميع العمليات التي تزيد عن مائة ألف ريال .
(5)استقبال محاضر الاستلام من جميع المناطق وإدارات التعليم .
(6)استقبال مطالبات من يتم تعميدهم .
(7)إعداد الحقل الأول من أمر الصرف بعد استكمال المستندات النظامية .
(8)إحالة أوامر الصرف إلى الإدارة المالية لاستكمال ما يخصهم .


وللعلم إن عمل إدارة المشتريات تحكمه أنظمة و تعليمات مالية مثل نظام مشتريات الحكومة وقواعد و إجراءات المستودعات المركزية و تعليمات وزارة المالية .