ثانياً : القواعد الإشرافية والرقابية


1 – السجل الآلي (الإلكتروني):

لغرض إنشاء قاعدة بيانات آلية موحدة للحسابات البنكية وفق إجراءات تتفق مع رقم الحاسب الآلي لوزارة الداخلية الخاص بالهويات المكون من عشر خانات الذي يتم إصداره لكل من الأفراد داخل المملكة من مواطنين وأجانب مقيمين وزائرين وحجاج وجهات حكومية ومؤسسات قطاع خاص ( شخصيات وهيئات اعتبارية ) وغيرها. يتوجب على جميع البنوك تأسيس نظام سجل آلي (إلكتروني) وفقاً لتصنيف وزارة الداخلية الموضح في الملحق ( ج )، وعلى أن يشتمل كذلك على المتطلبات الواردة في الفقرات 1-1، 1-2، 1-3 أدناه والمتطلبات التفصيلية في ثالثاً ورابعاً من هذا الدليل، وذلك كأساس لفتح الحسابات البنكية وإدارتها ومتابعتها والحوالات العاجلة، وأن تُعد استمارات فتح الحسابات وفقاً لمتطلبات هذا السجل.

1-1 الأفراد السعوديون:

على البنوك الاحتفاظ بسجل آلي لجميع المواطنين السعوديين الذين لديهم سجل ي أو علاقة ية يدون فيه الاسم الكامل (الأول والثاني والثالث واسم العائلة) استنادا إلى المعلومات الواردة في بطاقة الأحوال الشخصية أو بطاقة الهوية الوطنية أو دفتر العائلة / سجل الأسرة للإناث والقصر أو جواز السفر الخاص و الدبلوماسي للذكور والإناث أو حفيظة النفوس أو السجل المدني للإناث فقط أو شهادة الميلاد لذوي الظروف الخاصة النزلاء لدى الفروع الإيوائية التابعة لوزارة الشئون الاجتماعية، شريطة أن يضاف رقم السجل المدني في حالة استخدام دفتر العائلة وجوازي السفر الخاص والدبلوماسي إذا ورد هذا الرقم في أي منهما.

1-2 الأفراد غير السعوديين:

على البنوك الاحتفاظ بسجل آلي لجميع الأفراد غير السعوديين المقيمين الذين لديهم حسابات أو علاقات ية يذكر فيه كامل الاسم وفقاً لجواز السفر (الاسم الأول والثاني والثالث واسم العائلة / أو الشهرة) وبنفس اللغة المكتوب بها الاسم في جواز السفر حسب أولوية اللغة ( العربية – الإنجليزية – الأحرف اللاتينية – وإذا كانت بلغة أو أحرف بخلاف ما ذكر فيدون الاسم بحسب ما ورد في التأشيرة الممنوحة من السفارات والقنصليات السعودية المانحة لتأشيرة الدخول )، بالإضافة إلى رقم رخصة الإقامة وتاريخ سريان مفعولها ولا يشترط إحضار أصل جواز السفر
بالنسبة للوافد الذي يعمل لدى شخصية / هيئة اعتبارية إذا لم يتمكن من ذلك حيث يكفي تصديق صاحب العمل وختمه وتوقيع صاحب الجواز على صورة الجواز، ولا يشترط أيضا إحضاره في حال كانت بطاقة الإقامة ممغنطة حيث يكتفى بالمعلومات الواردة فيها فقط وفي حالة اختلاف الاسم في دفتر الإقامة غير الممغنطة (العادية) عما هو في الجواز فلا يسمح بفتح الحساب إلا بعد تصحيح الاسم في الإقامة من قبل إدارة الجوازات. وبالنسبة لمن يحملون بطاقات إقامة ذات الخمس سنوات الصادرة عن جوازات حفر الباطن وجوازات عرعر أو غيرها لبعض أفراد القبائل يدون الاسم الوارد فيها كاملاً ورقمها وتاريخ سريان مفعولها. وبالنسبة لمواطني دول مجلس التعاون الخليجي يدون الاسم كاملا الوارد في جواز السفر ورقمه وتاريخ سريان مفعوله. وأما الوافدين الذين يحملون جوازات سفر سعودية فلا يسمح للبنوك بفتح حسابات بنكية لهم بموجب تلك الجوازات إلا بموافقة وزارة الداخلية عن طريق المؤسسة. ولا يسمح أيضا بفتح حسابات للوافدين الذين يحملون جوازات سفر بلدانهم فقط إلا بموافقة إما وزارة الداخلية أو وزارة الخارجية عبر مؤسسة النقد العربي السعودي.

1-3 الشخصيات والهيئات الاعتبارية:
· على البنوك الاحتفاظ بسجل آلي (إلكتروني) لحسابات الشخصيات والهيئات الاعتبارية يذكر فيه الاسم الرسمي الكامل للشخصية أو الهيئة الاعتبارية إضافة إلى رقم السجل التجاري أو الترخيص إذا لم يكن يتطلب لها لمزاولة النشاط سجلاً تجارياً. وأرقام هويات مالكي تلك المنشآت الواردة أسمائهم في عقد التأسيس وتعديلاته والمفوضون بإدارة الحسابات.
· يستثنى الملاك في الشركات المساهمة من تدوين أرقام هوياتهم.
· في حال كان الحساب لغرض السجل التجاري الرئيسي فيسجل السجل التجاري الرئيسي أما إذا كان الغرض لفرع من فروع السجل التجاري فيسجل رقم السجل التجاري الفرعي.
· بالنسبة للحسابات التي تفتح بموجب موافقات أو طلبات رسمية يتطلب أن يدون رقم المرجع أو اسم الجهة لتلك الموافقة أو الطلب.

2 - متطلبات أغراض التفتيش:

لأغراض التفتيش الذي تجريه مؤسسة النقد العربي السعودي أو بناء على طلب الجهات الأمنية لأغراض المتابعة والتحقيق ، يجب على البنوك توفير نظام بحث آلي لإجراء البحث الروتيني داخل البنوك حسب المعلومات المطلوبة في السجل الآلي أعلاه في كل فئة على أن يغطي كذلك الحوالات العاجلة.



3 - تجميد الحسابات عند انقضاء صلاحية مستند الهوية:

مع مراعاة الأنظمة المنظمة لوقف الحسابات أو حجزها، يتوجب على البنوك تطبيق قواعد تجميد الحسابات بسبب انقضاء صلاحية مستند الهوية كما يلي:


3-1 قواعد تجميد الحسابات:
كقاعدة للتعامل بين البنوك وعملائها يجب أن تبدأ العلاقة وتستمر في كافة التعاملات بموجب مستندات ووثائق هويات سارية المفعول سواء التعاملات التي يشملها تعريف الحساب البنكي الوارد في أولا فقرة (1) أو خلافه من العلاقات التعاقدية أو الخدمات ذات العلاقة بالحسابات.

3-1-1 الأفراد السعوديون:

يجب على جميع البنوك تجميد كافة الحسابات للأفراد السعوديون عند انقضاء نهاية صلاحية مستندات /وثائق الهويات الشخصية الموضحة أدناه ما لم يقدم العميل تجديداً لها أو بطاقة أحوال أو بطاقة هوية وطنية سارية المفعول بديلاً عن أي منها، ويؤخذ صورة منها مطابقة للأصل وفق ما ورد في 200-1 وتحدث في السجل الآلي.وفيما يلي حصراً لمستندات ووثائق الهويات المسموح للأفراد السعوديين فتح حسابات ية أو استمرار حساباتهم القائمة بموجبها وهي:

- بطاقة الأحوال الشخصية أو بطاقة الهوية الوطنية: يجمد الحساب المفتوح بموجبها عند انقضاء 90 يوماً من تاريخ نهاية صلاحيتها ولا يجدد تشغيل الحساب إلا بتجديدها. وفي جميع الأحوال يجب أن لا تزيد مدة استخدام الحساب دون تحديث عن خمس سنوات.
- يمكن قبول جواز السفر للمرأة ليحل محل المعرف وليس كأساس لفتح الحساب حيث يبقى الأساس بالنسبة للمرأة هو بطاقة الأحوال الشخصية / بطاقة الهوية الوطنية أو دفتر العائلة / سجل الأسرة أو السجل المدني المصدّق.
- جواز السفر الدبلوماسي والخاص: يجمد الحساب المفتوح بموجب أيا منهما فور انتهاء سريان مفعوله ويحدث الحساب بتجديد الجواز أو بتقديم بطاقة الأحوال الشخصية أو بطاقة الهوية الوطنية.
دفتر العائلة للقصر وللإناث ( المسجلة المرأة فيه ): يجمد الحساب المفتوح للقاصر أو النساء بموجب دفتر العائلة / سجل الأسرة عند انقضاء خمس سنوات من تاريخ بداية فتح الحساب أو انقضاء خمس سنوات من تاريخ تحديثه شريطة حضور المرأة


- للبنك عند فتح الحساب وعند التحديث ولا يشترط حضور القاصر ويكفي حضور وليه.

- حفيظة النفوس والنسخة المصدقة من السجل المدني للنساء فقط: يجمد الحساب المفتوح بأي منهما عند انقضاء خمس سنوات من تاريخ بداية فتح الحساب أو من تاريخ تحديث الحساب. ويجدد تشغيل الحساب بعد حضورهن للبنك وتحديث بياناتهن.


- شهادة الميلاد الخاصة بذوي الظروف الخاصة: يجمد الحساب عند بلوغ الطفل سن الخامسة عشرة هجرية ويجدد تشغيل الحساب إذا ما قدم له بطاقة أحوال أو بطاقة هوية وطنية سارية المفعول أو خطاب من وزارة الشؤون الاجتماعية تطلب فيه استمرار الحساب لحين بلوغ الطفل سن الثامنة عشرة هجرية.
- يسمح بتجديد تشغيل الحسابات المجمدة بسبب انتهاء سريان مفعول الهويات خلاف بطاقة الأحوال الشخصية أو بطاقة الهوية الوطنية إذا ما قدمت بطاقة أحوال أو بطاقة هوية وطنية سارية المفعول، ولا يسمح بتجديد تشغيل الحسابات المجمدة المفتوحة ببطاقة أحوال أو بطاقة هوية وطنية إذا ما قدمت هوية خلافها.
3-1-2 الأفراد غير السعوديين:
يجب على جميع البنوك تجميد كافة الحسابات والتعاملات للأفراد غير السعوديين عند انقضاء صلاحية الإقامة للوافد العادي والبطاقة الدبلوماسية للدبلوماسيين وجواز السفر لمواطني دول مجلس التعاون الخليجي ما لم يقدم أيا منهم تجديداً لهويته كل بحسب وضعه. وبعد 180 يوماً من انقضاء صلاحية الهوية يجب إقفال الحساب ونقله إلى الأرصدة غير المطالب بها ومراعاة استيفاء أية التزامات قائمة على العميل أثناء وبعد هذه المدة. كما ويجب إقفال كل حسابات الوافدين عند خروجهم النهائي.

3-1-3 الشخصيات والهيئات الاعتبارية:
• يجب على جميع البنوك تجميد كافة الحسابات والتعاملات للشخصيات والهيئات الاعتبارية عند انقضاء 90 يوماً من نهاية صلاحية الوثيقة اللازمة لمزاولة النشاط (الترخيص أو السجل التجاري...الخ) ما لم يقدم العميل تجديداً لتلك الوثيقة لمزاولة النشاط أو أي مستند رسمي يثبت أنها في طور التجديد.

يجب على جميع البنوك تجميد كافة الحسابات للشخصيات والهيئات الاعتبارية التي لا تتضمن مستندات ووثائق فتح حساباتهم تاريخ سريان مفعول مثل حسابات الجمعيات والمؤسسات النفعية والحسابات الحكومية والمدارس المرخصة ومثيلاتها) عند انقضاء



• خمس سنوات من تاريخ فتح الحساب أو من تاريخ آخر تحديث تم على هذه الحسابات.
• أما حسابات البنوك المراسلة، فيتم منحها فترة سماح شريطة استيفاء متطلبات نظام "اعرف عميلك" وشهادة مكافحة غسيل الأموال وذلك بصفة دورية. ويجب على جميع البنوك تجميد حسابات البنوك المراسلة عند انقضاء ثلاث سنوات إلى أن يتم استيفاء متطلبات "اعرف عميلك" وشهادة (استبيان) مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب.
• كما يجب مراقبة سريان مفعول هويات المديرين والمفوضين بالتوقيع على حسابات هذه الشخصيات والهيئات وتجميد صلاحيتهم فقط بتشغيل الحساب بحسب وضعهم سعوديين/غير سعوديين لحين تجديد صلاحية الهوية، بالإضافة إلى مالكي المؤسسات الفردية والشركات ما عدا شركات المساهمة العامة الذين يجب أن يطبق عليهم ما ورد في فقرتي 3-1-1 و 3-1-2 أعلاه.

3-2 قواعد تجميد عامة وإيضاحات:
- يجب أن تضمن البنوك في استمارة فتح الحساب والعلاقات التعاقدية والخدمات حق البنك في تجميد التعامل على الحساب عند انتهاء سريان مفعول هوية العميل وعدم تحديث بياناتهومعلوماته المالية والشخصية والعناوين ومصادر الأموال والتواقيع/التوقيع.
- يجب على جميع البنوك أن تشعر عملائها بتاريخ تجميد الحساب قبل مدة شهر على الأقل من تاريخ التجميد, وان تضع البرامج والإجراءات والوسائل والطرق المحققة لذلك لكل عميل أو مفوض على حسابات العميل وذلك بصفة مستقلة لكل عميل وتوثيق هذه السياسة والعمليات التطبيقية.
- يجب تجميد الحساب المشترك بتوقيع مشترك أو منفرد في حال انتهاء سريان هوية أحد المشتركين في الحساب.
- يسمح للعملاء السعوديين الأفراد والشخصيات والهيئات الاعتبارية (الرسمية والخاصة) بقفل حساباتهم أو الحسابات المفوضين عليها المجمدة بسبب انتهاء سريان هوياتهم أو عدم تحديث بياناتهم, شريطة تقديم العميل طلب كتابي بذلك وتطبيق الإجراءات التي تنص عليها تعليمات قفل الحسابات بالبنك ومنها سحب الشيكات الموجودة لدى العميل أو إلغاؤها على النظام الآلي.
لا يسمح للوافدين الأفراد سحب أرصدتهم وقفل حساباتهم من قبلهم بعد انتهاء سريان مفعول الهوية أثناء تواجدهم في المملكة التي تخول لهم الإقامة إلا بعد تقديم إما تأشيرة خروج نهائي أو
- خطاب من إدارة الجوازات أو الجهات الأمنية أو إمارات المناطق يوجه فيه للبنك بالسماح للوافد بسحب رصيد حسابه في البنك بموجب جواز السفر. ويمكن للبنك وضع نموذج يعطى لهؤلاء الوافدين يوضح فيه سبب عدم تمكنه من استخدام الحساب يسهل مراجعته للجهات المذكورة. أما إذا كانت مطالبة الوافد تمت بعد خروجه نهائيا من المملكة ورصيد حسابه يزيد عن (50,000) ريال فلا يتم تحويل مبلغ الرصيد إليه إلا بموجب طلب منه مصادق عليه من البنك المراسل للبنك المحلي أو لفرع البنك الأجنبي المقيم ، ولا يسمح للبنوك تحويل جزء من الرصيد وإبقاء جزء ، ويجب ملاحظة أية عمليات غير طبيعية قد تكون نفذت على الحساب بعد تاريخ المغادرة ، وان يتم تحويل الرصيد للخارج باسم صاحب الحساب نفسه أو وكيل ورثته.
- وبالنسبة للأرصدة التي تقل مبالغها عن (50,000) ريال فيسمح للبنوك تحويلها لأصحابها بموافقة مسئول الالتزام بالبنك وفق إجراءات يضعها البنك بحسب عملائه وبلدانهم ومطابقة تواقيعهم. وفي حال تقدم العميل الوافد مباشرة للبنك بعد خروجه النهائي سابقا وقدم تأشيرة خلاف تأشيرة العمل فلا يصرف له الرصيد الذي يزيد عن (50,000) ريال إلا بموافقة المؤسسة وما قل عن (50,000) ريال يصرف بموافقة مسئول الالتزام بعد تقييم الحساب. وفي حال تقدم العميل للبنك مباشرة وقدم إقامة جديدة بنفس جواز السفر أو بجواز سفر جديد فيقفل الحساب المجمد إذا كان لا يزال في فترة التجميد أي قبل 180 يوم ويفتح له حساب جديد ويحول المبلغ للحساب الجديد ومن ثم يسمح له بعد ذلك بالتعامل عليه.
- المقصود بنقل الحساب إلى الأرصدة غير المطالب بها أي إلى قاعدة معلومات خاصة لهذا المطلب مع الأرصدة دون إغلاق الحساب نهائياً، وللبنك إتباع الإجراءات والسياسات الخاصة به التي يراها مناسبة لاحتياجاته العملية وتحقق الغرض في هذا المطلب.
- لا يسمح بتفويض السعوديين الأفراد بفتح وإدارة وتشغيل حسابات آخرين إلا للأفراد الذين يحملون بطاقة أحوال مدنية / هوية وطنية سارية المفعول فقط.
3-3 الاستثناءات من التجميد:
لا يسمح للبنوك تمكين العميل من القيام شخصياً بالسحب من حساباته أو الحسابات المفوض عليها سواء بالشيكات بأنواعها أو بالتحويل أوببطاقة الصراف الآلي والإنترنت والهاتف الي أو البطاقة الائتمانية وخلافه وسحب الرصيد بعد انتهاء سريان مفعول هويته إلا بعد تجديدها أو تحديث البيانات بالنسبة لبعض
النساء السعوديات اللاتي يحملن دفتر عائلة / سجل الأسرة أو حفيظة نفوس أو سجل مدني مصدق كإثبات هوية لهن، أو بعد استحقاق تحديث البيانات الشخصية الأخرى, ويستثنى من التجميد الحالات الآتية:
- الإيداعات بأنواعها الشخصية أو الواردة عن طريق المقاصة والحوالات المحلية والدولية الواردة ومدفوعات / تحصيلات نظام سريع ورواتب الموظفين.
- الالتزامات القائمة على العميل التي سبق للبنك إعمالها مع /على العميل أو نيابة عنه للبنك نفسه أو لجهات أخرى (رسمية/غير رسمية) قبل انتهاء سريان هويته (صاحب الحساب /المفوض). ومن تلك الالتزامات على سبيل المثال لا الحصر التزام سداد بطاقات الائتمان والقروض ومدفوعات الخصم المباشر وتنفيذ التعليمات المستديمة/المنتظمة كتسديد فواتير الخدمات العامة والاعتمادات المستندية وخطابات الضمان، وكذلك العمليات الاستثمارية ذات المخاطر العالية التي يترتب على ارتفاع أو انخفاض الأسعار فيها أضرارا تجاه العميل وبحيث يستدعى العميل من قبل مسئول بالبنك ويعطى مهلة لتجديد الهوية لا تتجاوز 60 يوماً من تاريخ تنفيذ العملية.
- يسمح باستمرار التعليمات الدائمة الخاصة بحسابات السعوديين لغير الالتزامات القائمة بعد تجميد الحساب بموجب موافقة مدير إدارة العمليات بالإدارة العامة / بالمركز الرئيسي وذلك لعدد مرات محدود ولمدة لا تتجاوز ستة أشهر من تاريخ نهاية صلاحية الهوية. وعلى البنك أن يضع الإجراءات والسياسات التي تحقق ضبط وتفعيل هذه الحالات من حيث الحدود وعدد المرات.
- حسابات الأفراد السعوديون ( ذكور وإناث ) الدبلوماسيون والمبتعثون للدراسة في الخارج وذوو الأمراض المستعصية المقيمون بالمستشفيات أو خارجها والسجناء وما شابه هذه الحالات في حال علم البنك بها حيث يمنحون مهلة (6) ستة أشهر من تاريخ نهاية صلاحية هوياتهم من ضمنها التسعون (90) يوماً الممنوحة لمن انتهت بطاقة أحواله الشخصية وللبنك أن يجدد لمدة (6) أشهر أخرى بموجب موافقة من قبل مسئول العمليات بإدارة البنك العامة /المركز الرئيسي على أن لا يسمح إلا بفتح حركة واحدة فقط خلال فترة التمديد هذه ويجب على البنوك العمل على مخاطبتهم والتواصل معهم بالطرق المناسبة بحسب ملف كل عميل أو بحسب الإجراءات والمراجع التي تراها مناسبة وما زاد عن هذه المدة ومرات السماح فيجب الحصول على موافقة المؤسسة مقدما وعلى أن يرفق بطلب الموافقة المستندات المؤيدة لإجراءات محاولات البنك.
حسابات موظفي الدولة الذين تسلم رواتبهم عن طريق البنوك
- وجمدت حساباتهم ولم يتمكنوا من تقديم بطاقات أحوال أو بطاقات هوية وطنية لوجود إشكال نظامي بشأنها, فانه يسمح لهم بمهلة 6 أشهر من تاريخ نهاية صلاحية هوياتهم أو تاريخ استحقاق التحديث من ضمنها التسعين (90) يوما الممنوحة لمن انتهت بطاقة أحواله الشخصية, وبعد تقديمه صورة من بطاقة العمل الرسمية أو تعريف رسمي, وما زاد عن هذه المدة فيتطلب له موافقة من مؤسسة النقد.
4 – تحديث بيانات الحسابات:
4-1 تبدأ عملية تحديد هوية العميل في بداية التعامل.

4-2 وكعملية رقابية يتوجب على البنوك الطلب من كافة عملائها تحديث قاعدة معلومات الحساب المحتفظ به في البنك حسب الحالات والمدد المحددة في هذه القواعد أو كل خمس سنوات كحد أقصى للظروف والحالات الاستثنائية.

4-3 يشمل التحديث المعلومات الشخصية والعنوان ونموذج التوقيع ومصادر الدخل (الرئيسية والإضافية) بما في ذلك من يعمل نيابة / وكيل عن العميل، وعلى البنوك وضع إجراءات وسياسات دائمة لسبل تحقيق ذلك، والوقت المناسب لإجراء التحديث وقد يكون من ضمنها عند تقدم العميل لطلب خدمة بنكية أو طلب بطاقة صراف آلي أو إعادة إصدارها أو دفتر شيكات أو كشف حساب بنكي أو إجراء عملية هامة أو عند حدوث تغيير جوهري في طريقة تشغيل الحساب أو عند تجديد هوية العميل أو عند شعور البنك في أي وقت أنه بحاجة لمعلومات إضافية عن العميل أو وكيله.

4-4 بالنسبة للحسابات المفتوحة بهويات شخصية وتقل شروط مدة سريان مفعولها عن سنتين هجرية, يكتفى بطلب تجديد الهوية عند انتهائها في المرة الأولى ومطالبة العميل بالتحديث لكل ما تشمله عملية التحديث عند تجديد الهوية في المرة اللاحقة (ما عدا ما تم النص عليه صراحة في بعض الحالات التي ينبغي تحديثها بشكل سنوي أو اقل من ذلك (كالبلوشيين والتركستانيين وغيرهم).
4-5 بالنسبة للحسابات المفتوحة بهويات ومستندات مدد سريانها ثلاث سنوات فلا بد من تحديث بيانات الحساب مع نهاية المدة المحددة لسريان الهوية أو مستندات الترخيص أو السجل وذلك كل مرة يتم التجديد فيها.
4-6 بالنسبة للهويات التي تتجاوز مدد سريانها خمس سنوات مثل بطاقة الأحوال الشخصية أو الهوية الوطنية ومثيلها يجب إلا تتجاوز مدة التحديث الخمس سنوات كحد أقصى بحيث يؤخذ ذلك في الاعتبار عند فتح الحسابات الجديد بتلك الهويات ولا يعتد بتاريخ سريانها إذا كان باقي من مدته أكثر من خمس سنوات.
4-7 بالنسبة للحسابات المفتوحة بموجب موافقات أو خطابات رسمية مثل الحسابات الحكومية والسفارات أو مثيلها والمنظمات الدولية
ومثيلها أو بموجب تراخيص وسجلات مفتوحة المدة مثل الجمعيات والمؤسسات الخيرية والمدارس الأهلية فانه يتوجب أن لا تتجاوز مدد تحديثها الخمس سنوات كحد أقصى.
4-8 بالنسبة لحسابات بعثات الحج الرسمية والهيئات الخاصة الخارجية لتنظيم قدوم الحجاج من خارج المملكة تجمد في نهاية شهر محرم وتحدث من أول رجب كل سنة بموافقة خطية من مسئول العمليات بالإدارة العامة/ المركز الرئيسي بالبنك وبصلاحية آلية برقمه السري.
4-9 أما حسابات البنوك المراسلة، فيتم التحديث كل ثلاث سنوات كحد أقصى.
4-10 يجب الأخذ بعين الاعتبار أن وثائق الهوية أو وثائق التسجيل والموافقات الرسمية هي وسائل لإجراء تحديث موافقات الحسابات وليست غاية مستقلة بذاتها ويجب أن لا يكتفى بهذه الوثائق فقط على أنها عملية تحديث للحسابات.
4-11 في حال الاشتباه في أي وقت من الأوقات بوجود غسل أموال أو تمويل الإرهاب فإنه يجب العمل على تحديث بيانات العميل والمفوضين.

5 - الحسابات الراكدة:
• إذا أكمل الحساب فترة ستة أشهر ولم يتم عليه أية حركة من قبل العميل فُيعد حساباً غير نشط (Inactive)، ويجب أن يخضع للرقابة الثنائية لتنشيطه. وهذا الإجراء ليس له علاقة بقواعد التجميد بسبب انتهاء صلاحية هوية صاحب الحساب .
• إذا أكمل الحساب فترة ستة أشهر أخرى (أي ما مجموعه سنة كاملة) دون أي حركة مالية عليه من قبل العميل فيعد حسابا راكدا (Dormant)، ويجب أن يخضع للرقابة الثنائية بصلاحية أعلى لتنشيطه.
• لا يسمح بقبول أية حركة سحب أو تحويل على الحساب الراكد (Dormant) إلا بحضور العميل الفرد شخصيا أو الوكيل الشرعي المنصوص في وكالته على التعامل على الحسابات البنكية للعميل أو وكيل ورثته أوالمفوض على الحساب إذا كان حساب منشاة (شخص اعتباري).
إذا أكمل الحساب خمس سنوات من ضمنها المدد المذكورة أعلاه ولم يتم عليه خلال هذه المدة أية عملية سحب أو تحويل من قبل العميل أو وكيله المفوض على الحساب ، أو حركة إيداع من قبله أو من قبل وكيله المفوض فيعد الحساب راكداً غير مطالب به (Unclaimed) وعلى البنك تحويل الرصيد إلى حساب مجمع على مســتوى البنــك
(Suspense Account) خاص بهذه الحسابات فقط ،



• ماعدا الحسابات التي تقضي عقودها بالتجديد سنوياُ (دورياً) وفق العقد دون حضور العميل مثل الودائع الاستثمارية فلا يشملها التحويل للحساب المجمع ولكن يشملها الحصر عند إكمال (5) سنوات والتواصل مع العميل.
• يسمح في كافة المدد والمراحل الموضحة أعلاه (غير النشط ، الراكد ، غير المطالب به) بقبول الإيداعات بأنواعها الشخصية أو الواردة عن طريق المقاصة والحوالات المحلية والدولية و أرباح الأسهم التي تتم عن طريق شخص غير صاحب الحساب ، ودون تغيير حالة الحساب.
• في حال مراجعة العميل للبنك بعد الخمس سنوات لإعادة تنشيط حسابه أو سحب الرصيد فيتم فتح حساب جديد له أو يصرف له الرصيد القائم في سجلات البنك بعد التأكد من شخصية العميل أو الوكيل الشرعي أو وكيل ورثته وسريان الهوية، ويتطلب الإشارة إلى الإجراء المنفذ ضمن البيان التفصيلي بهذه الحالات حسب ما ذكر أعلاه للمؤسسة في نهاية كل سنة.
• يجب أن يقوم البنك بحجب توقيع العميل ورصيده من شاشات الفروع نهائياً عند مضي خمس سنوات على الحساب دون حركة مالية ، وحصر الرقابة على هذه الحسابات في الإدارة العامة (المركز الرئيسي) للبنك بإشراف إدارة الالتزام بالأنظمة.
• يجب أن يقوم البنك بوضع السياسات والإجراءات التي تكفل الرقابة المزدوجة على ملفات الحسابات الراكدة للعملاء وبمستوى رقابي أعلى من المستوى المطبق على بقية الملفات، وكذلك استقلاليتها عن بقية الملفات، وتوفير أدوات السلامة الأمنية اللازمة لحمايتها من مخاطر الحفظ.
• يجب على البنك تطبيق هذه القاعدة على كافة العملاء دون استثناء بما في ذلك العملاء الذين لديهم حسابات أخرى نشطة ، حيث يتطلب من البنك في هذه الحالة الأخيرة التواصل مع العميل (صاحب الحسابات النشطة) قبل نهاية مدة الخمس سنوات والطلب منه إجراء عملية مالية من قبله تكفل تحريك الحساب ، وإذا لم يتم ذلك فتطبق عليه نص الفقرة أعلاه الخاصة بمراجعة العميل لإعادة التنشيط بعد خمس سنوات.
• يجب أن يقوم البنك بوضع سياسات وإجراءات معتمدة من مجلس الإدارة للتواصل مع أصحاب الحسابات الراكدة على مستوى الفروع والإدارة العامة تتضمن إجراءات التواصل والمسؤوليات والتوثيق وفئات الحسابات ، والتقارير الدورية للتواصل والجهود المبذولة والنتائج.
• يجب إبقاء جميع الحسابات الراكدة غير المطالب بها التي نصت عليها الخمس سنوات كالتزام على البنك في المركز المالي وعدم إجراء أي تصرف كان من قبل البنك على رصيد الحسابات أياً كان حد الرصيد الأدنى والمدة اللاحقة ، أو نوع الحساب.
• يجب أن تخضع هذه الحسابات لبرنامج المراجعة الداخلية على الأقل مرة في السنة , وأن يتم رفع التقرير إلى لجنة المراجعة.
• تطبق متطلبات الحسابات الراكدة غير المطالب بها لمدة خمس سنوات وأكثر على جميع حسابات العملاء وفق تعريف الحساب البنكي (التعامل) ومنها على سبيل المثال لا الحصر الحسابات الاستثمارية أو الحوالات المعادة أو حسابات الأمانة وخزائن الأمانات (كجرد عددي دون فتحها) ، أرباح الأسهم وغير ذلك.
• يجب رفع بيان في نهاية شهر مارس من كل سنة إلى مؤسسة النقد على قرص مرن – برنامج أكسل وفق الجدول المبلغ للبنك من المؤسسة – يتضمن حصر للحسابات حسب طبيعة وفئة الحسابات وأرقام الحسابات دون ذكر المعلومات الشخصية وذلك كما هي في نهاية شهر ديسمبر من السنة السابقة .
6 - معايير مبدأ اعرف عميلك:

6-1 لضمان فعالية تطبيق برنامج اعرف عميلك يتوجب على البنوك كناحية أساسية أن تضع موضع التطبيق معايير أخلاقية وقواعد مهنية عالية يلتزم جميع موظفيها بإتباعها وأن تحدد نوعية الحسابات المقبولة وذلك بما يمنع استخدام البنك عن قصد أو غير قصد من قبل عناصر إجرامية.
6-2 كما يتوجب على البنوك إدراج بعض العناصر الأساسية في تصميم برنامج اعرف عميلك ومنها سياسة قبول العميل وتحديد هويته كما حُددت في هذه القواعد (كحد أدنى) والمراقبة المستمرة للحسابات ذات المخاطر العالية وإدارة المخاطر.
6-3 يجب على البنوك التعامل مع العملاء بموجب الأسماء الواردة في الهويات والوثائق الرسمية المقبولة للتعامل بموجب هذه القواعد .
6-4 يمنع التعامل أو فتح أو تشغيل أو الاحتفاظ بأي حساب مجهول الاسم أو اسماً وهمياً أو زائفاً أو غير صحيح .
6-5 يمنع التعامل أو فتح أو تشغيل أو الاحتفاظ بأي حساباً رقمياً.
6-6 في حال تقدم عميل لفتح حساب أو بدء علاقة ية وتعذر فتح حساب له لوجود شكوك تتعلق بمعايير اعرف عميلك بسبب يتعلق بدقة أو صحة أو كفاية البيانات أو عدم تنفيذ العميل المتطلبات فإنه يتطلب من البنك عدم السماح بفتح الحساب أو بدء العلاقة أو تنفيذ عمليات