سابعاً : جرد المستودعات والعهد العينية :
1- تجرد المستودعات والعهد العينية بمعرفة لجنة أو لجان للجرد يتم تشكيلها واختيار اعضاؤها على النحو الوارد بالمادتين الثانية والثالثة من هذه اللائحة، ويتبع في جردها أحدى الطريقتين الآتيتين بما يتلائم وحجم المستودعات وتعدد الأصناف المطلوب جردها والمدة اللازمة لأنهاء هذا الجرد .
أ- الجرد الكلي :
وهو الجرد الذي يشمل جميع أصناف المخزون صنفاً صنفاً ويتم جردها دفعة واحدة خلال المدة المحددة للجرد.
ب- الجرد المستمر :
تتم عملية الجرد بهذه الطريقة بصفة مستمرة خلال العشرة شهور الأولى من السنة الهجرية وفق برامج للجرد يتم وضعها مسبقاً من قبل مدير الإدارة المالية بالاشتراك مع مدير إدارة المستودعات أو من يمارس اختصاصاته.
ويستمر هذا الجرد على مدار الفترة المحددة له بحيث يشمل جميع أصناف المخزون وبحيث يتم جرد كل صنف منها مرة واحدة خلال هذه الفترة، وبعد اتمام جرد كافة الأصناف وفقاً لما تقدم يعاد في خلال الشهرين الباقيين من السنة الهجرية اختيار بعض تلك الأصناف بطريقة عشوائية وجردها بغرض التاكد من الرصيد القيدي للمخزون ومطابقته للموجود الفعلي.
ثامناً : إجراءات جرد المستودعات والعهد العينية :
على لجان جرد المستودعات والعهد العينية مراعاة الإجراءات التالية عند الجرد .
1- إجراء مراجعة بعض عمليات القيد الخاصة بالصنف المزمع جرده من حيث الاستلام والصرف والارجاع وذلك بمطابقة بيانات مستندات القيد على البيانات الخاصة بالصنف الواردة في الدفاتر أو في البطاقات المستودعية.


2- بعد قفل القيد بالنسبة للصنف المزمع جرده، يراعى جرد هذا الصنف دفعة واحدة أياً كان موقعه، ويكون جرد الأصناف صنفاً صنفاً حسب ترتيب وضعها في المستودعات لتسهيل حصر جميع الأصناف الموجودة فعلأً. وتجرد الأصناف أما بعدها أو وزنها أو قياسها حسب وحدة إثباتها في الدفاتر أو بطاقات الصنف، وعلى القائمين بالجرد مراعاة التوقيع مع ذكر التاريخ في الحقول المختصة بالدفاتر أو في بطاقات الصنف بالنسبة لكل صنف يتم جرده بما يفيد اتمام هذا الجرد.
3- تسجل اجراءات الجرد في استمارة الجرد ( نموذج رقم5) المرفق وذلك بأثبات اسم كل صنف ورقمه أن وجد وبيان وحدته، والموجود الفعلي منه من واقع الجرد ورصيده القيدي من واقع الدفاتر أو بطاقات الصنف والفرق بين الموجود الفعلي والرصيد القيدي سواء بالزيادة أو بالعجز وتوقيع هذه الاستمارات من أمناء ومأموري المستودعات وموظفيها المسئولين عن الدفاتر أو بطاقات الصنف وأعضاء لجنة الجرد.
4- بالنسبة للمستودعات التي تعمل بأسلوب البطاقات ، تراعي لجان الجرد الاتصال بقسم مراقبة المخزون التابع للجهة والعمل على مطابقة ارصدة الأصناف المبينة في استمارات الجرد على المقيد في بطاقات مراقبة الصنف وبطاقات العهدة في تاريخ الجرد وحصر الفروقات أن وجدت في بيانات يتم ارفاقها باستمارات الجرد وايضاح مبررات وجودها.
5- تقوم لجان الجرد بفحص ومراجعة سجلات وبطاقات العهد المستديمة والتأكد من سلامة الإجراءات والقيود المستودعية الخاصة بها، والتثبت من :



أ- أن العهد الشخصية التي تبلغ قيمتها خمسة ألاف ريال فأكثر وكذلك جميع الأصناف المستديمة المصروفة من المستودع سواء المركبة منها أو المنقولة والتي لا تقل قيمتها عن هذا الحد يتم جردها مرة كل سنة مالية في الشهرين الآخرين منها بمعرفة
موظف مسئول أو أكثر يختاره مدير الإدارة أو رئيس القسم من غير المنوط بهم مهمة الإشراف على تلك الأصناف أو المحافظة عليها، وأن إجراءات تسوية الزيادة أو العجز التي يكشف عنها ذلك الجرد تتم في أوقاتها وأن التقارير والمحاضر الخاصة بجرد تلك العهد والأصناف يتم حفظها بعناية في إدارة المستودعات أو في الجهة التي تمارس اختصاصات هذه الإدارة.
ويتعين على لجان الجرد التحقق من سلامة إجراءات الجرد الذي تم في الإدارة أو القسم ، ومن أن الموجودات الفعلية لبعض العهد الشخصية والأصناف المستديمة التي يتم اختيارها بطريقة العينة العشوائية مطابق لما هو ثابت في سجلات العهد أو بطاقاتها.
ب- إن الموظف المسئول عن سجلات أو بطاقات العهد الشخصية يحصل في الشهرين الآخيرين من كل سنة مالية على اقرارات من جميع أصحاب العهد الشخصية التي تقل قيمتها عن خمسة آلاف ريال تفيد بأن الأصناف التي بعهدتهم موجودة لديهم فعلاً وبحالة جيدة، وتكتفي لجنة الجرد بمطابقة بعض تلك الإقرارات التي يتم اختيارها بطريقة العينة العشوائية على الثابت في سجلات العهد أو بطاقاتها.
6- تعد لجنة الجرد تقريراً نهائياً بالنتائج التي أسفر عنها جرد المستودعات والعهد العينية وما تم اكتشافه من أخطاء ومخالفات وعجز أو زيادة في الأصناف المخزونة، وعلى لجان الجرد أن تهتم بايضاح النقاط الآتية في تقريرها المذكور :
• تحديد الأخطاء الحاصلة في وصف الصنف أو تصنيفه أو وحدة صرفه .

• بيان حالة الأصناف والنقص أو القصور الحاصل في إجراءات حفظها وصيانتها.
• إيضاح الأخطاء الحاصلة في عمليات الاثبات في الدفاتر المستودعية والبطاقات.
• بيان مقدار أو كمية التالف من كل صنف ونسبة الموجود الكلي من الصنف.
• تحديد الفروق التي كشفت عنها عملية الجرد مع إيضاح أسباب العجز أو الزيادة ورأي لجنة الجرد وتوصياتها حيال تسوية هذه الفروق مع تقدير قيمة العجز أن وجد.
• حصر الأصناف الراكدة أو المكدسة التي استمر رصيدها بالكامل دون حركة لمدة ثلاث سنوات فأكثر وتوصيات لجنة الجرد بشأن كيفية الاستفادة من هذه الأصناف أو طريقة التخلص منها.
• تحديد المخالفات التي كشف عنها فحص ومراجعة سجلات وبطاقات العهد الشخصية والأصناف المستديمة وما أظهره جرد العينات المختارة من هذه العهد والأصناف.
7- تعد التقرير النهائية والمحاضر والاستمارات والبيانات الخاصة بجرد المستودعات من اصل وصورتين على الأقل ، ويوقع عليها أعضاء لجنة الجرد وأمناء وماموري المستودعات والموظفين المسئولين عن الدفاتر المستودعية وبطاقات الصنف بالنسبة للمستودعات التي تعمل بأسلوب البطاقات.
وبعد التصديق على نتيجة الجرد من الرئيس المباشر لموظفي المستودعات المعنية تعرض تقارير لجنة الجرد مع مطالعات مدير الإدارة المالية ومدير إدارة المستودعات أو من يمارس اختصاصاته بشأن المعلومات الواردة في هذه التقارير على المسئول الذي أصدر قرار تشكيل لجنة الجرد لاتخاذ الإجراءات النظامية حيال المخالفات والأخطاء التي يكون الجرد قد كشف عنها ثم يرسل أصل التقرير ومرفقاته
إلى ديوان المراقبة العامة مع إيضاح للإجراءات التي اتخذتها الجهة حيال تلك المخالفات وذلك في موعد لا يتجاوز شهراً واحداً من تاريخ انتهاء عملية الجرد. وترسل النسخة الثانية من التقرير ومرفقاته إلى مدير الإدارة المالية أو من يمارس اختصاصاته باعتباره المسئول عن متابعة جرد المستودعات والعهد العينية مرة كل سنة على الأقل والإشراف على فحص تقارير هذا الجرد والمحاضر والاستمارات الخاصة به، ومتابعة تنفيذ الإجراءات النظامية حيال ما يكشف عنه الجرد من أخطاء ومخالفات أو نقص أو زيادة في الأصناف، وتنظيم حفظ هذه التقارير ومرفقاتها في ملفات خاصة.
وترسل النسخة الثالثة إلى وزارة المالية والاقتصاد الوطني ( الإدارة المركزية للمشتريات الحكومية) .
8- يتعين على لجان الجرد أو القائمين به مراعاة أن يكون غلق أبواب المستودعات تحت أشرافهم عقب إنتهاء العمل في كل يوم وكذا فتح تلك الأبواب في يوم العمل التالي وذلك حتى الانتهاء من عملية الجرد.
9- يجوز أن توكل مهمة إجراء الجرد الكلي للمستودعات الصغيرة الموجودة في الفروع والوحدات الفرعية إلى موظف مسئول من غير المعهود إليهم بعهد أو المنوط بهم عمل ما يتعلق بتلك المستودعات
تاسعاً : تصديق ديوان المراقبة العامة على نتائج الجرد :
ترسل جميع التقارير والمحضر والأوراق الخاصة بجرد الصناديق والمستودعات والعهد العينية وفق أحكام هذه اللائحة فور وصولها إلى ديوان المراقبة العامة إلى مدير عام التفتيش بالديوان لفحصها والتصديق عليها بما يفيد صحة الإجراءات المتخذة بشأنها أو أبداء الرأي حيال الملاحظات الواردة بها.
وعلى إدارة التفتيش بالديوان مسك السجلات والملفات اللازمة بهذا الخصوص ومتابعة تسوية المخالفات والأخطاء التي قد يكشف عنها الجرد، والتوجيه بتحريك الدعوى التأديبية ضد المسئولين عن المخالفات الجسيمة التي قد يظهرها جرد الصناديق والمستودعات والعهد العينية وفق أحكام هذه اللائحة.
عاشراً – تنفيذ إجراءات الجرد :
يبدأ في تنفيذ جرد الصناديق والمستودعات والعهد العينية وفق اجراءات الجرد المنصوص عليها في هذه اللائحة اعتباراً من تاريخ صدورها، ولا يخل تنفيذ هذه الإجراءات بما تنص عليه أنظمة الحسابات والأنظمة المالية والتعليمات الصادرة بشأنهاـ ويفي الجرد الأول الذي يتم وفقاً لأحكام هذه اللائحة بمتطلبات الجرد المشار إليها في نظام مباشرة وظائف الأموال العامة للفترة من أول محرم 1395هـ حتى تاريخ الجرد الحاصل .
رئيس ديوان المراقبة العامة