ج- تطبق لائحة الجرد والمحاسبة المنصوص عليها في المادة ( السابعة )من نظام مباشرة الاموال العامة للتحقق من سلامة عهدة الموظفين الخاضعين لنظام كفالات الموظفين السابق والمستمرين على وظائفهم الخاضعة لنظام وظائف مباشرة الاموال العامة .
9- تعتبر الجهات الحكومية المعنية مسئولة عن تقديم النموذج رقم (2) عن الموظفين المكلفين المتوفين والذين لم يراجع ذووهم في تحقيق إجراءات فك الكفالة عنهم وكذلك المتخلفين من غير المتوفين واستكمال كافة الإجراءات الأخرى الخاصة بإصدار شهادة تبرئة الذمة ويعتبر التأخر في ذلك أو التقصير موجباً لتعريضهم لأحكام نظام تأديب الموظفين وعلى اللجنة ان تحدد موعداً نهائياً للجهات الحكومية لالتزام بتقديم النماذج المشار إليها فيه وكذلك انهاء اجراءات الجرد والمحاسبة.
10- على اللجنة بعد الانتهاء من فك كافة الكفالات تنظيم ملفاتها وتسليمها إلى إدارة المحفوظات العامة بوزارة المالية والاقتصاد الوطني وعلى الإدارة المذكورة حفظها بطريقة يسهل الرجوع إليها وقت الحاجة.
11- في حالة الحاجة إلى تعديلات أو اضافات للإجراءات المشار إليها في هذه اللائحة وتنتج من الممارسة الفعلية للعمل وترى اللجنة إجراء هام – فيتم ذلك باستصدار موافقة من معالي وزير المالية.
12- تقوم اللجنة باختيار موظفين متفرغين لمباشرة العمل في مقر أعمال لها يجري تخصيصه من قبل وزارة المالية والاقتصاد الوطني ويحق لها في سبيل إنجازها للعمل المكلفة به القيام بأعمال الاتصال والكتابة للجهات المعنية مباشرة .
13- بعد أن تنهي اللجنة مهامها المكلفة بها بموجب هذه الأحكام الانتقالية تقوم برفع تقريراً إيضاحياً بذلك الذي يصدر بعد الاقتناع بانتهاء الأعمال قراراً بإنهاء أعمال اللجنة وتوقف العمل بهذه الأحكام الانتقالية.
وزارة المالية والاقتصاد الوطني



بسم الله الرحمن الرحيم

الرقـــــم : 33447 /4
التاريخ : 22/8/1396هـ
المشفوعات : ( 27 )
تعميم
لكافة الوزارات والمصالح والدوائر الحكومية والمؤسسات العامة والجهات الأخرى ذات الميزانيات المستقلة
سعادة وكيل وزارة المالية والاقتصاد الوطني
بعد التحية .. ..
تنفيذاً لأحكام المادة السابعة من نظام وظائف مباشرة الأموال العامة الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/ 77 في 23/10/1395هـ، التي تنص على وجوب جرد موجودات كل صندوق مرة كل ستة أشهر على الأقل، وجرد المستودعات والعهد العينية مرة كل سنة على الأقل ، مع عدم الإخلال بما تنص عليه أنظمة الحسابات والأنظمة المالية والتعليمات الصادر بشأنها، وأن يصدر رئيس ديوان المراقبة العامة لائحة تحدد إجراءات هذا الجرد والموظفين الذين يجرونه ويصادقون على نتائجه مع وضع النماذج اللازمة لذلك.
أبعث لكم بطية نسخة من اللائحة الصادرة بهذا الشأن مع النماذج اللازمة لتنفيذ جرد الصناديق والمستودعات والعهد العينية التي يخضع المسئولين عنها لنظام وظائف مباشرة الأموال العامة.
فنأمل تعميم هذه اللائحة على جميع الموظفين لديكم المسئولين عن تنفيذ أحكامها سواء العاملين بالمقر أو بالفروع التابعة لكم. كما نأمل التوجيه بضرورة التقيد بما تضمنته من أحكام ومواعيد محددة .
وتقبلوا تحياتي ..
نائب رئيس ديوان المراقبة العامة

بسم الله الرحمن الرحيم
لائحة إجراءات جرد الصناديق والمستودعات والعهد العينية في الجهات الخاضعة لنظام وظائف مباشرة الأموال العامة
تنفيذاً لأحكام المادة السابعة من نظام وظائف مباشرة الأموال العامة الصادر بالمرسوم الملكي رقم م /77 في 23/10/1395هـ وما تقضي به من وجوب جرد موجودات كل صندوق مرة كل ستة أشهر على الأقل ، وجرد المستودعات والعهد العينية مرة كل سنة على الأقل ، مع عدم الإخلال بما تنص عليه أنظمة الحسابات والأنظمة المالية والتعليمات الصادرة بشأنها ، وأن يصدر رئيس ديوان المراقبة العامة لائحة تحدد إجراءات هذا الجرد والموظفين الذين يجرونه ويصادقون على نتائجه مع وضع النماذج اللازمة لذلك .
يعتمد التقيد بتنفيذ إجراءات الجرد التالية بالنسبة للصناديق والمستودعات والعهد العينية التي يخضع المسئولون عنها لنظام وظائف مباشرة الأموال العامة.
أولاً : مواعيد إجراء الجرد :
يجب إجراء جرد المستودعات والعهد العينية مرة كل سنة على الأقل في مواعيد ملائمة ، وإجراء الجرد المفاجىء على موجودات كل صندوق مرة كل ستة اشهر على الأقل في مواعيد غير محددة.
ثانياً : تشكيل لجان الجرد :
تشكل لجان جرد الصناديق والمستودعات والعهد العينية من موظفي الجهات التابعة لها هذه الصناديق والمستودعات والعهد العينية . ويكون تشكيل هذه اللجان بقرارات من السلطة المختصة في كل جهة بناء على اقتراح مدير الإدارة المالية أو مدير إدارة المستودعات أو من يمارس اختصاصاتهما حسب الحالة وتتكون كل لجنة جرد من مندوبين
اثنين على الأقل ممن لهم دراية وخبرة في الأعمال المالية، على أن تراعى السرية في اصدار قرارات تشكيل اللجان وفي تبليغها للأعضاء حتى يتم انفاذ الجرد .
ثالثاً : اختيار أعضاء لجان الجرد :
تجرد الصناديق الموجودة في مقار المراكز الرئيسية للدوائر الحكومية وغيرها من الجهات المعنية بمعرفة لجان يكون من بين أعضائها مندوب من الإدارة المالية وآخر من إدارة التفتيش أو من يقوم مقامهما من الموظفين الماليين الأكفاء في الفرع.
وينطبق هذا أيضاً على صناديق الفروع خصوصاً الكبيرة منها، فأن تعذر ذلك يجوز جرد هذه الصناديق بمعرفة لجان يشترك في عضويتها رئيس المحاسبة في الفرع أو المحاسب أو من يقوم مقامهما من الموظفين الماليين الأكفاء في الفرع.
وتجرد موجودات المستودعات والعهد العينية بمعرفة لجان تشكل من غير الموظفين المسئولين عن المستودعات أو العهد العينية المطلوب جردها ومن غير المختصين بقيوداتها ، ويجوز في حالات الضرورة أن تضم لجنة الجرد مندوباً فنياً أو أكثر على دراية بالأصناف المزمع جردها خاصة عند إجراء جرد الآلات أو الأجهزة العلمية أو الأدوية أو الكيماويات أو ما يماثل ذلك .
رابعاً : حضور أصحاب العهد إجراءات الجرد :
تتم إجراءات جرد الصناديق بحضور أمناء الصناديق، كما تتم إجراءات جرد المستودعات والعهد العينية بحضور المسئولين المباشرين عنها غير انه لا يحق لهؤلاء التدخل في مسئوليات وواجبات لجان الجرد.
خامساً : إجراءات جرد الصناديق :
1- تجرد الصناديق في كل مرة للفترة التي تبدأ من تاريخ آخر تفتيش سبق اجراؤه على موجوداتها بواسطة مفتش ديوان المراقبة العامة أو بواسطة لجان جرد صدر بتشكيلها قرارات على النحو الوارد في المادة الثامنة من هذه اللائحة.
ويستدل على هذا التاريخ من واقع الاطلاع على نتيجة الجرد السابق اجراؤه المثبتة في دفتر يومية الصندوق.
2- قبل قيام لجنة الجرد يجرد موجودات الصندوق ، يجب أن تحصل من أمين الصندوق على استمارة الاستطلاع ( نموذج رقم 1 المرفق ) بعد أن يقوم بتعبئة البيانات الواردة بها والتوقيع عليها وتعتبر هذه الاستمارة من مرفقات محضر الجرد.
3- تجرد موجودات الصندوق بحضور جميع أعضاء لجنة الجرد وأمين الصندوق صاحب العهدة، وتحرر اللجنة محضراً بنتيجة هذا الجرد ( نموذج رقم 2 المرفق ) .
4- على لجنة الجرد أن تراعي الاطلاع على ما قد يكون لدى أمين الصندوق (باعتباره مندوب صرف) من كشوفات أو مسيرات للرواتب وما في حكمها أو سلف مؤقتة، وأن تستخرج منها قيمة الرواتب والاستحقاقات الأخرى الباقية بدون صرف مما يكون تحت يد أمين الصندوق ، وأن تشير إلى قيمة هذه الرواتب والاستحقاقات في محاضر الجرد.
كما تراعي اللجنة أيضاً جرد ما قد يكون في عهدة أمين الصندوق من نقود السلف المستديمة وتحرير المحضر اللازم بهذا الخصوص ( نموذج رقم 3 المرفق ) مع اثبات نتيجة الجرد باختصار في دفتر السلفة المستديمة.
5- على لجنة الجرد أن تتأكد قبل إعادة النقود أو الأوراق ذات القيمة إلى خزانة الصندوق من أنه لا يوجد بها أية مبالغ أو أوراق ذات قيمة لم يبرزها أمين الصندوق عند الجرد.
تقوم لجنة الجرد بتطبيق مفردات مبالغ المتحصلات المقيدة في جانب المقبوضات من دفتر يومية الصندوق على أرومات أوامر القبض وصور ايصالات الاستلام، وتطبيق مبالغ تغذية الصندوق على القيودات الخاصة بها في دفتر حساب الصندوق بالنسبة لصناديق الجهات التي تمسك حساباتها بنفسها.
كما تقوم اللجنة بتطبيق المبالغ التي تم إيداعها خزينة مؤسسة النقد أو فروعها والمقيدة في جانب المدفوعات من دفتر يومية الصندوق على اشعارات أو كشوفات الإيداع الوارد من مؤسسة النقد ، وتطبيق مبالغ الحوالات المصروفة من صناديق الجهات التي تمسك حساباتها بنفسها والمقيدة في جانب المدفوعات من دفتر يومية الصندوق على قيودات دفتر حساب الحوالات الموجودة في الإدارة المالية .
وعلى اللجنة أن توضح نتيجة هذه المطابقة في محاضر الجرد بعد أن تتأكد من صحة الجمع والترحيل في دفتر يومية الصندوق ومن أن جميع مستندات التحصيل والصرف حتى لحظة الجرد قد تم قيدها في الدفتر المذكور قبل تحديد قيمة الرصيد القيدي لموجودات الصندوق.
6- في حالة اكتشاف فرق بين الموجود النقدي للصندوق ورصيده القيدي سواء بالزيادة أو بالنقص، أو ظهور اختلاف بين ما ورد من معلومات في استمارة الاستطلاع وما كشف عند الجرد الفعلي فعلى لجنة الجرد تقصي أسباب ذلك والحصول على افادات أمين الصندوق وغيرها ممن لهم علاقة بالأمر، والعمل على توريد قيمة الزيادة في الموجود الفعلي عن القيدي للصندوق، وتحصيل قيمة العجز الحاصل في عهدة أمين الصندوق في حالة مسئوليته عنه.
7- إذا ظهر للجنة أثناء الجرد أو من استمارة الاستطلاع وجود حساب مفتوح باسم الجهة لدى مؤسسة النقد أو أحد فروعها أو مع أحد البنوك، أو وجود حساب شخصي باسم أمين الصندوق لدى هذه الجهات، فعلى اللجنة ان تستفسر من تلك الجهات بخطاب رسمي عن مقدار رصيد هذا الحساب في تاريخ جرد الصندوق وفحص كشوفات مؤسسة النقد أو البنك الواردة عن حركة الحساب المذكور حتى تاريخ الجرد إذا لزم الأمر.


8- تعد لجنة الجرد تقريراً نهائياً بنتائج جرد موجودات الصندوق ونتائج الفحص والمطابقة من اصل وصورة واحدة على الأقل ، ويوقع كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد على هذا التقرير ومرفقاته ، كما تم المصادقة على نتائج الجرد من الرئيس المباشر لأمين الصندوق وتثبت هذه النتائج في الاختصار بدفتر يومية الصندوق ويوقع باقرار صحتها كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد.
وبعد عرض هذا التقرير ومطالعات مدير الإدارة المالية عليه على المسئول الذي أصدر قرار تشكيل لجنة الجرد لاتخاذ الإجراءات النظامية حيال المخالفات والأخطاء التي يكون الجرد قد كشف عنها، يرسل أصل التقرير ومرفقاته إلى ديوان المراقبة العامة مع إيضاح الإجراءات التي اتخاذتها الجهة حيال المخالفات والأخطاء التي يكون الجرد قد كشف عنها وذلك في موعد لا يتجاوز شهراً واحداً من تاريخ انتهاء عملية الجرد. وترسل النسخة الثانية من التقرير ومرفقاته إلى مدير الإدارة المالية للجهة التي يتبعها الصندوق باعتباره المسئول عن متابعة تنفيذ جرد موجودات كل صندوق مرة كل ستة أشهر على الأقل، والإشراف على فحص تقارير هذا الجرد وفحص المحاضر والاستمارات الخاصة به ومتابعة تنفيذ الإجراءات النظامية حيال ما يكشف عنه الجرد من مخالفات، وتنظم حفظ هذه التقارير ومرفقاتها في ملفات خاصة بالإدارة المالية.
9- يجب على لجنة الجرد في حالة امتناع أمين الصندوق عن التوقيع على محاضر الجرد واستمارة الاستطلاع أو التقرير النهائي للجرد أن تطالبه بتحديد وإيضاح أسباب ذلك الامتناع تحريرياً، وأن توضح اللجنة رأيها حيال جدية هذه الأسباب.
وعلى لجان الجرد أن تحرص على انهاء عملية الجرد في نفس اليوم الذي بدأت فيه، ولا تقوم بختم الصندوق أو غرفة الصندوق والمنافذ الاخرى المؤدية إليها إلا عند الضرورة القصوى مثل عدم حضور أمين الصندوق حتى نهاية الدوام الرسمي أو تأجيل جرد موجودات الصندوق إلى صباح اليوم التالي . وعلى أن ينص في المحاضر التي تجرى في هذا الصدد على عدم فض الأختمام إلا بحضور وموافقة اعضاء لجنة الجرد.

سادساً : جرد صناديق الطوابع والأوراق ذات القيمة :
1- بعد أن تحصل لجنة الجرد من أمين الصندوق على استمارة الاستطلاع ( نموذج رقم 4 المرفق) تقوم اللجنة بجرد الموجودات الفعلية من طوابع وأوراق ذات قيمة بحضور أمين الصندوق المختص، كما تجرد اللجنة ما يكون لدى أمين الصندوق من نقود، ويحرر بنتيجة هذا الجرد محضراً ( نموذج رقم 5 المرفق ) يوقع عليه أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد.
2- على لجنة الجرد أن تحصل على بيانات رسمية من الجهة أو الجهات التي قامت بصرف الطوابع والأوراق ذات القيمة لأمين الصندوق توضح ما تم صرفه منها حسب أنواعها وفئاتها خلال المدة الخاضعة للفحص.
3- تقوم لجنة الجرد بمطابقة كميات الطوابع والأوراق ذات القيمة الواردة للصندوق خلال المدة الخاضعة للفحص والمقيدة بالجانب الأيمن من دفتر إجمالى الوارد والمنصرف للطوابع والأوراق ذات القيمة على الكميات الموضحة بمستندات الاستلام المحفوظة لدى أمين الصندوق ومقارنتها بالبيانات التي حصلت عليها من الجهة أو الجهات المصروف منها هذه الكميات ، وذلك للتثبت من أن جميع الكميات التي تسلمها أمين الصندوق قد تم اثباتها بالدفتر المذكور حسب فئاتها وأنواعها. كما وأنه بعد مراجعة اللجنة للقيود المثبتة في حقول دفتر افرادي المنصرف للطوابع والأوراق ذات القيمة والتأكد من صحة عمليات جمع هذه الحقول ، أن تتأكد من صحة ترحيل المجاميع النهائية إلى دفتر اجمالى الوارد والمنصرف ( الجانب الأيسر ) كل حسب نوعه وفئته. مع حصر ما قد تكشف عنه المطابقة من فروقات وتحرر اللجنة محضراً بنتيجة المطابقة يوقع عليه كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد.


4- تقوم اللجنة من واقع دفتر إجمالى الوارد والمنصرف للطوابع والأوراق ذات القيمة باستخراج الرصيد الدفتري في تاريخ الجرد لكل نوع وفئة، وذلك بإضافة الرصيد المدور من تاريخ الجرد السابق اجراؤه عن طريق تفتيش ديوان المراقبة العامة أو بواسطة لجان الجرد المشكلة على النحو الموضح في المادة (الثانية) من هذه اللائحة إلى مجموع كميات الطوابع والأوراق ذات القيمة الواردة للصندوق خلال مدة الفحص وحسبما أسفرت عنه المطابقة، ثم ينزل من هذا المجموع كميات الطوابع والاوراق ذات القيمة التي تم صرفها خلال الفترة المذكورة حسب فئاتها وأنواعها وذلك في ضوء ما أسفرت عنه المطابقة، ثم تقوم اللجنة بمطابقة الرصيد الفعلي من واقع محضر الجرد على الرصيد الدفتري المستخرج بالطريقة السابقة لكل فئة ونوع من هذه الطوابع والأوراق ذات القيمة.
كما تقوم اللجنة بالتأكد من واقع الإطلاع على اشعارات مؤسسة النقد من توريد أقيام الطوابع والأوراق ذات القيمة التي تم بيعها إلى خزينة المؤسسة وفي حالة عدم وجود هذه الاشعارات لدى أمين الصندوق وصعوبة الحصول عليها تستخرج بيانات بها من واقع القيود الدفترية وترسل إلى مؤسسة النقد للتثبت من صحة إيداع تلك المبالغ خزينة المؤسسة.
5- إذا اسفر الجرد عن ظهور زيادة في الموجود الفعلي للطوابع والاوراق ذات القيمة على الرصيد القيدي لها فيجب اضافة هذه الزيادة قيدياً للفئات والانواع العائدة لها أما في حالة ظهور عجز في عهدة أمين الصندوق فيجب تحصيل قيمة هذا العجز منه فوراً ومتى تم ذلك ، تستنزل كميات العجز من الرصيد الدفتري للفئات والانواع العائدة إليها.
6- بعد مراجعة دفتر الوارد والمنصرف من الطوابع والاوراق ذات القيمة ودفتر افرادي الوارد والمنصرف من الطوابع والأوراق ذات القيمة وإجراء المطابقة على النحو السالف إيضاحه، تعمل اللجنة على التأكد من صحة المعلومات الواردة في الجداول الشهرية التي يعدها أمين الصندوق ومن أن بيانات كل جدول منها مطابقة للقيد الدفتري.
7- بأنهاء إجراءات الجرد والمطابقة ، تعد لجنة الجرد تقريراً انهائياً من أصل وصورة واحدة على الأقل بالنتائج التي اسفر عنها جرد صندوق الطوابع والأوراق ذات القيمة، وما يكون قد كشف عنه هذا الجرد من عجز أو زيادة في الموجود الفعلي عن الرصيد القيدي وما إذا كانت قيمة العجز الحاصل قد تم توريدها أم لا مع إيضاح الأسباب في حالة عدم التوريد، وكيفية تسوية الزيادة الحاصلة إن وجدت، ونتيجة الفحص الدفتري والمطابقات التي اجرتها اللجنة، ويوقع كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد على هذا التقرير ومرفقاته، كما تتم المصادقة على نتائج الجرد من الرئيس المباشر لأمين الصندوق، وتثبت نتائج هذا الجرد باختصار بدفتر اجمالي الوارد والمنصرف من الطوابع والأوراق ذات القيمة ويوقع بأقرار صحتها كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد.
وبعد عرض هذا التقرير ومطالعات مدير الإدارة المالية عليه على المسئول الذي أصدر قرار تشكيل لجنة الجرد لاتخاذ الإجراءات النظامية حيال ما يكون الجرد قد كشف عنه من مخالفات وأخطاء، يرسل أصل التقرير ومرفقاته إلى ديوان المراقبة العامة وترسل النسخة الثانية منه إلى مدير الإدارة المالية للجهة على النحو الذي سبق إيضاحه بالفقرة التاسعة المادة الخامسة من هذه اللائحة.