صرف مستخلصات عقود النظافة والصيانة


تعريف: صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود على دفعات حسب العقد على أن يتم المحاسبة بالتاريخ الميلادي وما يوافقها بالتاريخ الهجري0

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) المستخلص الجاري يرفق به:
‌أ- شهادة حسن أداء موضحاً بها الفترة حسب التاريخ الميلادي
‌ب- صورة من السجل التجاري سارية المفعول0
‌ج- صور من مسيرات رواتب العمالة للمستخلص المنصرف0
2) المستخلص النهائي يرفق به :
‌أ- شهادة حسن الأداء موضحاً بها الفترة حسب التاريخ0
‌ب- أصل خطاب التعميد0
‌ج- صورمن شهادات كل من( الزكاة و الدخل, السعودة,التأمينات الاجتماعية,والسجل التجاري ,الإشتراك في الغرفة التجارية) سارية المفعول حتى تاريخ الصرف 0
‌د- خطاب يتضمن عدم وجود قضايا أو مطالبات عمالية على المتعهد صادر من مكتب العمل .
3) أصل محضر تسليم الموقع0
4) أصل محضر الإستلام الابتدائي0
5) صورة من الارتباط بالمبلغ من إدارة الميزانية0

الإجراءات:
1) يعد بيان حركة الصرف على العقد 0
2) أعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0

الضوابط:
1) توفر إعتماد أو تكاليف البند المختص عند إبرام العقد وكذلك عند الصرف من ميزانية الوزارة 0
2) إرفاق أصل العقد والمستندات النظامية الآتية:
‌أ- صورة من محضر الترسية0
‌ب- صورة من خطاب التعميد0
‌ج- صورة من جدول التحليل0
‌د- صور من عروض المقاولين0
هـ أصل محضر تسليم الموقع ويرفق في ملف العملية0
3) أصل العقد وخطاب الارتباط يرفق في ملف العملية0
4) أصل خطاب الضمان النهائي ويحفظ في الإدارة المالية0
5) بالنسبة للعمليات التي تبلغ قيمتها 300,000ريال فأقل حتى 100,000ريال يرفق (صورة من شهادة الزكاة والدخل والتأمينات الاجتماعية وصورة من السجل التجاري) سارية المفعول حتى تاريخ الصرف.
6) العمليات التى تبلغ فيها من (100,000)ريال يرفق وصورة من السجل التجاري) سارية المفعول حتى تاريخ الصرف







صرف مستخلصات عقود التشغيل والصيانة


تعريف: صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود على دفعات حسب نص العقد وتكون بالتاريخ بالميلادي ومايوافقها بالتاريخ الهجري0

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) المستخلص الجاري يرفق الأتي:
‌أ- شهادة حسن أداء مستخلص بالأعمال المنفذة 0
‌ب- مسيرات رواتب العمالة للمستخلص المنصرف0
‌ج- صورة من السجل التجاري0
2) المستخلص النهائي يرفق به:-
‌أ- شهادة حسن أداء0
‌ب- مستخلص بالأعمال المنفذة0
‌ج- أصل خطاب التعميد0
‌د- أصل محضر تسليم الموقع0
هـ أصل محضر التسليم الابتدائي0
و- صورة من الشهادات الثبوتية (الزكاة والدخل والتأمينات الاجتماعية والسعودة)سارية المفعول حتى تاريخ الصرف.
ز- خطاب من مكتب العمل يتضمن عدم وجود قضايا عمالية0
ح -صورة من خطاب الارتباط0
الإجراءات:
1) يعد بيان بحركة الصرف على العقد0
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً.

الضوابط
1) وجود وفر في إعتماد أو تكاليف البند المختص عند إبرام العقد وكذلك عند الصرف0
2) وجود نسخة العقد الأصلية والمستندات الآتية:
‌أ- صورة من محضر الترسية0
‌ب- صورة من خطاب التعميد0
‌ج- صورة من جدول التحليل0
‌د- صورة من عروض المقاولين في ملف العملية 0
3) أصل الارتباط الخاص بالنفقة في ملف العملية 0
4) أصل الضمان النهائي




صرف مستخلصات عقود الاشغال العامة(الإنشائية /المختلطة


تعريف: صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود0
الجهة المختصة: الإدارة المالية0
النماذج:
1) المستخلص الجاري يرفق به مايلي:-
‌أ- شهادة حسن أداء(للعقود المختلطة)أو تقرير بالأعمال المنفذة.
‌ب- مستخلص بالأعمال المنفذة(للعقود الإنشائية-العقود المختلطة)-مسيرات رواتب العمالة للمستخلص المنصرف وصورة من السجل التجاري0
2) المستخلص النهائي يرفق (تقري عن حسن الأداء-مستخلص بالأعمال المنفذة-أصل خطاب التعميد-أصل محضر تسليم الموقع-أصل محضر التسليم الابتدائي- صور شهادات سارية المفعول لكل من الزكاة والدخل, السعوده,التأمينات الاجتماعية,والسجل التجاري , الغرفة التجارية مصدقة,خطاب من مكتب العمل يتضمن عدم وجود قضايا عمالية-صورة من الارتباط0
الإجراءات:
1) يعد بيان بحركة الصرف على العقد0
2) أعداد أمر اعتماد الصرف طباعته أليأ0

الضوابط
1) وجود وفرفي إعتماد أو تكاليف البند المختص عند إبرام العقد وكذلك عند الصرف0
2) وجود نسخة العقد الأصلية والمستندات الاخرى(صورة محضر الترسية-صورة خطاب التعميد-صورة من جدول التحليل-صورة من عروض المقاولين) ملف العملية 0
3) أصل الارتباط الخاص بالعقد في ملف العملية 0
4) أصل الضمان النهائي يحفظ لدى الإدارة المالية0








صرف مستخلصات عقود التوريد


تعريف: صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود.

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
يرفق مع المستخلص المستندات التالية:
1) أصل خطاب التعميد إذا كان المستخلص نهائياً0
2) صورة من الشهادات الثبوتية سارية المفعول لكل من (الزكاة والدخل, السعوده,التأمينات الاجتماعية,والسجل التجاري , الإشتراك في الغرفة التجارية )
3) أصل محضر الإستلام المؤقت نموذج(1)0
4) أصل مذكرة الإستلام نموذج رقم(2)0
5) أصل محضر الفحص والمعاينة0
6) صورة من خطاب الارتباط0
وهذه المستندات(الواردة في الفقرة( 3/4/5)المطلوبة إذا نص العقد على التوريد بمستودعات الوزارة أما إذا نص العقد بالتوريد لنفس الجهة فيرفق محضر إستلام معتمد من الجهة المستفيدة من التأمين0بالنسبة للعمليات التي تبلغ قيمتها 300,000ريال فأقل يرفق معها صورة من شهادة الزكاة والدخل والتأمينات الاجتماعية وصورة من السجل التجاري) ساري المفعول حتى تاريخ الصرف0
في حالة عقود توريد السيارات والمعدات يرفق مايلي:-
‌أ- البطاقة الجمركية.
‌ب- استمارة السيارة أو المعدة.
الإجراءات:
1) يعد بيان بحركة الصرف على العقد 0
2) أعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0

الضوابط
1) وجود وفر في إعتماد أو تكاليف البند المختص عند إبرام العقد وكذلك عند الصرف0
2) وجود نسخة أصلية من العقد والمستندات الآتية:-
‌أ- صورة من محضر الترسية0
‌ب- صورة من خطاب التعميد0
‌ج- صورة من جدول التحليل0
‌د- صورة من عروض المقاولين في ملف العملية 0
3) أصل خطاب الارتباط الخاص بالعقد مرفق في ملف العملية 0
4) أن تكون الشهادات الثبوتية سارية المفعول حتى تاريخ الصرف0
5) أصل الضمان النهائي للعملية الذي يمثل (5%) من قيمة العقد الإجمالية ويحفظ لدى لإدارة المالية0








صرف مستخلصات عقود المحروقات

تعريف:صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود على دفعات شهرية حسب ماتم تأمينه من المحروقات للوزارة والجهات التابعة لها.

الجهة المختصة: الإدارة المالية.

النماذج:
1) المستخلص الجاري:يرفق به جميع أوامر الشراء عن الشهر المطلوب صرفه بالإضافة إلى فاتورة المقاول وبيان المنصرف من المحروقات من الإدارة المختصة ومحضر استلام نموذج رقم(2).
2) المستخلص الختامي: : بالإضافة إلى المستندات المطلوبة بالمستخلص الجاري يرفق أصل تعميد المقاول بالترسية وصورة من شهادة السعودة سارية المفعول وأصل خطاب مكتب العمل بعدم وجود قضايا عمالية.

الإجراءات:
1) إصدار بطاقة مستخلص (بيان أوامر الصرف).
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.

الضوابط:
1) توفراعتماد البند المختص عند إبرام العقد.
2) أرفاق أصل خطاب الضمان النهائي.
3) أرفاق نسخة أصلية من المستندات التالية:-
‌أ- صورة من محضر الترسية.
‌ب- صورة من التعميد.
‌ج- صورة جدول التحليل.
‌د- صورة من عروض المقاولين.
هـ صورة من السجل التجاري ساري المفعول.


صرف مستخلصات عقود نقل المهمات


التعريف: صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود على أقساط حسب خطاب التعميد الموضح به الوزن وبالسعر المحدد بالعقد.

الجهة المختصة: الإدارة المالية.

النماذج:
1) المستخلص الجاري:ويتضمن تعميد بنقل مهمات للوزارة موضحاً به الجهة والمسافة والكمية والقيمة وأصول أوامر تسليم المهمات.
2) المستخلص الختامي: بالإضافة إلى المستندات المطلوبة بالمستخلص الجاري يرفق أصل تعميد المقاول بالترسية وصورة لكل من شهادة السعودة سارية المفعول وأصل خطاب مكتب العمل بعدم وجود قضايا عمالية.

الإجراءات:
1) إصدار بطاقة مستخلص (بيان أوامر الصرف).
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.


الضوابط:
2) توفراعتماد البند المختص عند إبرام العقد.
3) أرفاق أصل خطاب الضمان النهائي.
4) أرفاق نسخة أصلية من المستندات التالية:-
‌أ- صورة من محضر الترسية.
‌ب- صورة من التعميد.
‌ج- صورة جدول التحليل.
‌د- صورة من عروض المقاولين.
هـ صورة من السجل التجاري ساري المفعول.





إستلام الضمان النهائي وتمديده ومصادرته والإفراج عنه


تعريف: هوضمان نهائي يمثل (5%) من قيمة العقد الإجمالية0

النماذج:
1) خطاب من إدارة المناقصات والمشتريات بإستلام أصل خطاب الضمان النهائي 0
2) خطاب من الإدارة المالية للبنك بطلب التمديد أو المصادرة أو الإفراج أو التخفيض وفق نموذج معين.
3) في حالة الإفراج عن الضمان النهائي يرفق الآتي:-
‌أ- محضر الإستلام النهائي للمشروع0
ب-خطاب يفيد بعدم وجود عهد على المقاول عند الإفراج عن الضمان وأنة تم الإستلام النهائي للمشروع0
4) خطاب من المتعهد بطلب الإفراج عن الضمان مرفقاً خطاب من مكتب العمل يتضمن تسوية أوضاع العمالة




الإجراءات:
1)تحتفظ الإدارة المالية بأصل الضمان النهائي حتى يتم الإفراج عنه أو مصادرته أو تخفيضه أو تجديده حسب النظام, وفقاَ للنموذج المعد خصيصاً لذلك0
2) في حالة الإفراج عن الضمان يعد إقرار من الإدارة بعدم وجود عهد نقدية على المتعهد0

الضوابط:
1) عند إستلام الضمان النهائي يشترط وجود نسخة أصلية من العقد0
2) عند الإفراج عن الضمان يشترط انتهاء الأعمال المتعاقد عليها في حالة التوريد, أما الأعمال الأخرى (العقود المختلطة ) فيرفق خطاب بتصفية أوضاع العمالة من مكتب العمل 0
3) مراجعة مدى صلاحية الضمان ومخاطبة البنك قبل أنتهاء صلاحية بثلاثة أشهر وفق صيغة معينة حددها النظام0








تنازل المتعهد للبنك

تعريف: هو تنازل من المتعهد للبنك يتضمن موافقته على تحويل مستحقاته عن العقد مناولة البنك.

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج :
1) صورة خطاب من المتعهد يتضمن موافقته على تحويل مستحقات العملية مناولة البنك0
2) صورة من البنك يؤيد ذلك التنازل0

الإجراءات:
1) تصدر الإدارة المالية خطاب للبنك المتنازل إليه يتضمن موافقتها على التنازل0
2) تحويل كافة مستحقات المتعهد لهذه العملية للأعمال الأساسية والإضافية - إن وجدت -باسم المتعهد مناولة البنك بموجب أمر إعتماد الصرف0
3) تحتفظ الإدارة المالية بصورة خطابها إلى البنك بلإضافة إلى أصل خطاب المتعهد وأصل خطاب البنك في ملف العملية0

الضوابط:
4) أن يكون خطاب المتعهد بالتحويل أو التنازل مصدقاً من الغرفة التجارية0
5) يحدد المبلغ المتنازل عنه0
6) يحدد رقم حساب المتعهد لدى البنك.








تنازل المتعهد للغير

تعريف: هو تنازل من المتعهد للغير سواء فرداً أو مؤسسة أو شركة شريطة أن يكون ذلك التنازل وفق التعليمات المالية المتبعة نظاماً0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) خطاب من المتعهد بصرف جزء أو كل مستحقاته لأي شخص سواء عن العملية المتعاقد عليها أو غيرها مناولة السادة .../...../0
2) خطاب التنازل وفق بيانات محددة0

الإجراءات:
1) تعد الإدارة المالية أمر إعتماد صرف بإستقطاع المبلغ من مستحقات المتعهد وتحويلها للشخص المتنازل .
2) تحتفظ الإدارة المالية بأصل التنازل في ملف العملية0
الضوابط:
يشترط أن يكون خطاب التنازل مصدقاً من الغرفة التجارية خلال فترة نظامية لاتزيد عن عا









التأثير بالإرتباط


تعريف: هو حسم المبلغ المصروف أو المطلوب تسديده من إعتماد البند المختص بالميزانية0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) أمر إعتماد الصرف (التوقيع بوجود وفرفي البند المؤدى علية النفقة من الموظف المختص)0
2) إذن التسوية (التوقيع بوجود وفر من الموظف المختص)0

الضوابط:
1) الإستحقاق للسنة المالية أووجود وفر في سنة الاستحقاق بالنسبة للسنوات المالية الماضية0
2) وجود وفر في الإعتماد أو الإرتباط0




الارتباط باوأمر الإركاب

تعريف: هو حجز مبلغ بالختم على أمر الإركاب حتى يتم إرسال المطالبة إلى مكتب الخطوط السعودية لإصدار التذكرة0
الجهة المختصة: الإدارة المالية 0
النماذج:
1)أمر إركاب حكومي يرد من إدارات الجهاز المركزي أو الجهات الأخرى التابعة للوزارة0
2) أرفاق أصل القرار0
الإجراء:
يتم الارتباط بقيمة أمر الإركاب ويوقع من الموظف المختص ومدير الإدارة المالية أو مدير الجهة خارج الجهاز المركزي.
الضوابط:
1) التأكد من تدوين تسعيرة الخطوط السعودية من قبل مكتب المبيعات وإرفاق أصل القرار الذي بموجبة منح أمر الإركاب0
2) يحسم مبلغ أمر الإركاب من الارتباط الخاص به0
3) تدوين رقم الحساب الموحد للوزارة0
4) سحب التذكرة للخارج بعد التسعيرة بعشرة أيام كحد أقصى0
5) خط السير في القرار يتوافق مع أمر الاركاب0
6) التأكد من الدرجة المستحقة عند الارتباط





قطع وسيلة دفع أو حوالة

تعريف: تعد وسيلة الدفع( أمردفع أو حوالة) آلياً.

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) أمردفع0
2) حوالة0

الإجراءات:
1)أمر إعتماد الصرف مستوفى التواقيع من ذوي الاختصاص وأصحاب الصلاحيات ويتم سحب أمر الدفع أو الحوالة علية بأرقام متسلسلة وتسجل في خانته المعدة لذلك0
2) في الحاسب الآلي يتم إدخال رقم الحصر لأمر اعتماد الصرف وبالنسبة لأمر الدفع يتم إدخال (نوع العملة /رقم المقاول إذا كان مستحقات شركات وإختيار نوع النفقة :
‌أ- إذاكان رواتب أو أقساط رواتب تكون نوع النفقة رقم (1)
‌ب- إذكان مستحقات شركات أو مؤسسات تكون نوع النفقة رقم(2)
‌ج- إذاكان لشخص بعينه تكون نوع النفقة رقم (3)
‌د- إذا كانت النفقة لا تمثل إي من الفقرات أعلاه يكون النفقة رقم (4)0
4)إذا كانت عدة أوامر صرف تتطلب أمر دفع واحد يتم إدخال حصر كل أمر اعتماد الصرف في الحاسب الآلي ثم مطابقة صافي المبلغ والحسميات وعدد أوامر الصرف وجهة الإستحقاق مع شريط الجمع المرفق0
5)يعتمد أمر الدفع أو الحوالة بعد استكمال التواقيع من أصحاب الصلاحية0

الضوابط:
لايتم سحب أمر الدفع أو الحوالة على أمر اعتماد الصرف مالم يتم التأكد من توفر المبلغ في رصيد البند المختص وحسمه0






الشيكات الواردة من وزارة المالية


تعريف: هي المستحقات التي قطع بموجبها أوامر دفع ويرد لها شيكات من وزارة المالية 0

الجهة المختصة: الإدارة المالية.

النماذج:
الشيك الوارد من وزارة المالية0

الإجراءات:
1) يصدر شيك لكل أمر دفع من وزارة المالية بموجب بيان تسلسلي يومي .
2) يرسل الشيك إلى جهات الاستحقاق وفق خطاب مع بيان يوضح إفراديات وإجماليات المطالبة على أن توضح خطابات الشيكات( نظام سريع أو باسم المستفيد الأول أو مناولة البنك) الذي يودع في البنك لحساب الجهة وإشعارهم أو باسم منشأة خاصة وأفرد تسلم من الإدارة
3) خطاب لإرسال الشيكات0
4) بيان مكونات أمر الدفع والشيك.


الضوابط:
1) تسديد أوامر الدفع عند ورود شيكاتها من وزارة المالية وتأخذ رقم صادر مباشرة ترسل إلى جهاتها0
2) التأكد من محتويات أوامر الصرف والدفع (المبالغ والجهة المستفيدة والإيداع ) ومطابقتها مع الشيك0
3) تطابق مسحوبات أوامر الدفع مع الشيكات مع أرصدة وإفراديات جاري وزارة المالية سنويا ويعد محضر يرفق مع الحساب الختامي للوزارة.







متابعة مستحقات الموظفين المنتهية علاقتهم بالوزارة



تعريف: هو تعويض خدمات أو إجازات وكافة مستحقات الموظفين المنتهية علاقتهم بالوزارة والتي أعدت عليها أوامر اعتماد صرف0

الجهة المختصة: الإدارة المالية.

النماذج:
بيانات تفصيلية وإجمالية توضح كافة مستحقات المتقاعدين المطلوب صرفها حتى تاريخ إعداد التقرير0

الإجراءات:
1) تعد بيانات لكل مستحق حسب الصرف من البند المختص يتم التأكد من كافة المستندات (مبلغها ونوع النفقة وجهتها واسم المستفيد)0
2) يعد خطاب مع البيان لإدارة الميزانية لمناقشة المختصين في وزارة المالية لتدبير المبالغ اللازمة للصرف وإجازتها.




الضوابط:
1) يتم الإحتفاظ بأوامر إعتماد الصرف ومتابعة الخطاب المعد لإدارة الميزانية حتى يتم تدبير المبالغ اللازمة وإجازة صرفها من وزارة المالية0
2) الإرتباط بقيمة أمر اعتماد الصرف وحسمه من اعتمادات البند المختص, حال الموافقة بإجازة الصرف وتدبير مبالغ لذلك لها.