صرف مستحقات القهوة والشاي


تعريف:هي المبالغ المالية التي تصرف لمن يقوم بإحضار مستلزمات القهوة والشاي لمكتب معالي الوزير وأصحاب السعادة الوكلاء وضيافة الوفود الأجنبية0
الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) فاتورة بالمستلزمات تمثل التكاليف الإفرادية والاجمالية0
2) خطاب من الجهة بطلب الصرف وإسم المستفيد0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1)إقتصار الصرف على من تصرف له النفقة وفقاً للتعليمات المنظمة للصرف.
2)توفر المبلغ في إعتماد البند المختص السنة المالية.




صرف مستحقات الفنادق

تعريف: هي المبالغ التي تصرف لقاء الضيافة أو الحفلات التي تنظمها الوزارة لضيوفها.

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج
1) موافقة صاحب الصلاحية على إقامة الحفلات أو الضيافات أو السكن ودفع تكاليفها0
2) تعميد الفندق مع تحديد مدة الضيافة و السكن وعدد الضيوف والتكاليف لكل فرد و المجموعة0
3) فاتورة من الفندق تمثل افراديات الخدمة والاجمالي0
4) خطاب تأييد بطلب الصرف من الجهة الحكومية0
5) السجل التجاري ساري المفعول حتى تاريخ صرف النفقة0
6) الارتباط مسبقاً من الإدارة المالية بالنفقة0

الإجراء:

إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط:
1) أن لاتشمل إقامة الوفود تكاليف المكالمات الهاتفية0
2) توفر المبالغ في اعتمادات البنود المختصة والاستحقاق للسنة المالية ووجود وفر في سنة الاستحقاق.



صرف مساهمات المملكة في المنظمات الدولية


تعريف:هي المبالغ التي تدفع كمساهمة من المملكة(ممثلة بالوزارة) في المنظمات الدولية حسب اختصاصها .

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0


النماذج :
1) إرفاق صورة من الأمر السامي أو قرار مجلس الوزراء بالموافقة على صرف مبلغ مساهمة المنظمة .
2) أصل الارتباط بالمبلغ0
3) محضر يحدد مساهمة المملكة في المنظمات الدولية وفق الميزانية العامة للوزارة و’معد من قبل إدارة العلاقات الخارجية بمكتب معالي الوزير وإدارة الميزانية ومعتمد من سعادة المستشار والمشرف العام بمكتب معالي الوزير ويوضح سنة الصرف والعملة التي يصرف بهاالاستحقاق ومقدارها0



الإجراءات:
1) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
2) ترجمة الشيك إلى اللغة الأجنبية من مؤسسة النقد وإصداره بالعملة المطلوبة.
3) إرسال الشيك إلى إدارة العلاقات الخارجية بالوزارة حسب الاختصاص لإرساله من قبلهم للمنظمة وإشعار الإدارة المالية بذلك.

الضوابط:
1) التأكد من ميزانية الوزارة والتعليمات الواردة فيها عن الجهات التي تصرف لها هذه المساهمات ومسمياتها0
2) التأكد من مساهمة المملكة بالعملة الأجنبية وما يعادلها بالريال السعودي0
3) مراعاة إرسال أمر الدفع إلى وزارة المالية قبل العشرين من كل شهر هجري منعاً لحدوث فرق العملة.







صرف رسوم التأشيرة


تعريف:تعويض الموظف عما دفعه مقابل حصوله على تأشيرة من سفارة الدولة التي يكلف بالسفرإليها0

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) صورة من قرار التكليف0
2) صورة من التأشيرة0
3) سند الإستلام الذي يفيد بدفع المبلغ من قبل الموظف 0
4) مطالبة الموظف0
5) صورة من وثيقة إنهاء المهمة 0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.

الضوابط:
التأكد من سنة الإستحقاق.




صرف رسوم الدورات التدريبية


تعريف:مايصرف للجهات التي تعقد دورات تدريبية لموظفي الوزارة أو مقابل مادفعة الموظف كرسوم إشتراك.

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) أصل موافقة معالي الوزير0
2) أصل المطالبة من الجهة0
3) يرفق المتدرب فاتورة إيصال إستلام مصدق من الجهة التي عقدت الدورة0
4) صورة من الشهادة التدريبية0
5)صورة من قرار الإبتعاث للتدريب.
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.

الضوابط
1) عدم وجود جهات داخلية تابعة لأي جهة حكومية تعقد مثل هذه الدورات0
2) في حالة تجاوز الدورة التدريبية (14)يوماً يلزم إرفاق موافقة لجنة الإبتعاث والتدريب بوزارة الخدمة المدنية0
3) توفر المبالغ في البنود المختصة والإستحقاق للسنة المالية







صرف مستحقات تأليف الكتب والمنشورات والمطويات وشراء الكتب


تعريف:هي المبالغ المالية التي يتم دفعها للمؤلفين أو الناشرين ثمناً للكتب المؤلفة أو المنشورة أو المطويات والنشرات الخاصة بنشاط الوزارة0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج :
1)توصية من اللجنة المشكلة بالموافقة على دفع تكاليف التأليف أوالشراء0
2)موافقة صاحب الصلاحية0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
1)أن يكون محتوى الكتاب ضمن مجال نشاط الوزارة وإختصاصها0
2) حدد النظام تكاليف كل منشورة قبل الإصدار أو بعده وفق معايير محددة0
3)إذا كان المؤلف موظف أو متعاقد مع داخل الوزارة بأي صفة فيشترط أن لايكون ذلك من ضمن مجال عمله0





صرف مستحقات الإعلانات التجارية



تعريف: هي المبالغ التي تدفعها الوزارة للصحف المحلية مقابل إعلاناتها عن المنافسات والمناقصات الحكومية على تنفيذ مشاريعها الخاصة.

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) التعميد بطلب الإعلان0
2) فاتورة من المؤسسة بالمبلغ المستحق0
3) نسخة أصلية من الصحيفة موضحاً بها الإعلان0
4) الارتباط بالنفقة0

الإجراء:

إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
1)يحدد في التعميد حجم الإعلان وبموجبة يحدد التكلفة0
2)أن يكون المشروع المطلوب الإعلان عنه ضمن مشاريع الوزارة المعتمدة أو قيد الدراسة0





صرف مستحقات الصحف والمجلات


تعريف: هي المبالغ المالية التي تصرف للاشتراك السنوي في الصحف والمجلات لصالح منسوبي الوزارة وإداراتها0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) فاتورة الاشتراك من المؤسسة الصحفية محددا بها فترة الإشتراك والأعداد التي سوف يتم تأمينها0
2) خطاب مطالبة من الجهة0
3) الإرتباط بالنفقة من إدارة الميزانية0
4) موافقة صاحب الصلاحية على التعميد والتوزيع.

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.

الضوابط
توفر مبالغ في إعتمادات البنود المختصة0






تأمين السيارات والمعدات بدون عقد


تعريف:هي المبالغ المالية التي تصرف مقابل تأمين السيارات والمعدات لصالح أعمال الوزارة 0

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) خطاب التعميد0
2) خطاب الارتباط بالمبلغ.
3) السجل التجاري ساري المفعول0
4) صور من شهادة الزكاة والدخل وشهادة التأمينات الإجتماعية سارية المفعول في حالة تجاوز المبلغ (100,000)ريال .
5) عروض المؤسسات والشركات المتقدمة للمنافسة مع صورة من سجلاتها التجارية0
6) محضر لجنة فحص العروض 0
7) موافقة المراقب المالي المسبقة على التأمين0
8) صورة من البطاقة الجمركية0
9) للسيارات الفخمة ترفق موافقة وزارة المالية 0
10) صورة من بطاقة الاستمارة 0
11) نموذج الإستلام رقم (3)مع إيضاح الرقم الوزاري للسيارة0
12) محضر فحص الأعيان المؤمنة ومطابقتها للمواصفات.
13) فاتورة المطالبة من الشركة0
14) موافقة صاحب الصلاحية0
15) محضر الإستلام المؤقت0
16) في حالة تأمين معدة زراعية يتطلب الصرف إرفاق لوحة حكومية من الإدارة العامة للمرور0

الإجراءات:
1) إعداد بيان حركة الصرف وطباعته آلياً0
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1) توفر الاعتماد المختص بالميزانية0
2) الارتباط بالمبلغ قبل التعميد0
3) حدد النظام هياكل السيارات المطلوب تأمينهاومبالغها كحد أعلى.


صرف الإعانات الزراعية



تعريف: هي المبالغ المالية المخصصة لصرف الإعانات الزراعية للمزارعين وتصرف للإدارات العامة بالمناطق والمديريات بالمحافظات لصرفها لمستحقيها.

الجهة المختصة: الإدارة المالــية

النماذج:
1) موافقة صاحب الصلاحية على صرف الإعانات بموجب بيان بالمبالغ المنصرفه لكل جهة وتحدد سنة الإستحقاق ونوع المحصول .
2) بيانات ووثائق الخرص وشهادة الزكاة0
3) كشف مرفق باسم صاحب الاستحقاق وبياناته0
4) صورة من بطاقة الأحوال الشخصية وبيانات حساب البنك للمستفيد(المزارع)0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1) مطابقة اسم صاحب الاستحقاق مع وثيقة الخرص0
2)صورة من شهادة الزكاة والدخل ورقم الحساب البنكي0







التكليف المباشر بدون عقد


تعريف:هي عملية التأمين أو التكليف لتأمين احتياجات الجهة بالتكليف المباشر بدون عقد بمبلغ (300,000)ريال فأقل ماعدا المنصوص عليها في المادة (69)من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية الصادرة بقرار وزير المالية رقم 362وتاريخ 20/02/1428هـ 0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) التعميد أو أمر شراء في (حالة شراء وقود من محطات الوقود)0
2) فاتورة الشركة أو المؤسسة.
3) محضر إستلام نموذج رقم (3) أو مذكرة إستلام أعيان
4) السجل التجاري للشركة أو المؤسسة 0
5) عروض الأسعار بحيث لا تقل عن ثلاثة عروض مقدمة من شركات أو مؤسسات متخصصة مع صورة من سجلاتها التجارية.
6) محضر الإستلام المؤقت0
7) في حالة الأعمال الإنشائية يرفق مايلي:-
‌أ- محضر تسليم الموقع وخلوه من المعوقات0
‌ب- محضر الإستلام الابتدائي بعد الانتهاء من عملية الإنشاء0
‌ج- مستخلص بالأعمال حسب المواصفات وجدول الكميات التفصيلية0
‌د- محضر الإستلام النهائي (يرفق بعد مضي سنة من تاريخ الإستلام الابتدائي)0
8) محضر موافقة لجنة فحص العروض المشكلة بموافقة معالي الوزير وفقاَ للمادة (45)من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية إذا تجاوز مبلغ الشراء (30000)ريال.
9) الارتباط بالمبلغ .
10) في حالة تأمين المحروقات يلزم إرفاق الفواتير اللازمة من محطات الوقود0
11) صور من شهادة الزكاة والدخل و شهادة التأمينات الاجتماعية إذا تجاوزت تكاليف الخدمة (100,000)ريال .

الإجراءات:
1)إعداد بيان حركة الصرف وطباعته آلياً0
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
1) أن لايكون التكليف بالمقطوعية مخالفة لقرار وزارة المالية رقم 12/5999وتاريخ 11/04/1393ورقم 17/674وتاريخ 28/01/1406هـ بحيث يكون التعميد موضحاً بنود التكليف وأسعارها وكذلك المواصفات المعدة موضحة ومفصلة0
2) أن تكون صيغة التعميد وفقاً للصيغة المعتمدة وان يتضمن مدة التكليف والقيمة الإجمالية والافرادية والأعمال المطلوبة وتوثيق التعميد بالرقم والتاريخ0
3) تأمين الأعيان لابد من تسجيلها لدى إدارة المستودعات العامة بالوزارة.
4) أن تكون الشركة أو المؤسسة التي عمدت بالتنفيذ تمارس نفس النشاط بالسجل التجاري وكذلك الشركات والمؤسسات التي تقدمت بعروضها للمنافسة وان تكون سارية المفعول عند الصرف0






تعويضات الأملاك المنزوعة


تعريف: هي المبالغ التي تدفع نظير نزع الأملاك الخاصة لصالح مشاريع الوزارة 0

الجهة المختصة: الإدارة المـــالية.

النماذج:
1) محضر اللجنة الفنية محدداَ فيها عدد الأمتار المنزوعة0
2) محضر تحديد مبلغ التعويض0
3) صورة من صك الملكية0
4) صورة بطاقة الأحوال لصاحب الملك أو وكيله الشرعي مع إرفاق صورة صك حصر الورثة وصورة الوكالة الشرعية وبطاقة الأحوال للوكيل الشرعي في حالة وفاة صاحب الملك0
5) موافقة صاحب الصلاحية على نزع الملكية لصالح الوزارة0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0




صرف السلف/ مستديمة و مؤقتة

تعريف: هي مبالغ مالية مصروفه من خزينة الدولة كعهدة نقدية في ذمة موظف محدد لزمن محدد لغرض محدد, ولا تنشأ السلفة إلابعد موافقة صاحب الصلاحية على صرفها, والإرتباط بقيمتها على البند المختص ولتسديد سابقتها (الفقرة الخامسة من المادة السادسة من تعليمات الميزانية) وتنقسم بحسب طبيعتها إلى سلف مستديمة وسلف مؤقتة بحسب البند الذي تصرف منه, وتصرف لمواجهة المتطلبات العاجلة والضرورية0

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) موافقة صاحب الصلاحية على صرف السلفة0
2) الإرتباط بمبلغ السلفة مسبقاً0
3) خطاب من الجهة بطلب السلفة يتضمن أسم من تصرف بإسمه السلفة رباعياً0
4) بيان بتسديد السلفة السابقة0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1) أن يكون من تصرف باسمة السلفة إذا تجاوز المبلغ (25000)ريال وكانت سلفه مستديمة أميناً للصندوق أو مأمور صرف خاضع( لنظام مباشرة الأموال العامة)
2) لابد من إيضاح الغرض من السلفة بالارتباط وخطاب موافقة صاحب الصلاحية على صرف السلفة وفقاً لما يصرف على البند المرتبط عليه لصرفها والوارد في تعليمات الميزانية0








تسديد السلفة

تعريف:هو تسديد العهد المالية التي تصرف كسلفة بعد إنتهاء الغرض الذي صرفت من أجله, أو قرب انتهاء المدة النظامية التي توجب التسديد قبلها0

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج
في حالة الصرف من السلفة فيرفق جميع المسوغات النظامية التي تجيز صرف المبلغ وكأنة اً رسمياً 0
1)خطاب من الجهة بطلب التسديد يوضح رقم أمر الدفع وتاريخه المنصرفة بموجبه السلفة0
2)أوامر الإعطاء موقعه من صاحب الحق والموظفين المختصين وصاحب الصلاحية0
3)في حالة تسديد بواقي السلف فيرفق إشعار الإيداع بخطاب من الجهة يشير إلى رقم أمر الدفع المنصرف بموجبه السلفة وطلب إنزاله من العهدة طرف الجهة0


الإجراء:
إعداد إذن التسوية وطباعته آلياَ0


الضوابط
1) أن تكون مستندات كل سلفة مصروفه بأمر دفع مستقل يطلب بتسديدها بخطاب مستقل أيضاً0
2) أن تكون خلال السنة المالية المنصرف بها السلفة أو خلال الفترة المتممة حتى أخر يوم في إيداع البواقي حسب التعليمات المالية المنظمة لذلك0
3) أن يتم تسجيل الأعيان بإدارة المستودعات العامة0






التعويض عن السلفة المستديمة

تعريف هو تعويض من صرفت السلفة المستديمة بإسمه عن المبلغ المنصرف منها حسما على مصروفات بنود الميزانية المختصة كلما قاربت السلفة على النفاد حتى نفاد كامل المخصص للإدارة للجهة.

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) خطاب من الجهة يتضمن طلب التعويض 0
2) أوامر الإعطاء موقعاً عليها بإستلام المبلغ من مقدم الخدمة والموظف المختص ومسؤول الشؤون المالية المسؤول عن السلفة بالصرف إضافة إلى سند القبض للمبلغ من صاحب الحق المتعهد0
3) مسوغات الصرف النظامية التي تجيز صرف المبلغ من بنود مصروفات الميزانية وكأنه اً رسميا0
4) كشف استعاضة يتم التوقيع علية من الموظف المختص وصاحب الصلاحية وختمه بالختم الرسمي0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط
1) الإرتباط بإجمالي المبلغ المخصص للجهة0
2) وجود وفرفي مخصص الجهة التي تطلب التعويض من البند المختص يسمح بالصرف 0
3) فهرسة وتسلسل محتويات مستندات التسديد0
4) تحال مستندات التسديد من الجهة المسددة إلى إدارة المستودعات العامة لتسجيل الأعيان إن وجدت0
5) في نهاية السنة المالية وخلال الفترة المتممة لابد من سداد السلفة بالكامل0