إستلام المعاملات الواردة
تعريف: هي المعاملات المحالة من مركز الاتصالات والمحفوظات المركزية أو الإدارات الأخرى داخل الوزارة0
الجهة المختصة: الإدارة المالية 0
النماذج:
الخطابات والمرفقات 0
الإجراءات:
1) إدخال رقم القيد0
2) يتم إستلام المعاملة بعد التأكد من موضوعها0
3) التأكد من مرفقات المعاملة 0
الضوابط:
التأكد من ورود المعاملة للإدارة حسب الاختصاص.
إحالة المعاملات الواردة
تعريف: هي المعاملات التي يتم إحالتها إلى الشعب وكذلك إحالتها من الشعب إلى مركز الاتصالات دخل الادارةأو إلى الإدارات داخل جهاز الوزارة المركزي0
الجهة المختصة:الإدارة المالية 0
النماذج:
الخطابات ومرفقاتها0
الإجراءات :
1) التأكد من مرفقاتها ومحتويتها0
2) التأكد من رقم القيد وتاريخه وأسم المستفيد.
3) التأكد من أن المعاملة قد تم إحالتها آلياً إلى الخدمات الإدارية من الشعب0
الضوابط:
التأكد من تسديد القيد لدى مركز الاتصالات والمحفوظات المركزية.
الإجازة الاضطرارية
تعريف: هي الإجازة التي يحق للموظف التمتع بها مجتمعة أو منفصلة ولمدة (خمسة) أيام في السنة المالية 0
الجهة المختصة: الإدارة المالية 0
النماذج
نموذج الإجازة المعد لذلك .
الإجراءات:
1) تعبئة القسم (أ) من الموظف وتوقيع رئيسة بالموافقة0
2) تعبئة القسم (ب)و(ج) من قسم الخدمات الإدارية متضمناً رصيد الموظف من الإجازة وتوقيع رئيس قسم الخدمات الإدارية0
3) إحالتها إلى مدير عام الإدارة المالية لإعتمادها .
4) حفظها في ملف الموظف وإشعاره بذلك والتأشير في بيان الحضور والانصراف.
الضوابط:
1)وجود رصيد يسمح بالإجازة 0
2) موافقة رئيسة المباشر على تمتعه بالإجازة
الإجازة الاعتيادية
تعريف: هي الإجازات التي حددها النظام بخمسة أيام فأكثر خلال العام وفقاً لنظام منح الإجازات الاعتيادية.
الجهة المختصة: إدارة شؤون الموظفين 0
النماذج
نموذج طلب إجازة اعتيادية .
الإجراءات :
1) تعبئة كافة الخانات في نموذج طلب الإجازة0
2) تدوين رصيد الموظف من إدارة شؤون الموظفين0
3) موافقة الرئيس المباشر0
4) صدور موافقة صاحب الصلاحية 0
5) إحالتها إلى إدارة شؤون الموظفين لإصدار قرار الإجازة0
6) حفظ صورة من هذه الموافقة في ملف الموظف0
7) يحفظ قرار الإجازة في ملف الموظف أو صورته في حال طلب الموظف صرف راتبها مقدماً0
الضوابط:
1)وجود رصيد يسمح بإلإجازة0
2)موافقة الرئيس المباشر على التمتع بها.
الإجازة المرضية
تعريف: هي الإجازة التي تمنح للموظف نظاماً عند مرضه0 وفق ضوابط محددة نظاماً0
الجهة المختصة: إدارة شؤون الموظفين 0
النماذج:
1)تقرير طبي مستوفي الشروط حسب النظام 0
2) خطاب إحالة إلى إدارة شؤون الموظفين بطلب الموافقة على منح الموظف للإجازة0
الإجراءات :
1) إصدار خطاب من جهة الموظف إلى الجهة الصحية بالموافاة عن حالة الموظف0
2) في حال الرد من الجهة الصحية يتم إحالتها إلى إدارة شؤون الموظفين لإصدار القرار0
3) بعد صدور قرار الإجازة المرضية يتم تزويد الإدارة المالية بأصل القرار ويحفظ في ملف الموظف0
4) التأشير على بيان الحضور والانصراف بتمتع الموظف بإجازة مرضية0
الضوابط:
1) إرفاق تقرير طبي عن حالة الموظف خلال فترة غيابة0
2) موافاة الإدارة بالإجازة المرضية من مستوصف أو مركز صحي أو مستشفى حكومي أو أهلي عن حالة الموظف وفقاً للضوابط الصادرة من
وزارة الخدمة المدنية0
3) بعد مباشرة الموظف يجب إحضار التقرير الطبي 0
4) يحق للإدارة التأكد من صحة بيانات التقرير .
تأمين الأدوات المكتبية اللازمة
تعريف:هو تأمين احتياجات الإدارة من المستلزمات المكتبية من الإدارة المختصة0
الجهة المختصة:إدارة المستودعات العامة.
النماذج:
خطاب من الإدارة يوضح بشكل تفصيلي الاحتياجات المطلوبة0
الإجراءات :
1) حصر المواد المكتبية والمستلزمات المطلوب تأمينها0
2) إعداد خطاب شامل بجميع احتياجات الإدارة.
3) يتم عرضها على مدير عام الإدارة المالية لأخذ الموافقة على طلب تأمينها0
4) يتم مخاطبة الإدارة المختصة لتأمين الاحتياجات0
5) بعد إستلام المستلزمات من الإدارة المختصة يتم حفظها في مستودع الادارة0
6) يتم فرز وتوزيع المستلزمات على الشعب والأقسام حسب الحاجة بتوجيه من مدير عام الإدارة المالية0
تعريف:هو تأمين احتياجات الإدارة من المستلزمات المكتبية من الإدارة المختصة0
الجهة المختصة:إدارة المستودعات العامة.
النماذج:
خطاب من الإدارة يوضح بشكل تفصيلي الاحتياجات المطلوبة0
الإجراءات :
1) حصر المواد المكتبية والمستلزمات المطلوب تأمينها0
2) إعداد خطاب شامل بجميع احتياجات الإدارة.
3) يتم عرضها على مدير عام الإدارة المالية لأخذ الموافقة على طلب تأمينها0
4) يتم مخاطبة الإدارة المختصة لتأمين الاحتياجات0
5) بعد إستلام المستلزمات من الإدارة المختصة يتم حفظها في مستودع الادارة0
6) يتم فرز وتوزيع المستلزمات على الشعب والأقسام حسب الحاجة بتوجيه من مدير عام الإدارة المالية0
هو تأمين احتياجات الإدارة
تعريف: هي العهد العينية الغير صالحة للإستخدام والتي يلزم إعادتها إلى إدارة المستودعات العامة0
الجهة المختصة:إدارة مراقبة المخزون.
النماذج:
1) خطاب بطلب إنزال العهد0
2) بيان تفصيلي بتلك العهد0
الإجراءات:
1) إعداد خطاب لإدارة المشاريع والصيانة للكشف على الآلة0
2) يعدد تقرير من الإدارة المختصة عن حالة العهدة ومدى صلاحيتها من عدمه0
3) بعد الكشف على العهدة والتوجيه إصلاحها أو إعداد تقرير بعدم صلاحيتها0
4) بعد أن يتم إعداد التقرير بعدم صلاحيتها يتم إعادتها إلى إدارة المستودعات العامة وإزالتها من سجلات الإدارة
5) مراجعة دورية للتأكد من العهد العينية التي على الإدارة في حالة الإستلام والتسليم 0
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً
تعريف: هو مستند الصرف الرسمي الذي لايمكن أن يتم صرف مبالغ نقدية بدونه والذي يتضمن المبلغ والبند وإجمالي المبلغ والاستقطاع منه والصافي المنصرف للمستفيد ويوقع علية أصحاب الصلاحية بعد توقيع الموظفين المختصين0
الجهة المختصة: الإدارة المالية .
النماذج:
جميع المستندات المطلوبة لصرف كل نفقة والتي سوف ترد تحت مسمى صرف بشكل مفصل في هذا الكتاب0
الإجراءات:
الحصر"الجزء الأول من الشاشة الأولى ويتضمن "
1)طريقة الصرف(شيك شخصي باسم المستفيد أو مناولة طرف اخر أو تحويل للحساب(نظام السريع)0
2)المرفقات (عدد الورق,كيس,شنطة,ظرف)0
3)نوع العملة إن كانت أجنبية وما يعادلها بالريال0
4)اسم المستفيد (فرد أو جهةأو منشأة أو مناولة)0
5)تسجيل السجل التجاري0
6)البيان(إيضاح عن نوع النفقة ومصدرها وجهتها وفترتها)0
إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً
تعريف: هو مستند التسوية الرسمي الذي لايمكن تسوية الحسابات بدونه والذي يتضمن إجمالي المبلغ والافرادي للبنود والحسابات في الجانب الدائن والمدين ويوقع عليها أصحاب الصلاحية بعد توقيع المختصين0
الجهة المختصة: الإدارة المالية .
النماذج:
جميع المستندات المطلوبة لتسوية كل نفقة أو حساب والتي سوف ترد تحت عملية بشكل مفصل في هذا الكتاب تحت مسمى تسديد أو تسوية 0
الإجراءات:
الحصر"الجزء الأول من الشاشة الأولى ويتضمن "الخانات الواجب تعبئتها"
1)نوع المستند :يؤشر على أيقونة(أذن التسوية).
2)المرفقات نقرتين لعرض الصورة في صفحة مستقلةعدد الورق,كيس,شنطة,ظرف).
3)اسم المستفيد: من التسوية (فردي أومنشأة أو جهة ).
4)البيان :الذي يوضح نوع التسوية وفترتها0
الجزء الأخير من الشاشة الأولى ويتضمن.:
1)المسلسل الذي يؤشر لعدد المستندات المدخلة 0
) رقم الوارد وتاريخه و إجمالي القيمة 0
3)رقم الجهة المستفيدة مسمى الجهة ثم يتم الحفظ من خلال الضغط بـ) (f10وآليا من خلال البيانات الضغط على حركة الارتباط أسفل الشاشة للانتقال إلى الشاشة الثانية0
الشاشة الثانية :-
أ) الارتباط على مصروفات الميزانية أوغيرها من الحسابات بالمبلغ المطلوب تسويته من خلال الذهاب إلى خانة المدين وتدوين المبلغ الإجمالي للعملية إن كانت بند واحد أو تكرار العملية إن كانت أكثر من بند ثم الانتقال مباشرة إلى الارتباط وتدوين رقمه إن وجد ثم يليه رقم البند الذي سوف يتم الحسم منه في عملية التسوية ويمكن إيجاده آليا وعند الانتهاء من تسجيل الجانب المدين للعملية ينتقل مباشرة إلى السطر الثاني إلى الجانب الدائن لتسجيل المبلغ ثم ينتقل إلى الأيقونة الثانية لتسجيل رقم الحساب المطلوب وعند الانتهاء بحفظ البيانات بـ(f10)أو الانتقال مباشرة إلى طباعة أذن تسوية والتوقيع عليها من المختصين وأصحاب الصلاحية .
الضوابط:
1)تدقيق المستندات والتأكد من محتوياتها ومراجعتها حسابيا ومستندياَ وموضوعياَ قبل إدخال بياناتها محاسبياُ0
صرف مستحقات الخطوط الجوية السعودية
تعريف: ما يصرف للخطوط الجوية العربية السعودية مقابل قيمة أوامر الإركاب الصادرة من الوزارة وفروعها0
الجهة المختصة: الإدارة المالـــية.
النماذج:
1) أمر الإركاب الصادر من الوزارة وفروعها0
2) خطاب المطالبة الواردة من الخطوط 0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط
1) الارتباط بقيمة أمر الإركاب مسبقاً.
2) الإلتزام بدرجة الإركاب وخط السير للموظفين حسب النظام0
صرف أجور الدور
تعريف: مايصرف من مبالغ مالية مقابل إستئجار الدور لصالح أعمال الوزارة وفروعها0
الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0
النماذج :-
1) موافقة صاحب الصلاحية على الإيجار أو تجديد العقد سنوياً والمعد من قبل لجنة أجور الدور0
2) إرفاق ثلاث نسخ أصلية للعقد المبرم مع صاحب المبنى مع تحديد فترة العقد لمدة عام0
3) صورة من صك الملكية0
4) صورة من بطاقة الأحوال المدنية0
5) خطاب من صندوق التنمية العقاري يفيد بعدم وجود مبالغ مالية متأخرة أوليس لديه قرض للصندوق وإن وجدت مبالغ مالية فتحسم وفقاً للنسبة المحددة0
6) محضر يفيد بصلاحية الدار0
7) خطاب من الجهة بطلب الصرف مع تحديد إسم المستفيد والفترة وفي حالة الصرف لأول مرة فيرفق الآتي:
أ- موافقة معالي الوزير على الإستئجار0
ب- إرفاق عدة عروض موافقة للمواصفات والشروط المطلوبة0
ج- الإعلان عن طلب عقار بمواصفات خاصة0
د- محضر تحليل العروض0
هـ)موافقة اللجنة على الإستئجار0
الإجراء
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط
1) توفر المبالغ في البنود المختصة 0
2) صلاحية الاعتماد بالترسية للمدير العام 0
3) أعداد مواصفات تمثل عدد الغرف والمنافع000الخ0
4) مدة الصيانة خلال فترة الإجارة على المالك.
5) في حالة الأجار أكثر من (200,000)ريال.
أ- أرفاق استمارة من مصلحة أملاك الدولة.
ب- تكون لجنة من الجهة الراغبة في الاستئجار ومندوب من
وزارة المالية0
تعويض صاحب العقار عن الأضرار
تعريف: مايصرف لصاحب العقار عن الأضرار التي لحقت بالمبنى جراء الإستعمال وفقاً لمانص عليه عقد الإجارة.
الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0
النماذج:
1) صورة من محضر إخلاء العقار0
2) مطالبة صاحب العقار أو وكيله الشرعي بالتعويض0
3) محضر اللجنة المكونة من(مندوب الزراعة ,الإمارة أو المحافظة,مندوب من
وزارة المالية) ويتضمن تقدير حجم التلفيات ومقدار التعويض المالي0
4) موافقة معالي الوزير على التعويض0
5) خطاب الجهة المستأجرة للعقار بطلب التعويض0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط
أن يحتوي التقرير على عدد وفترات سنوات الإجارة للعق
صرف مستحقات شركة الكهرباء
تعريف : هي المبالغ المالية التي تصرف للشركة السعودية للكهرباء نظير استهلاك الكهرباء للمقار التابعة للوزارة أو مايدفع لقاء إيجار خدمة الكهرباء للمقر المؤجر0
الجهة المختصة:- الإدارة المالـــية0
النماذج:
1) فاتورة بالمبلغ من الشركة0
2) الإرتباط بالمبلغ إذا كان على بنود البرامج أو المشاريع0
3) بيان شركة الكهرباء يوضح الاستهلاك السابق والحالي0
4) في حالة الدفع لغير شركة الكهرباء يرفق الآتي:
أ- مايثبت عدم وجود خدمات لشركة الكهرباء في المقر المؤجر0
ب- إرفاق نسخة من عقد الإيجار0
ج- عقد أتفاق مع المؤجر بتزويد الفرع بالتيار الكهربائي بواسطة مواطير كهرباء مع تحديد مدة العقد وطريقه الدفع والارتباط بالتكاليف مسبقاً.
الإجراء:
إعداد أمر إعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط
1) التأكد من قبل المختص أن الخدمة تابعة لأحد مقار الوزارة بموجب رقم العداد المسجل لدى الشعبة بالحاسب الآلي و حصورات تم حفظها آليا سابقاً0
2) في حالة الإيجار لعقار جديد يتم إلغاء رقم العداد المسجل للعقار القديم آلياً وإدخال بدلاً عنه رقم العداد للعقار المؤجر الجديد.
صرف مستحقات شركة الكهرباء مقابل إطلاق التيار
تعريف: هو المبلغ المالي الذي يتم دفعة للشركة مقابل البدء بإطلاق التيار الكهربائي للجهة التابعة للوزارة0
الجهة المختصة: الإدارة المالــية.
النماذج :
1) محضر إطلاق التيار الكهربائي0
2) خطاب التأييد من الجهة المستفيدة بالصرف0
3) مطالبة الشركة بالصرف0
4) إرتباط بالمبلغ المستحق من قبل جهة الاختصاص.
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط:
التأكد من أن الخدمة تابعة لمقار الوزارة.
مستحقات إستهلاك المياه
تعريف: هي المبالغ المالية التي تصرف للمديريات العامة للمياه للأفراد أو للمؤسسات التي تعهدت بتأمين المياه للوزارة وفروعها0
الجهة المختصة: الإدارة المالــية0
النماذج:
1) خطاب مطالبة من المتعهد(فرد أو مؤسسة)0
2) فاتورة بالمبلغ المستحق من المصلحة وإن كانت ستدفع لمواطن يلزم إرفاق مايثبت التسديد من قبله 0
3) في حالة الصرف لمؤسسة يلزم إرفاق عقد اتفاق توريد المياه وفقاً للإجراءات المتبعة في مثل هذه الحالات للمبالغ البسيطة ولاينطبق عليها ماينطبق على الشراء المباشر وفقاً لنظامها وإرفاق مايثبت من الجهة المستفيدة توريد الكميات المتفق عليها في العقد من عدد الردود ومبالغها الافرادية والإجمالية.
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط:
1)أن يكون اسم المستفيد في حالة كونه فرداً مطابقاً لإسم صاحب المبنى المستأجر0
2)في حالة كون المتعهد مؤسسة يجب أن يكون السجل التجاري شاملاً هذا النشاط0
3)إذا كان نشاط المتعهد مقاولات عامة , لابد إرفاق مايثبت أن من ضمن نشاطه نقل المياه ولديه مايثبت ملكيته لسيارات النقل0
صرف مستحقات الهاتف
تعريف:هي المبالغ المالية التي تصرف لشركة الاتصالات السعودية مقابل استهلاك رسوم (هاتف وفاكس وتلكس وجوال).
الجهة المختصة: الإدارة المالــية0
النماذج:
1)خطاب مطالبة من الجهة المستفيدة من الخدمة 0
2)فاتورة الشركة.
3)الارتباط بالمبلغ في حال طلب الصرف من بنود البرامج والمشاريع0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط.
1)خطاب الصادر من الجهة المستفيدة من الخدمة يتضمن أن الاستهلاك تم لصالح العمل وإثناء الدوام الرسمي وفق ضوابط معينة0
2)مطابقة رقم الهاتف من الجهة مع الهاتف المستخدم من قبلهم والمبالغ المستحقه.
صرف مستحقات البريد
تعريف: هي المبالغ المالية التي تصرف لمؤسسة البريد السعودي مقابل أجور شحن الطرود البريدية ورسوم اشتراك صناديق البريد للوزارة وفروعها0
الجهة المختصة: الإدارة المالــية0
النماذج:
1) خطاب المطالبة 0
2) فاتورة بالمبلغ0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0
الضوابط:
1)يتم الصرف حسب الوفر في إعتمادات البنود المختصة0
2)ترسل المستحقات بشيكات حكومية0
3)التأكد من أن الخدمة مقدمة للوزارة وفروعها0