وزارة الزراعة....دليل الإجراءات

[mustathmer]

إستلام المعاملات الواردة



تعريف: هي المعاملات المحالة من مركز الاتصالات والمحفوظات المركزية أو الإدارات الأخرى داخل الوزارة0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
الخطابات والمرفقات 0

الإجراءات:
1) إدخال رقم القيد0
2) يتم إستلام المعاملة بعد التأكد من موضوعها0
3) التأكد من مرفقات المعاملة 0

الضوابط:
التأكد من ورود المعاملة للإدارة حسب الاختصاص.






إحالة المعاملات الواردة

تعريف: هي المعاملات التي يتم إحالتها إلى الشعب وكذلك إحالتها من الشعب إلى مركز الاتصالات دخل الادارةأو إلى الإدارات داخل جهاز الوزارة المركزي0

الجهة المختصة:الإدارة المالية 0

النماذج:
الخطابات ومرفقاتها0

الإجراءات :
1) التأكد من مرفقاتها ومحتويتها0
2) التأكد من رقم القيد وتاريخه وأسم المستفيد.
3) التأكد من أن المعاملة قد تم إحالتها آلياً إلى الخدمات الإدارية من الشعب0

الضوابط:
التأكد من تسديد القيد لدى مركز الاتصالات والمحفوظات المركزية.







الإجازة الاضطرارية


تعريف: هي الإجازة التي يحق للموظف التمتع بها مجتمعة أو منفصلة ولمدة (خمسة) أيام في السنة المالية 0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج
نموذج الإجازة المعد لذلك .

الإجراءات:
1) تعبئة القسم (أ) من الموظف وتوقيع رئيسة بالموافقة0
2) تعبئة القسم (ب)و(ج) من قسم الخدمات الإدارية متضمناً رصيد الموظف من الإجازة وتوقيع رئيس قسم الخدمات الإدارية0
3) إحالتها إلى مدير عام الإدارة المالية لإعتمادها .
4) حفظها في ملف الموظف وإشعاره بذلك والتأشير في بيان الحضور والانصراف.
الضوابط:
1)وجود رصيد يسمح بالإجازة 0
2) موافقة رئيسة المباشر على تمتعه بالإجازة




الإجازة الاعتيادية


تعريف: هي الإجازات التي حددها النظام بخمسة أيام فأكثر خلال العام وفقاً لنظام منح الإجازات الاعتيادية.
الجهة المختصة: إدارة شؤون الموظفين 0
النماذج
نموذج طلب إجازة اعتيادية .
الإجراءات :
1) تعبئة كافة الخانات في نموذج طلب الإجازة0
2) تدوين رصيد الموظف من إدارة شؤون الموظفين0
3) موافقة الرئيس المباشر0
4) صدور موافقة صاحب الصلاحية 0
5) إحالتها إلى إدارة شؤون الموظفين لإصدار قرار الإجازة0
6) حفظ صورة من هذه الموافقة في ملف الموظف0
7) يحفظ قرار الإجازة في ملف الموظف أو صورته في حال طلب الموظف صرف راتبها مقدماً0
الضوابط:
1)وجود رصيد يسمح بإلإجازة0
2)موافقة الرئيس المباشر على التمتع بها.




الإجازة المرضية


تعريف: هي الإجازة التي تمنح للموظف نظاماً عند مرضه0 وفق ضوابط محددة نظاماً0

الجهة المختصة: إدارة شؤون الموظفين 0

النماذج:
1)تقرير طبي مستوفي الشروط حسب النظام 0
2) خطاب إحالة إلى إدارة شؤون الموظفين بطلب الموافقة على منح الموظف للإجازة0

الإجراءات :
1) إصدار خطاب من جهة الموظف إلى الجهة الصحية بالموافاة عن حالة الموظف0
2) في حال الرد من الجهة الصحية يتم إحالتها إلى إدارة شؤون الموظفين لإصدار القرار0
3) بعد صدور قرار الإجازة المرضية يتم تزويد الإدارة المالية بأصل القرار ويحفظ في ملف الموظف0
4) التأشير على بيان الحضور والانصراف بتمتع الموظف بإجازة مرضية0


الضوابط:
1) إرفاق تقرير طبي عن حالة الموظف خلال فترة غيابة0
2) موافاة الإدارة بالإجازة المرضية من مستوصف أو مركز صحي أو مستشفى حكومي أو أهلي عن حالة الموظف وفقاً للضوابط الصادرة من وزارة الخدمة المدنية0
3) بعد مباشرة الموظف يجب إحضار التقرير الطبي 0
4) يحق للإدارة التأكد من صحة بيانات التقرير .









تأمين الأدوات المكتبية اللازمة



تعريف:هو تأمين احتياجات الإدارة من المستلزمات المكتبية من الإدارة المختصة0

الجهة المختصة:إدارة المستودعات العامة.

النماذج:
خطاب من الإدارة يوضح بشكل تفصيلي الاحتياجات المطلوبة0

الإجراءات :
1) حصر المواد المكتبية والمستلزمات المطلوب تأمينها0
2) إعداد خطاب شامل بجميع احتياجات الإدارة.
3) يتم عرضها على مدير عام الإدارة المالية لأخذ الموافقة على طلب تأمينها0
4) يتم مخاطبة الإدارة المختصة لتأمين الاحتياجات0
5) بعد إستلام المستلزمات من الإدارة المختصة يتم حفظها في مستودع الادارة0
6) يتم فرز وتوزيع المستلزمات على الشعب والأقسام حسب الحاجة بتوجيه من مدير عام الإدارة المالية0




تعريف:هو تأمين احتياجات الإدارة من المستلزمات المكتبية من الإدارة المختصة0

الجهة المختصة:إدارة المستودعات العامة.

النماذج:
خطاب من الإدارة يوضح بشكل تفصيلي الاحتياجات المطلوبة0

الإجراءات :
1) حصر المواد المكتبية والمستلزمات المطلوب تأمينها0
2) إعداد خطاب شامل بجميع احتياجات الإدارة.
3) يتم عرضها على مدير عام الإدارة المالية لأخذ الموافقة على طلب تأمينها0
4) يتم مخاطبة الإدارة المختصة لتأمين الاحتياجات0
5) بعد إستلام المستلزمات من الإدارة المختصة يتم حفظها في مستودع الادارة0
6) يتم فرز وتوزيع المستلزمات على الشعب والأقسام حسب الحاجة بتوجيه من مدير عام الإدارة المالية0




هو تأمين احتياجات الإدارة


تعريف: هي العهد العينية الغير صالحة للإستخدام والتي يلزم إعادتها إلى إدارة المستودعات العامة0

الجهة المختصة:إدارة مراقبة المخزون.

النماذج:
1) خطاب بطلب إنزال العهد0
2) بيان تفصيلي بتلك العهد0

الإجراءات:
1) إعداد خطاب لإدارة المشاريع والصيانة للكشف على الآلة0
2) يعدد تقرير من الإدارة المختصة عن حالة العهدة ومدى صلاحيتها من عدمه0
3) بعد الكشف على العهدة والتوجيه إصلاحها أو إعداد تقرير بعدم صلاحيتها0
4) بعد أن يتم إعداد التقرير بعدم صلاحيتها يتم إعادتها إلى إدارة المستودعات العامة وإزالتها من سجلات الإدارة
5) مراجعة دورية للتأكد من العهد العينية التي على الإدارة في حالة الإستلام والتسليم 0


إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً


تعريف: هو مستند الصرف الرسمي الذي لايمكن أن يتم صرف مبالغ نقدية بدونه والذي يتضمن المبلغ والبند وإجمالي المبلغ والاستقطاع منه والصافي المنصرف للمستفيد ويوقع علية أصحاب الصلاحية بعد توقيع الموظفين المختصين0
الجهة المختصة: الإدارة المالية .
النماذج:
جميع المستندات المطلوبة لصرف كل نفقة والتي سوف ترد تحت مسمى صرف بشكل مفصل في هذا الكتاب0
الإجراءات:
الحصر"الجزء الأول من الشاشة الأولى ويتضمن "
1)طريقة الصرف(شيك شخصي باسم المستفيد أو مناولة طرف اخر أو تحويل للحساب(نظام السريع)0
2)المرفقات (عدد الورق,كيس,شنطة,ظرف)0
3)نوع العملة إن كانت أجنبية وما يعادلها بالريال0
4)اسم المستفيد (فرد أو جهةأو منشأة أو مناولة)0
5)تسجيل السجل التجاري0
6)البيان(إيضاح عن نوع النفقة ومصدرها وجهتها وفترتها)0



إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً


تعريف: هو مستند التسوية الرسمي الذي لايمكن تسوية الحسابات بدونه والذي يتضمن إجمالي المبلغ والافرادي للبنود والحسابات في الجانب الدائن والمدين ويوقع عليها أصحاب الصلاحية بعد توقيع المختصين0

الجهة المختصة: الإدارة المالية .

النماذج:
جميع المستندات المطلوبة لتسوية كل نفقة أو حساب والتي سوف ترد تحت عملية بشكل مفصل في هذا الكتاب تحت مسمى تسديد أو تسوية 0

الإجراءات:
الحصر"الجزء الأول من الشاشة الأولى ويتضمن "الخانات الواجب تعبئتها"
1)نوع المستند :يؤشر على أيقونة(أذن التسوية).
2)المرفقات نقرتين لعرض الصورة في صفحة مستقلةعدد الورق,كيس,شنطة,ظرف).
3)اسم المستفيد: من التسوية (فردي أومنشأة أو جهة ).
4)البيان :الذي يوضح نوع التسوية وفترتها0
الجزء الأخير من الشاشة الأولى ويتضمن.:
1)المسلسل الذي يؤشر لعدد المستندات المدخلة 0

) رقم الوارد وتاريخه و إجمالي القيمة 0
3)رقم الجهة المستفيدة مسمى الجهة ثم يتم الحفظ من خلال الضغط بـ) (f10وآليا من خلال البيانات الضغط على حركة الارتباط أسفل الشاشة للانتقال إلى الشاشة الثانية0
الشاشة الثانية :-
‌أ) الارتباط على مصروفات الميزانية أوغيرها من الحسابات بالمبلغ المطلوب تسويته من خلال الذهاب إلى خانة المدين وتدوين المبلغ الإجمالي للعملية إن كانت بند واحد أو تكرار العملية إن كانت أكثر من بند ثم الانتقال مباشرة إلى الارتباط وتدوين رقمه إن وجد ثم يليه رقم البند الذي سوف يتم الحسم منه في عملية التسوية ويمكن إيجاده آليا وعند الانتهاء من تسجيل الجانب المدين للعملية ينتقل مباشرة إلى السطر الثاني إلى الجانب الدائن لتسجيل المبلغ ثم ينتقل إلى الأيقونة الثانية لتسجيل رقم الحساب المطلوب وعند الانتهاء بحفظ البيانات بـ(f10)أو الانتقال مباشرة إلى طباعة أذن تسوية والتوقيع عليها من المختصين وأصحاب الصلاحية .

الضوابط:
1)تدقيق المستندات والتأكد من محتوياتها ومراجعتها حسابيا ومستندياَ وموضوعياَ قبل إدخال بياناتها محاسبياُ0






صرف مستحقات الخطوط الجوية السعودية



تعريف: ما يصرف للخطوط الجوية العربية السعودية مقابل قيمة أوامر الإركاب الصادرة من الوزارة وفروعها0

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية.

النماذج:
1) أمر الإركاب الصادر من الوزارة وفروعها0
2) خطاب المطالبة الواردة من الخطوط 0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1) الارتباط بقيمة أمر الإركاب مسبقاً.
2) الإلتزام بدرجة الإركاب وخط السير للموظفين حسب النظام0





صرف أجور الدور


تعريف: مايصرف من مبالغ مالية مقابل إستئجار الدور لصالح أعمال الوزارة وفروعها0

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج :-
1) موافقة صاحب الصلاحية على الإيجار أو تجديد العقد سنوياً والمعد من قبل لجنة أجور الدور0
2) إرفاق ثلاث نسخ أصلية للعقد المبرم مع صاحب المبنى مع تحديد فترة العقد لمدة عام0
3) صورة من صك الملكية0
4) صورة من بطاقة الأحوال المدنية0
5) خطاب من صندوق التنمية العقاري يفيد بعدم وجود مبالغ مالية متأخرة أوليس لديه قرض للصندوق وإن وجدت مبالغ مالية فتحسم وفقاً للنسبة المحددة0
6) محضر يفيد بصلاحية الدار0
7) خطاب من الجهة بطلب الصرف مع تحديد إسم المستفيد والفترة وفي حالة الصرف لأول مرة فيرفق الآتي:
‌أ- موافقة معالي الوزير على الإستئجار0
‌ب- إرفاق عدة عروض موافقة للمواصفات والشروط المطلوبة0
‌ج- الإعلان عن طلب عقار بمواصفات خاصة0
‌د- محضر تحليل العروض0
هـ)موافقة اللجنة على الإستئجار0

الإجراء
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1) توفر المبالغ في البنود المختصة 0
2) صلاحية الاعتماد بالترسية للمدير العام 0
3) أعداد مواصفات تمثل عدد الغرف والمنافع000الخ0
4) مدة الصيانة خلال فترة الإجارة على المالك.
5) في حالة الأجار أكثر من (200,000)ريال.
‌أ- أرفاق استمارة من مصلحة أملاك الدولة.
‌ب- تكون لجنة من الجهة الراغبة في الاستئجار ومندوب من وزارة المالية0






تعويض صاحب العقار عن الأضرار


تعريف: مايصرف لصاحب العقار عن الأضرار التي لحقت بالمبنى جراء الإستعمال وفقاً لمانص عليه عقد الإجارة.

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) صورة من محضر إخلاء العقار0
2) مطالبة صاحب العقار أو وكيله الشرعي بالتعويض0
3) محضر اللجنة المكونة من(مندوب الزراعة ,الإمارة أو المحافظة,مندوب من وزارة المالية) ويتضمن تقدير حجم التلفيات ومقدار التعويض المالي0
4) موافقة معالي الوزير على التعويض0
5) خطاب الجهة المستأجرة للعقار بطلب التعويض0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط
أن يحتوي التقرير على عدد وفترات سنوات الإجارة للعق





صرف مستحقات شركة الكهرباء



تعريف : هي المبالغ المالية التي تصرف للشركة السعودية للكهرباء نظير استهلاك الكهرباء للمقار التابعة للوزارة أو مايدفع لقاء إيجار خدمة الكهرباء للمقر المؤجر0

الجهة المختصة:- الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) فاتورة بالمبلغ من الشركة0
2) الإرتباط بالمبلغ إذا كان على بنود البرامج أو المشاريع0
3) بيان شركة الكهرباء يوضح الاستهلاك السابق والحالي0
4) في حالة الدفع لغير شركة الكهرباء يرفق الآتي:
‌أ- مايثبت عدم وجود خدمات لشركة الكهرباء في المقر المؤجر0
‌ب- إرفاق نسخة من عقد الإيجار0
‌ج- عقد أتفاق مع المؤجر بتزويد الفرع بالتيار الكهربائي بواسطة مواطير كهرباء مع تحديد مدة العقد وطريقه الدفع والارتباط بالتكاليف مسبقاً.


الإجراء:
إعداد أمر إعتماد الصرف وطباعته آلياَ0


الضوابط
1) التأكد من قبل المختص أن الخدمة تابعة لأحد مقار الوزارة بموجب رقم العداد المسجل لدى الشعبة بالحاسب الآلي و حصورات تم حفظها آليا سابقاً0
2) في حالة الإيجار لعقار جديد يتم إلغاء رقم العداد المسجل للعقار القديم آلياً وإدخال بدلاً عنه رقم العداد للعقار المؤجر الجديد.








صرف مستحقات شركة الكهرباء مقابل إطلاق التيار



تعريف: هو المبلغ المالي الذي يتم دفعة للشركة مقابل البدء بإطلاق التيار الكهربائي للجهة التابعة للوزارة0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية.

النماذج :
1) محضر إطلاق التيار الكهربائي0
2) خطاب التأييد من الجهة المستفيدة بالصرف0
3) مطالبة الشركة بالصرف0
4) إرتباط بالمبلغ المستحق من قبل جهة الاختصاص.

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
التأكد من أن الخدمة تابعة لمقار الوزارة.







مستحقات إستهلاك المياه

تعريف: هي المبالغ المالية التي تصرف للمديريات العامة للمياه للأفراد أو للمؤسسات التي تعهدت بتأمين المياه للوزارة وفروعها0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) خطاب مطالبة من المتعهد(فرد أو مؤسسة)0
2) فاتورة بالمبلغ المستحق من المصلحة وإن كانت ستدفع لمواطن يلزم إرفاق مايثبت التسديد من قبله 0
3) في حالة الصرف لمؤسسة يلزم إرفاق عقد اتفاق توريد المياه وفقاً للإجراءات المتبعة في مثل هذه الحالات للمبالغ البسيطة ولاينطبق عليها ماينطبق على الشراء المباشر وفقاً لنظامها وإرفاق مايثبت من الجهة المستفيدة توريد الكميات المتفق عليها في العقد من عدد الردود ومبالغها الافرادية والإجمالية.


الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0


الضوابط:
1)أن يكون اسم المستفيد في حالة كونه فرداً مطابقاً لإسم صاحب المبنى المستأجر0
2)في حالة كون المتعهد مؤسسة يجب أن يكون السجل التجاري شاملاً هذا النشاط0
3)إذا كان نشاط المتعهد مقاولات عامة , لابد إرفاق مايثبت أن من ضمن نشاطه نقل المياه ولديه مايثبت ملكيته لسيارات النقل0









صرف مستحقات الهاتف


تعريف:هي المبالغ المالية التي تصرف لشركة الاتصالات السعودية مقابل استهلاك رسوم (هاتف وفاكس وتلكس وجوال).

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1)خطاب مطالبة من الجهة المستفيدة من الخدمة 0
2)فاتورة الشركة.
3)الارتباط بالمبلغ في حال طلب الصرف من بنود البرامج والمشاريع0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط.
1)خطاب الصادر من الجهة المستفيدة من الخدمة يتضمن أن الاستهلاك تم لصالح العمل وإثناء الدوام الرسمي وفق ضوابط معينة0
2)مطابقة رقم الهاتف من الجهة مع الهاتف المستخدم من قبلهم والمبالغ المستحقه.





صرف مستحقات البريد


تعريف: هي المبالغ المالية التي تصرف لمؤسسة البريد السعودي مقابل أجور شحن الطرود البريدية ورسوم اشتراك صناديق البريد للوزارة وفروعها0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) خطاب المطالبة 0
2) فاتورة بالمبلغ0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0

الضوابط:
1)يتم الصرف حسب الوفر في إعتمادات البنود المختصة0
2)ترسل المستحقات بشيكات حكومية0
3)التأكد من أن الخدمة مقدمة للوزارة وفروعها0

[mustathmer]

صرف مستحقات القهوة والشاي


تعريف:هي المبالغ المالية التي تصرف لمن يقوم بإحضار مستلزمات القهوة والشاي لمكتب معالي الوزير وأصحاب السعادة الوكلاء وضيافة الوفود الأجنبية0
الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) فاتورة بالمستلزمات تمثل التكاليف الإفرادية والاجمالية0
2) خطاب من الجهة بطلب الصرف وإسم المستفيد0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1)إقتصار الصرف على من تصرف له النفقة وفقاً للتعليمات المنظمة للصرف.
2)توفر المبلغ في إعتماد البند المختص السنة المالية.




صرف مستحقات الفنادق

تعريف: هي المبالغ التي تصرف لقاء الضيافة أو الحفلات التي تنظمها الوزارة لضيوفها.

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج
1) موافقة صاحب الصلاحية على إقامة الحفلات أو الضيافات أو السكن ودفع تكاليفها0
2) تعميد الفندق مع تحديد مدة الضيافة و السكن وعدد الضيوف والتكاليف لكل فرد و المجموعة0
3) فاتورة من الفندق تمثل افراديات الخدمة والاجمالي0
4) خطاب تأييد بطلب الصرف من الجهة الحكومية0
5) السجل التجاري ساري المفعول حتى تاريخ صرف النفقة0
6) الارتباط مسبقاً من الإدارة المالية بالنفقة0

الإجراء:

إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط:
1) أن لاتشمل إقامة الوفود تكاليف المكالمات الهاتفية0
2) توفر المبالغ في اعتمادات البنود المختصة والاستحقاق للسنة المالية ووجود وفر في سنة الاستحقاق.



صرف مساهمات المملكة في المنظمات الدولية


تعريف:هي المبالغ التي تدفع كمساهمة من المملكة(ممثلة بالوزارة) في المنظمات الدولية حسب اختصاصها .

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0


النماذج :
1) إرفاق صورة من الأمر السامي أو قرار مجلس الوزراء بالموافقة على صرف مبلغ مساهمة المنظمة .
2) أصل الارتباط بالمبلغ0
3) محضر يحدد مساهمة المملكة في المنظمات الدولية وفق الميزانية العامة للوزارة و’معد من قبل إدارة العلاقات الخارجية بمكتب معالي الوزير وإدارة الميزانية ومعتمد من سعادة المستشار والمشرف العام بمكتب معالي الوزير ويوضح سنة الصرف والعملة التي يصرف بهاالاستحقاق ومقدارها0



الإجراءات:
1) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
2) ترجمة الشيك إلى اللغة الأجنبية من مؤسسة النقد وإصداره بالعملة المطلوبة.
3) إرسال الشيك إلى إدارة العلاقات الخارجية بالوزارة حسب الاختصاص لإرساله من قبلهم للمنظمة وإشعار الإدارة المالية بذلك.

الضوابط:
1) التأكد من ميزانية الوزارة والتعليمات الواردة فيها عن الجهات التي تصرف لها هذه المساهمات ومسمياتها0
2) التأكد من مساهمة المملكة بالعملة الأجنبية وما يعادلها بالريال السعودي0
3) مراعاة إرسال أمر الدفع إلى وزارة المالية قبل العشرين من كل شهر هجري منعاً لحدوث فرق العملة.







صرف رسوم التأشيرة


تعريف:تعويض الموظف عما دفعه مقابل حصوله على تأشيرة من سفارة الدولة التي يكلف بالسفرإليها0

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) صورة من قرار التكليف0
2) صورة من التأشيرة0
3) سند الإستلام الذي يفيد بدفع المبلغ من قبل الموظف 0
4) مطالبة الموظف0
5) صورة من وثيقة إنهاء المهمة 0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.

الضوابط:
التأكد من سنة الإستحقاق.




صرف رسوم الدورات التدريبية


تعريف:مايصرف للجهات التي تعقد دورات تدريبية لموظفي الوزارة أو مقابل مادفعة الموظف كرسوم إشتراك.

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) أصل موافقة معالي الوزير0
2) أصل المطالبة من الجهة0
3) يرفق المتدرب فاتورة إيصال إستلام مصدق من الجهة التي عقدت الدورة0
4) صورة من الشهادة التدريبية0
5)صورة من قرار الإبتعاث للتدريب.
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.

الضوابط
1) عدم وجود جهات داخلية تابعة لأي جهة حكومية تعقد مثل هذه الدورات0
2) في حالة تجاوز الدورة التدريبية (14)يوماً يلزم إرفاق موافقة لجنة الإبتعاث والتدريب بوزارة الخدمة المدنية0
3) توفر المبالغ في البنود المختصة والإستحقاق للسنة المالية







صرف مستحقات تأليف الكتب والمنشورات والمطويات وشراء الكتب


تعريف:هي المبالغ المالية التي يتم دفعها للمؤلفين أو الناشرين ثمناً للكتب المؤلفة أو المنشورة أو المطويات والنشرات الخاصة بنشاط الوزارة0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج :
1)توصية من اللجنة المشكلة بالموافقة على دفع تكاليف التأليف أوالشراء0
2)موافقة صاحب الصلاحية0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
1)أن يكون محتوى الكتاب ضمن مجال نشاط الوزارة وإختصاصها0
2) حدد النظام تكاليف كل منشورة قبل الإصدار أو بعده وفق معايير محددة0
3)إذا كان المؤلف موظف أو متعاقد مع داخل الوزارة بأي صفة فيشترط أن لايكون ذلك من ضمن مجال عمله0





صرف مستحقات الإعلانات التجارية



تعريف: هي المبالغ التي تدفعها الوزارة للصحف المحلية مقابل إعلاناتها عن المنافسات والمناقصات الحكومية على تنفيذ مشاريعها الخاصة.

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) التعميد بطلب الإعلان0
2) فاتورة من المؤسسة بالمبلغ المستحق0
3) نسخة أصلية من الصحيفة موضحاً بها الإعلان0
4) الارتباط بالنفقة0

الإجراء:

إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
1)يحدد في التعميد حجم الإعلان وبموجبة يحدد التكلفة0
2)أن يكون المشروع المطلوب الإعلان عنه ضمن مشاريع الوزارة المعتمدة أو قيد الدراسة0





صرف مستحقات الصحف والمجلات


تعريف: هي المبالغ المالية التي تصرف للاشتراك السنوي في الصحف والمجلات لصالح منسوبي الوزارة وإداراتها0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) فاتورة الاشتراك من المؤسسة الصحفية محددا بها فترة الإشتراك والأعداد التي سوف يتم تأمينها0
2) خطاب مطالبة من الجهة0
3) الإرتباط بالنفقة من إدارة الميزانية0
4) موافقة صاحب الصلاحية على التعميد والتوزيع.

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.

الضوابط
توفر مبالغ في إعتمادات البنود المختصة0






تأمين السيارات والمعدات بدون عقد


تعريف:هي المبالغ المالية التي تصرف مقابل تأمين السيارات والمعدات لصالح أعمال الوزارة 0

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) خطاب التعميد0
2) خطاب الارتباط بالمبلغ.
3) السجل التجاري ساري المفعول0
4) صور من شهادة الزكاة والدخل وشهادة التأمينات الإجتماعية سارية المفعول في حالة تجاوز المبلغ (100,000)ريال .
5) عروض المؤسسات والشركات المتقدمة للمنافسة مع صورة من سجلاتها التجارية0
6) محضر لجنة فحص العروض 0
7) موافقة المراقب المالي المسبقة على التأمين0
8) صورة من البطاقة الجمركية0
9) للسيارات الفخمة ترفق موافقة وزارة المالية 0
10) صورة من بطاقة الاستمارة 0
11) نموذج الإستلام رقم (3)مع إيضاح الرقم الوزاري للسيارة0
12) محضر فحص الأعيان المؤمنة ومطابقتها للمواصفات.
13) فاتورة المطالبة من الشركة0
14) موافقة صاحب الصلاحية0
15) محضر الإستلام المؤقت0
16) في حالة تأمين معدة زراعية يتطلب الصرف إرفاق لوحة حكومية من الإدارة العامة للمرور0

الإجراءات:
1) إعداد بيان حركة الصرف وطباعته آلياً0
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1) توفر الاعتماد المختص بالميزانية0
2) الارتباط بالمبلغ قبل التعميد0
3) حدد النظام هياكل السيارات المطلوب تأمينهاومبالغها كحد أعلى.


صرف الإعانات الزراعية



تعريف: هي المبالغ المالية المخصصة لصرف الإعانات الزراعية للمزارعين وتصرف للإدارات العامة بالمناطق والمديريات بالمحافظات لصرفها لمستحقيها.

الجهة المختصة: الإدارة المالــية

النماذج:
1) موافقة صاحب الصلاحية على صرف الإعانات بموجب بيان بالمبالغ المنصرفه لكل جهة وتحدد سنة الإستحقاق ونوع المحصول .
2) بيانات ووثائق الخرص وشهادة الزكاة0
3) كشف مرفق باسم صاحب الاستحقاق وبياناته0
4) صورة من بطاقة الأحوال الشخصية وبيانات حساب البنك للمستفيد(المزارع)0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1) مطابقة اسم صاحب الاستحقاق مع وثيقة الخرص0
2)صورة من شهادة الزكاة والدخل ورقم الحساب البنكي0







التكليف المباشر بدون عقد


تعريف:هي عملية التأمين أو التكليف لتأمين احتياجات الجهة بالتكليف المباشر بدون عقد بمبلغ (300,000)ريال فأقل ماعدا المنصوص عليها في المادة (69)من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية الصادرة بقرار وزير المالية رقم 362وتاريخ 20/02/1428هـ 0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) التعميد أو أمر شراء في (حالة شراء وقود من محطات الوقود)0
2) فاتورة الشركة أو المؤسسة.
3) محضر إستلام نموذج رقم (3) أو مذكرة إستلام أعيان
4) السجل التجاري للشركة أو المؤسسة 0
5) عروض الأسعار بحيث لا تقل عن ثلاثة عروض مقدمة من شركات أو مؤسسات متخصصة مع صورة من سجلاتها التجارية.
6) محضر الإستلام المؤقت0
7) في حالة الأعمال الإنشائية يرفق مايلي:-
‌أ- محضر تسليم الموقع وخلوه من المعوقات0
‌ب- محضر الإستلام الابتدائي بعد الانتهاء من عملية الإنشاء0
‌ج- مستخلص بالأعمال حسب المواصفات وجدول الكميات التفصيلية0
‌د- محضر الإستلام النهائي (يرفق بعد مضي سنة من تاريخ الإستلام الابتدائي)0
8) محضر موافقة لجنة فحص العروض المشكلة بموافقة معالي الوزير وفقاَ للمادة (45)من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية إذا تجاوز مبلغ الشراء (30000)ريال.
9) الارتباط بالمبلغ .
10) في حالة تأمين المحروقات يلزم إرفاق الفواتير اللازمة من محطات الوقود0
11) صور من شهادة الزكاة والدخل و شهادة التأمينات الاجتماعية إذا تجاوزت تكاليف الخدمة (100,000)ريال .

الإجراءات:
1)إعداد بيان حركة الصرف وطباعته آلياً0
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
1) أن لايكون التكليف بالمقطوعية مخالفة لقرار وزارة المالية رقم 12/5999وتاريخ 11/04/1393ورقم 17/674وتاريخ 28/01/1406هـ بحيث يكون التعميد موضحاً بنود التكليف وأسعارها وكذلك المواصفات المعدة موضحة ومفصلة0
2) أن تكون صيغة التعميد وفقاً للصيغة المعتمدة وان يتضمن مدة التكليف والقيمة الإجمالية والافرادية والأعمال المطلوبة وتوثيق التعميد بالرقم والتاريخ0
3) تأمين الأعيان لابد من تسجيلها لدى إدارة المستودعات العامة بالوزارة.
4) أن تكون الشركة أو المؤسسة التي عمدت بالتنفيذ تمارس نفس النشاط بالسجل التجاري وكذلك الشركات والمؤسسات التي تقدمت بعروضها للمنافسة وان تكون سارية المفعول عند الصرف0






تعويضات الأملاك المنزوعة


تعريف: هي المبالغ التي تدفع نظير نزع الأملاك الخاصة لصالح مشاريع الوزارة 0

الجهة المختصة: الإدارة المـــالية.

النماذج:
1) محضر اللجنة الفنية محدداَ فيها عدد الأمتار المنزوعة0
2) محضر تحديد مبلغ التعويض0
3) صورة من صك الملكية0
4) صورة بطاقة الأحوال لصاحب الملك أو وكيله الشرعي مع إرفاق صورة صك حصر الورثة وصورة الوكالة الشرعية وبطاقة الأحوال للوكيل الشرعي في حالة وفاة صاحب الملك0
5) موافقة صاحب الصلاحية على نزع الملكية لصالح الوزارة0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0




صرف السلف/ مستديمة و مؤقتة

تعريف: هي مبالغ مالية مصروفه من خزينة الدولة كعهدة نقدية في ذمة موظف محدد لزمن محدد لغرض محدد, ولا تنشأ السلفة إلابعد موافقة صاحب الصلاحية على صرفها, والإرتباط بقيمتها على البند المختص ولتسديد سابقتها (الفقرة الخامسة من المادة السادسة من تعليمات الميزانية) وتنقسم بحسب طبيعتها إلى سلف مستديمة وسلف مؤقتة بحسب البند الذي تصرف منه, وتصرف لمواجهة المتطلبات العاجلة والضرورية0

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) موافقة صاحب الصلاحية على صرف السلفة0
2) الإرتباط بمبلغ السلفة مسبقاً0
3) خطاب من الجهة بطلب السلفة يتضمن أسم من تصرف بإسمه السلفة رباعياً0
4) بيان بتسديد السلفة السابقة0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1) أن يكون من تصرف باسمة السلفة إذا تجاوز المبلغ (25000)ريال وكانت سلفه مستديمة أميناً للصندوق أو مأمور صرف خاضع( لنظام مباشرة الأموال العامة)
2) لابد من إيضاح الغرض من السلفة بالارتباط وخطاب موافقة صاحب الصلاحية على صرف السلفة وفقاً لما يصرف على البند المرتبط عليه لصرفها والوارد في تعليمات الميزانية0








تسديد السلفة

تعريف:هو تسديد العهد المالية التي تصرف كسلفة بعد إنتهاء الغرض الذي صرفت من أجله, أو قرب انتهاء المدة النظامية التي توجب التسديد قبلها0

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج
في حالة الصرف من السلفة فيرفق جميع المسوغات النظامية التي تجيز صرف المبلغ وكأنة اً رسمياً 0
1)خطاب من الجهة بطلب التسديد يوضح رقم أمر الدفع وتاريخه المنصرفة بموجبه السلفة0
2)أوامر الإعطاء موقعه من صاحب الحق والموظفين المختصين وصاحب الصلاحية0
3)في حالة تسديد بواقي السلف فيرفق إشعار الإيداع بخطاب من الجهة يشير إلى رقم أمر الدفع المنصرف بموجبه السلفة وطلب إنزاله من العهدة طرف الجهة0


الإجراء:
إعداد إذن التسوية وطباعته آلياَ0


الضوابط
1) أن تكون مستندات كل سلفة مصروفه بأمر دفع مستقل يطلب بتسديدها بخطاب مستقل أيضاً0
2) أن تكون خلال السنة المالية المنصرف بها السلفة أو خلال الفترة المتممة حتى أخر يوم في إيداع البواقي حسب التعليمات المالية المنظمة لذلك0
3) أن يتم تسجيل الأعيان بإدارة المستودعات العامة0






التعويض عن السلفة المستديمة

تعريف هو تعويض من صرفت السلفة المستديمة بإسمه عن المبلغ المنصرف منها حسما على مصروفات بنود الميزانية المختصة كلما قاربت السلفة على النفاد حتى نفاد كامل المخصص للإدارة للجهة.

الجهة المختصة: الإدارة المالـــية0

النماذج:
1) خطاب من الجهة يتضمن طلب التعويض 0
2) أوامر الإعطاء موقعاً عليها بإستلام المبلغ من مقدم الخدمة والموظف المختص ومسؤول الشؤون المالية المسؤول عن السلفة بالصرف إضافة إلى سند القبض للمبلغ من صاحب الحق المتعهد0
3) مسوغات الصرف النظامية التي تجيز صرف المبلغ من بنود مصروفات الميزانية وكأنه اً رسميا0
4) كشف استعاضة يتم التوقيع علية من الموظف المختص وصاحب الصلاحية وختمه بالختم الرسمي0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط
1) الإرتباط بإجمالي المبلغ المخصص للجهة0
2) وجود وفرفي مخصص الجهة التي تطلب التعويض من البند المختص يسمح بالصرف 0
3) فهرسة وتسلسل محتويات مستندات التسديد0
4) تحال مستندات التسديد من الجهة المسددة إلى إدارة المستودعات العامة لتسجيل الأعيان إن وجدت0
5) في نهاية السنة المالية وخلال الفترة المتممة لابد من سداد السلفة بالكامل0

[mustathmer]

رواتب وبدلات الموظفين


تعريف : هو المبلغ المستحق للموظف نهاية كل شهر هجري مقابل عمله خلال(30) يوم حسب الأنظمة والتعليمات0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج :
1) صور من قرارات (التعيين والمباشرة ) وباقي المستندات من القرارات الخاصة بالحسم والعلاوة والبدلات الأخرى عند الصرف لأول مرة0
2)صورة من المسيرات الخاصة بالموظفين .

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
انتظام الموظف بعمله وعدم صدور قرار بطي قيده أو إيقاف راتبه كلياً أو جزئياً.




صرف رواتب انصاف مكفوفي اليد الأولى


تعريف: هو نصف صافي الراتب الذي يصرف لموظفي الدولة والذين تم إيقافهم إحتياطياً أو كف يده عن العمل0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) صورة من قرار كف اليد0
2) المسير المعد لصرف الإستحقاق0

الإجراء:

إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
في حالة الصرف لأول مرة يلزم التأكد من عدم صرف هذه الرواتب مع العموم والمعلاة في حساب الأمانات 0






أنصاف رواتب مكفوف اليد الثانية

تعريف: هو مبلغ نصف صافي راتب الموظف المكفوف اليد والذي انهي كف يده وأعيد لعمله0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج :
1) صورة من قرار كف اليد0
2) صورة من قرار إنهاء كف اليد يتضمن صرف إنصاف رواتبه المتبقية0
3) صورة مباشرة الموظف مهام عمله بعد صدور قرار إنهاء كف يده عن العمل0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
تسديد التقاعد عن الموظف كاملاً خلال مدة كف يده عن العمل لأنه لم يسدد عنه التقاعد خلال الفترة السابقة.





تعويض الإجازات


تعريف: تعويض الموظف أو العامل عن الإجازات التي يستحقها خلال فترة خدماته حسب النظام 0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0
النماذج :
1)صورة من قرار إنهاء خدمات الموظف أو العامل0
2)صورة من المسير المعد لصرف الإستحقاق .
3)أصل حصر الإجازات المعد عن الأيام المستحق التعويض عنها0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
1) إذا كان صاحب الاستحقاق متوفى فيرفق صورة من صك حصر للورثة وصورة من وكالة وكيلهم الشرعي0
2)تدبير مبالغ وإجازة الصرف من مقام وزارة المالية0




تعويض الخدمات


تعريف: هي المبالغ المستحقة لتعويض العامل عن المدة التي عملها خلال خدماته في الوزارة بصدور قرار بتعويضه عنها0
الجهة المختصة: الإدارة المالــية0
النماذج:
1) أصل قرار التعويض0
2)صورة من المسير المعد لصرف إستحقاق الموظف0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط:
1)إنهاء خدمات العامل وفقاً للأسباب الموجبة لصرف التعويض وفي حالة إذا كان صاحب الاستحقاق متوفى فيرفق صورة من صك حصر للورثة وصورة من وكالة وكيلهم الشرعي0
2)تدبير المبالغ وإجازة الصرف من وزارة المالية0







صرف بدل التعيين



تعريف: صرف راتب شهر واحد يمثل الراتب الاساسى المحدد في قرار التعيين فقط عند المباشرة للموظف أو العامل في بداية الحياة العملية لأول مرة0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية.

النماذج :
1) صورة من المباشرة0
2) صورة من قرار التعيين.
3) إقرار بعدم أسبقية الصرف أو التعيين في أجهزة الدولة من الموظف أو العامل 0
4) صورة من المسير المعتمد0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
1)الاستحقاق للسنة المالية الحالية ووجود وفر في سنة الاستحقاق إذا كان لسنة مالية ماضية.
2)أن ينص في قرار التعيين على صرف البدل 0



بدل الترحيـــل


تعريف:صرف راتب شهرين من الراتب الأساسي عند الترقية أو النقل بالتكليف لصالح العمل0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) صورة من قرار الترقية أو التكليف والمباشرة0
2) أصل قرار صرف البدل0
3) صورة المسير المعتمد0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1)الاستحقاق للسنة المالية الحالية أووجود وفر سنة الاستحقاق إذا كان السنة مالية ماضية.
2)التأكد من المسافة المستحقة للبدل الذي حددها النظام.
3)التأكد من أن الموظف باشر في الجهة المترقي إليها أو كلف بها.




صرف مكافأة خارج الدوام الرسمي


تعريف: مكافأة تصرف عندما يتطلب العمل تكليف أحد الموظفين أو مجموعة منهم بالقيام بعمل إضافي خارج وقت الدوام الرسمي وفقاً لنظام وزارة الخدمة المدنية ولوائحه التنفيذية0
الجهة المختصة: الإدارة المالــية0
النماذج:
1) أصل قرار التكليف0
2) إقرار بإنهاء المهمة0
3) صورة من المسير الموضح به احتساب الاستحقاق موقع من المحاسب وصاحب الصلاحية0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط:
1) توافق قرار التكليف مع نظام الخدمة المدنية 0
2) عدم تداخل مستحقات التكليف مع شهر آخر لنفس المهمة0
3) عدم احتساب فترة الإنتداب ضمن المكافأة إن وجدت.
4) إستحقاق الصرف خلال السنة المالية مع سماح البند المختص بالصرف منه0
5) الإستحقاق للسنة المالية أووجود وفر في سنة الإستحقاق
6) الارتباط بمبلغ النفقة قبل صدور القرار0

مكأفاة موزعي البريد




تعريف: مكأفاة تصرف للموظف بصفة سنوية لتكليفه بتوزيع البريد ويجوز صرفها عن أجزاء السنة0
الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) أصل قرار التكليف لموزع البريد0
2) خطاب الجهة الذي يتضمن قيام الموزع بالمهمة خلال فترة التكليف.
3) صورة المسير المعد لإحتساب إستحقاق المكلف0
4) صورة من قرارات الإجازات في حالة تمتع المكلف بها لنفس الفترة .
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط:
1) توافق التكليف مع تعليمات وضوابط الخدمة المدنية والتي نصت على مسميات محددة يجوز تكليفها بإحضار وتوزيع البريد0
2) التأكد من حسم ماتمتع به المكلف من إجازات0
3) الاستحقاق للسنة المالية أو وجود وفر في سنة الاستحقاق.
4) الارتباط بمبلغ النفقة قبل صدور القرار0





مكأفاة لجنة إزالة التعديات


تعريف: وهي مكأفاة تمنح لمندوب الوزارة العضو في لجنة منع وإزالة التعديات المشكلة في الإمارة أو المحافظة لمنع وإزالة التعديات على الأراضي الحكومية .

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج :
1) صورة من قرار التكليف0
2) صورة من المسير المعد لإستحقاق العضو المكلف0
3) محضر اجتماعات اللجنة للشهر المراد صرفه والمعتمد من أعضاء اللجنة0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
الاستحقاق للسنة المالية أو وجود وفر في سنة الإستحقاق .






مكأفاة نهاية الخدمة



تعريف: هي مكافأة تمنح لبعض الموظفين أو العمال المنتهية خدماتهم مع الوزارة بموجب طي قيده بقرار نظامي0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) أصل قرار صرف المكافأة 0
2) صورة من المسير المعد لصرف الإستحقاق0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط
1) إنهاء خدمات الموظف أو المتقاعد وفقاً للأسباب الموجبة للصرف0
2) في حالة إذا كان صاحب الإستحقاق متوفى فيرفق صورة من صك حصر للورثة وصورة من وكالة وكيلهم الشرعي وصورة من بطاقة الأحوال الشخصية.
3) تدبير المبالغ وإجازة الصرف من وزارة المالية0





صرف مكافاة عضو مجلس المنطقة


تعريف: هو المبلغ المستحق نظاما للموظف مقابل حضوره كعضو ممثل للوزارة في مجلس المنطقة0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) مشهد يثبت حضور العضو المكلف بالوزارة صادر من أمارة المنطقة أو من الأمانة العامة للمجلس 0
2) بيان بمتابعة عدد الجلسات مصدق من إدارة شؤون الموظفين بإدارته0
3) المسير المعد لصرف الإستحقاق0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط:
1) عدم تجاوز عدد الجلسات المحتسبة للصرف (20) جلسة والاستحقاق لا يتجاوز(40000)ريال سنوياً0
2) الاستحقاق للسنة المالية أو وجود وفر في سنة الاستحقاق ومابعدها0








مكافأة الأطباء البيطريين

تعريف:مكافأة تصرف للطبيب البيطري بواقع راتب شهرين من الراتب الأساسي بعد مضي سنة على تعيينه بصفة دورية سنوياً.

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) أصل القرار الصادر بصرف المكافأة0
2) مسير معد بالاستحقاق موقع من المحاسب وصاحب الصلاحية0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.

الضوابط
1) لا يستحق الطبيب المكافأة إلا بعد مضي سنة من تاريخ المباشرة0
2) الوفر في الاعتماد يسمح بالصرف0
3) يشترط لصرف مستحقات السنوات الماضية سماح البند خلال سنة الإستحقاق .





صرف مكافآت المحاضرين


تعريف: هو مبلغ يصرف للمحاضرين المكلفين من داخل وخارج الوزارة وفق معايير محددة0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) موافقة صاحب الصلاحية 0
2) النموذج المعد من قبل الجهة والموضح بها عدد الساعات ومرتبة المحاضر وتكلفة الساعة.
3) المسير المعد لاستحقاق المحاضر.

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0

الضوابط:
إعداد وتعبئة نموذج المحاضرين وتصديقه من الجهة التي عقدت هذه الدورات0




المصاريف السفرية


تعريف : هو مايتم صرفة للموظف لقاء تكليفه بالسفر لأداء مهمة رسمية خارج قطاع عمله0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج :
1)أصل قرار الإنتداب 0
2)بيان المتابعة0
3)وثيقة أداء المهمة مصدقة من صاحب الصلاحية0
4)صورة من المسير المعد لاستحقاق المكلف0
5)الارتباط بالمبلغ قبل صدور القرار0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ0
الضوابط:
1) أن تكون المسافة المستحقة للإنتداب نظامية0
2) الاستحقاق يخص نفس السنة المالية أو وجود وفر في سنة الاستحقاق .
3) الالتزام بالحد الأقصى (الممدد والفترات) لصلاحيات المسئوول0






صرف تعويض بدل الإركاب


تعريف: هو تعويض عن قيمة تذكرة مدفوعة من حساب الموظف لمهمة داخلية أو سافر على وسيلته الخاصة , وكذلك تعويض عن 50% من قيمة تذاكر المتعاقدين من خارج المملكة الذين لم يصدر لهم أمرا ركاب حكومي0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج :
1) أصل قرار بصرف التعويض عن الإركاب0
2) إقرار خطي من المتعاقد أو الموظف بعدم صدور أمر إركاب حكومي للمهمة0
3) صورة من الإقامة أو جواز السفر بالنسبة للمتعاقد0
4) تسعيرة مكتب المبيعات للخطوط الجوية السعودية0
5) صورة من الإجازة للمتعاقد والمباشرة.
6) صورة من الموافقة على حضور الموظف لدورة تدريبية من الإدارة المختصة0
7) في حالة التعويض الخارجي للموظف يرفق خطاب بالموافقة على التعويض الصادر من وزارة المالية وكعب التذكرة وصورة من قرار التكليف بالمهمة0
الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.

الضوابط:

1)يشترط للتعويض عن الإركاب الخارجي للموظفين أن يكون السفر على الخطوط الجوية السعودية0
2)التأكد من أعمار المرافقين للمتعاقد حيث لا يمكن التعويض إلا حسب أعمارهم0
3)التعويض للمتعاقد عن تذاكر الإركاب للخارج 50% لمن لم يستخدم وسيلة طيران على الرحلات الخارجية هو وأفراد الأسرة بحيث لايتجاوز عددهم (4) أشخاص بما فيهم المتعاقد وعلى الدرجة السياحية.
4)التعويض بالدرجة السياحية عند أداء مهمة الإنتداب مها كانت مرتبة الموظف.
5)الاستحقاق للسنة المالية أووجود وفر في سنة الاستحقاق بالنسبة للسنوات المالية الماضية.
6)الإرتباط بالنفقة قبل صدور القرار0

[mustathmer]

صرف مستخلصات عقود النظافة والصيانة


تعريف: صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود على دفعات حسب العقد على أن يتم المحاسبة بالتاريخ الميلادي وما يوافقها بالتاريخ الهجري0

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) المستخلص الجاري يرفق به:
‌أ- شهادة حسن أداء موضحاً بها الفترة حسب التاريخ الميلادي
‌ب- صورة من السجل التجاري سارية المفعول0
‌ج- صور من مسيرات رواتب العمالة للمستخلص المنصرف0
2) المستخلص النهائي يرفق به :
‌أ- شهادة حسن الأداء موضحاً بها الفترة حسب التاريخ0
‌ب- أصل خطاب التعميد0
‌ج- صورمن شهادات كل من( الزكاة و الدخل, السعودة,التأمينات الاجتماعية,والسجل التجاري ,الإشتراك في الغرفة التجارية) سارية المفعول حتى تاريخ الصرف 0
‌د- خطاب يتضمن عدم وجود قضايا أو مطالبات عمالية على المتعهد صادر من مكتب العمل .
3) أصل محضر تسليم الموقع0
4) أصل محضر الإستلام الابتدائي0
5) صورة من الارتباط بالمبلغ من إدارة الميزانية0

الإجراءات:
1) يعد بيان حركة الصرف على العقد 0
2) أعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0

الضوابط:
1) توفر إعتماد أو تكاليف البند المختص عند إبرام العقد وكذلك عند الصرف من ميزانية الوزارة 0
2) إرفاق أصل العقد والمستندات النظامية الآتية:
‌أ- صورة من محضر الترسية0
‌ب- صورة من خطاب التعميد0
‌ج- صورة من جدول التحليل0
‌د- صور من عروض المقاولين0
هـ أصل محضر تسليم الموقع ويرفق في ملف العملية0
3) أصل العقد وخطاب الارتباط يرفق في ملف العملية0
4) أصل خطاب الضمان النهائي ويحفظ في الإدارة المالية0
5) بالنسبة للعمليات التي تبلغ قيمتها 300,000ريال فأقل حتى 100,000ريال يرفق (صورة من شهادة الزكاة والدخل والتأمينات الاجتماعية وصورة من السجل التجاري) سارية المفعول حتى تاريخ الصرف.
6) العمليات التى تبلغ فيها من (100,000)ريال يرفق وصورة من السجل التجاري) سارية المفعول حتى تاريخ الصرف







صرف مستخلصات عقود التشغيل والصيانة


تعريف: صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود على دفعات حسب نص العقد وتكون بالتاريخ بالميلادي ومايوافقها بالتاريخ الهجري0

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) المستخلص الجاري يرفق الأتي:
‌أ- شهادة حسن أداء مستخلص بالأعمال المنفذة 0
‌ب- مسيرات رواتب العمالة للمستخلص المنصرف0
‌ج- صورة من السجل التجاري0
2) المستخلص النهائي يرفق به:-
‌أ- شهادة حسن أداء0
‌ب- مستخلص بالأعمال المنفذة0
‌ج- أصل خطاب التعميد0
‌د- أصل محضر تسليم الموقع0
هـ أصل محضر التسليم الابتدائي0
و- صورة من الشهادات الثبوتية (الزكاة والدخل والتأمينات الاجتماعية والسعودة)سارية المفعول حتى تاريخ الصرف.
ز- خطاب من مكتب العمل يتضمن عدم وجود قضايا عمالية0
ح -صورة من خطاب الارتباط0
الإجراءات:
1) يعد بيان بحركة الصرف على العقد0
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً.

الضوابط
1) وجود وفر في إعتماد أو تكاليف البند المختص عند إبرام العقد وكذلك عند الصرف0
2) وجود نسخة العقد الأصلية والمستندات الآتية:
‌أ- صورة من محضر الترسية0
‌ب- صورة من خطاب التعميد0
‌ج- صورة من جدول التحليل0
‌د- صورة من عروض المقاولين في ملف العملية 0
3) أصل الارتباط الخاص بالنفقة في ملف العملية 0
4) أصل الضمان النهائي




صرف مستخلصات عقود الاشغال العامة(الإنشائية /المختلطة


تعريف: صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود0
الجهة المختصة: الإدارة المالية0
النماذج:
1) المستخلص الجاري يرفق به مايلي:-
‌أ- شهادة حسن أداء(للعقود المختلطة)أو تقرير بالأعمال المنفذة.
‌ب- مستخلص بالأعمال المنفذة(للعقود الإنشائية-العقود المختلطة)-مسيرات رواتب العمالة للمستخلص المنصرف وصورة من السجل التجاري0
2) المستخلص النهائي يرفق (تقري عن حسن الأداء-مستخلص بالأعمال المنفذة-أصل خطاب التعميد-أصل محضر تسليم الموقع-أصل محضر التسليم الابتدائي- صور شهادات سارية المفعول لكل من الزكاة والدخل, السعوده,التأمينات الاجتماعية,والسجل التجاري , الغرفة التجارية مصدقة,خطاب من مكتب العمل يتضمن عدم وجود قضايا عمالية-صورة من الارتباط0
الإجراءات:
1) يعد بيان بحركة الصرف على العقد0
2) أعداد أمر اعتماد الصرف طباعته أليأ0

الضوابط
1) وجود وفرفي إعتماد أو تكاليف البند المختص عند إبرام العقد وكذلك عند الصرف0
2) وجود نسخة العقد الأصلية والمستندات الاخرى(صورة محضر الترسية-صورة خطاب التعميد-صورة من جدول التحليل-صورة من عروض المقاولين) ملف العملية 0
3) أصل الارتباط الخاص بالعقد في ملف العملية 0
4) أصل الضمان النهائي يحفظ لدى الإدارة المالية0








صرف مستخلصات عقود التوريد


تعريف: صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود.

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
يرفق مع المستخلص المستندات التالية:
1) أصل خطاب التعميد إذا كان المستخلص نهائياً0
2) صورة من الشهادات الثبوتية سارية المفعول لكل من (الزكاة والدخل, السعوده,التأمينات الاجتماعية,والسجل التجاري , الإشتراك في الغرفة التجارية )
3) أصل محضر الإستلام المؤقت نموذج(1)0
4) أصل مذكرة الإستلام نموذج رقم(2)0
5) أصل محضر الفحص والمعاينة0
6) صورة من خطاب الارتباط0
وهذه المستندات(الواردة في الفقرة( 3/4/5)المطلوبة إذا نص العقد على التوريد بمستودعات الوزارة أما إذا نص العقد بالتوريد لنفس الجهة فيرفق محضر إستلام معتمد من الجهة المستفيدة من التأمين0بالنسبة للعمليات التي تبلغ قيمتها 300,000ريال فأقل يرفق معها صورة من شهادة الزكاة والدخل والتأمينات الاجتماعية وصورة من السجل التجاري) ساري المفعول حتى تاريخ الصرف0
في حالة عقود توريد السيارات والمعدات يرفق مايلي:-
‌أ- البطاقة الجمركية.
‌ب- استمارة السيارة أو المعدة.
الإجراءات:
1) يعد بيان بحركة الصرف على العقد 0
2) أعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0

الضوابط
1) وجود وفر في إعتماد أو تكاليف البند المختص عند إبرام العقد وكذلك عند الصرف0
2) وجود نسخة أصلية من العقد والمستندات الآتية:-
‌أ- صورة من محضر الترسية0
‌ب- صورة من خطاب التعميد0
‌ج- صورة من جدول التحليل0
‌د- صورة من عروض المقاولين في ملف العملية 0
3) أصل خطاب الارتباط الخاص بالعقد مرفق في ملف العملية 0
4) أن تكون الشهادات الثبوتية سارية المفعول حتى تاريخ الصرف0
5) أصل الضمان النهائي للعملية الذي يمثل (5%) من قيمة العقد الإجمالية ويحفظ لدى لإدارة المالية0








صرف مستخلصات عقود المحروقات

تعريف:صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود على دفعات شهرية حسب ماتم تأمينه من المحروقات للوزارة والجهات التابعة لها.

الجهة المختصة: الإدارة المالية.

النماذج:
1) المستخلص الجاري:يرفق به جميع أوامر الشراء عن الشهر المطلوب صرفه بالإضافة إلى فاتورة المقاول وبيان المنصرف من المحروقات من الإدارة المختصة ومحضر استلام نموذج رقم(2).
2) المستخلص الختامي: : بالإضافة إلى المستندات المطلوبة بالمستخلص الجاري يرفق أصل تعميد المقاول بالترسية وصورة من شهادة السعودة سارية المفعول وأصل خطاب مكتب العمل بعدم وجود قضايا عمالية.

الإجراءات:
1) إصدار بطاقة مستخلص (بيان أوامر الصرف).
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.

الضوابط:
1) توفراعتماد البند المختص عند إبرام العقد.
2) أرفاق أصل خطاب الضمان النهائي.
3) أرفاق نسخة أصلية من المستندات التالية:-
‌أ- صورة من محضر الترسية.
‌ب- صورة من التعميد.
‌ج- صورة جدول التحليل.
‌د- صورة من عروض المقاولين.
هـ صورة من السجل التجاري ساري المفعول.


صرف مستخلصات عقود نقل المهمات


التعريف: صرف المستخلصات الجارية والنهائية لتلك العقود على أقساط حسب خطاب التعميد الموضح به الوزن وبالسعر المحدد بالعقد.

الجهة المختصة: الإدارة المالية.

النماذج:
1) المستخلص الجاري:ويتضمن تعميد بنقل مهمات للوزارة موضحاً به الجهة والمسافة والكمية والقيمة وأصول أوامر تسليم المهمات.
2) المستخلص الختامي: بالإضافة إلى المستندات المطلوبة بالمستخلص الجاري يرفق أصل تعميد المقاول بالترسية وصورة لكل من شهادة السعودة سارية المفعول وأصل خطاب مكتب العمل بعدم وجود قضايا عمالية.

الإجراءات:
1) إصدار بطاقة مستخلص (بيان أوامر الصرف).
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياَ.


الضوابط:
2) توفراعتماد البند المختص عند إبرام العقد.
3) أرفاق أصل خطاب الضمان النهائي.
4) أرفاق نسخة أصلية من المستندات التالية:-
‌أ- صورة من محضر الترسية.
‌ب- صورة من التعميد.
‌ج- صورة جدول التحليل.
‌د- صورة من عروض المقاولين.
هـ صورة من السجل التجاري ساري المفعول.





إستلام الضمان النهائي وتمديده ومصادرته والإفراج عنه


تعريف: هوضمان نهائي يمثل (5%) من قيمة العقد الإجمالية0

النماذج:
1) خطاب من إدارة المناقصات والمشتريات بإستلام أصل خطاب الضمان النهائي 0
2) خطاب من الإدارة المالية للبنك بطلب التمديد أو المصادرة أو الإفراج أو التخفيض وفق نموذج معين.
3) في حالة الإفراج عن الضمان النهائي يرفق الآتي:-
‌أ- محضر الإستلام النهائي للمشروع0
ب-خطاب يفيد بعدم وجود عهد على المقاول عند الإفراج عن الضمان وأنة تم الإستلام النهائي للمشروع0
4) خطاب من المتعهد بطلب الإفراج عن الضمان مرفقاً خطاب من مكتب العمل يتضمن تسوية أوضاع العمالة




الإجراءات:
1)تحتفظ الإدارة المالية بأصل الضمان النهائي حتى يتم الإفراج عنه أو مصادرته أو تخفيضه أو تجديده حسب النظام, وفقاَ للنموذج المعد خصيصاً لذلك0
2) في حالة الإفراج عن الضمان يعد إقرار من الإدارة بعدم وجود عهد نقدية على المتعهد0

الضوابط:
1) عند إستلام الضمان النهائي يشترط وجود نسخة أصلية من العقد0
2) عند الإفراج عن الضمان يشترط انتهاء الأعمال المتعاقد عليها في حالة التوريد, أما الأعمال الأخرى (العقود المختلطة ) فيرفق خطاب بتصفية أوضاع العمالة من مكتب العمل 0
3) مراجعة مدى صلاحية الضمان ومخاطبة البنك قبل أنتهاء صلاحية بثلاثة أشهر وفق صيغة معينة حددها النظام0








تنازل المتعهد للبنك

تعريف: هو تنازل من المتعهد للبنك يتضمن موافقته على تحويل مستحقاته عن العقد مناولة البنك.

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج :
1) صورة خطاب من المتعهد يتضمن موافقته على تحويل مستحقات العملية مناولة البنك0
2) صورة من البنك يؤيد ذلك التنازل0

الإجراءات:
1) تصدر الإدارة المالية خطاب للبنك المتنازل إليه يتضمن موافقتها على التنازل0
2) تحويل كافة مستحقات المتعهد لهذه العملية للأعمال الأساسية والإضافية - إن وجدت -باسم المتعهد مناولة البنك بموجب أمر إعتماد الصرف0
3) تحتفظ الإدارة المالية بصورة خطابها إلى البنك بلإضافة إلى أصل خطاب المتعهد وأصل خطاب البنك في ملف العملية0

الضوابط:
4) أن يكون خطاب المتعهد بالتحويل أو التنازل مصدقاً من الغرفة التجارية0
5) يحدد المبلغ المتنازل عنه0
6) يحدد رقم حساب المتعهد لدى البنك.








تنازل المتعهد للغير

تعريف: هو تنازل من المتعهد للغير سواء فرداً أو مؤسسة أو شركة شريطة أن يكون ذلك التنازل وفق التعليمات المالية المتبعة نظاماً0

الجهة المختصة: الإدارة المالــية0

النماذج:
1) خطاب من المتعهد بصرف جزء أو كل مستحقاته لأي شخص سواء عن العملية المتعاقد عليها أو غيرها مناولة السادة .../...../0
2) خطاب التنازل وفق بيانات محددة0

الإجراءات:
1) تعد الإدارة المالية أمر إعتماد صرف بإستقطاع المبلغ من مستحقات المتعهد وتحويلها للشخص المتنازل .
2) تحتفظ الإدارة المالية بأصل التنازل في ملف العملية0
الضوابط:
يشترط أن يكون خطاب التنازل مصدقاً من الغرفة التجارية خلال فترة نظامية لاتزيد عن عا









التأثير بالإرتباط


تعريف: هو حسم المبلغ المصروف أو المطلوب تسديده من إعتماد البند المختص بالميزانية0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) أمر إعتماد الصرف (التوقيع بوجود وفرفي البند المؤدى علية النفقة من الموظف المختص)0
2) إذن التسوية (التوقيع بوجود وفر من الموظف المختص)0

الضوابط:
1) الإستحقاق للسنة المالية أووجود وفر في سنة الاستحقاق بالنسبة للسنوات المالية الماضية0
2) وجود وفر في الإعتماد أو الإرتباط0




الارتباط باوأمر الإركاب

تعريف: هو حجز مبلغ بالختم على أمر الإركاب حتى يتم إرسال المطالبة إلى مكتب الخطوط السعودية لإصدار التذكرة0
الجهة المختصة: الإدارة المالية 0
النماذج:
1)أمر إركاب حكومي يرد من إدارات الجهاز المركزي أو الجهات الأخرى التابعة للوزارة0
2) أرفاق أصل القرار0
الإجراء:
يتم الارتباط بقيمة أمر الإركاب ويوقع من الموظف المختص ومدير الإدارة المالية أو مدير الجهة خارج الجهاز المركزي.
الضوابط:
1) التأكد من تدوين تسعيرة الخطوط السعودية من قبل مكتب المبيعات وإرفاق أصل القرار الذي بموجبة منح أمر الإركاب0
2) يحسم مبلغ أمر الإركاب من الارتباط الخاص به0
3) تدوين رقم الحساب الموحد للوزارة0
4) سحب التذكرة للخارج بعد التسعيرة بعشرة أيام كحد أقصى0
5) خط السير في القرار يتوافق مع أمر الاركاب0
6) التأكد من الدرجة المستحقة عند الارتباط





قطع وسيلة دفع أو حوالة

تعريف: تعد وسيلة الدفع( أمردفع أو حوالة) آلياً.

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) أمردفع0
2) حوالة0

الإجراءات:
1)أمر إعتماد الصرف مستوفى التواقيع من ذوي الاختصاص وأصحاب الصلاحيات ويتم سحب أمر الدفع أو الحوالة علية بأرقام متسلسلة وتسجل في خانته المعدة لذلك0
2) في الحاسب الآلي يتم إدخال رقم الحصر لأمر اعتماد الصرف وبالنسبة لأمر الدفع يتم إدخال (نوع العملة /رقم المقاول إذا كان مستحقات شركات وإختيار نوع النفقة :
‌أ- إذاكان رواتب أو أقساط رواتب تكون نوع النفقة رقم (1)
‌ب- إذكان مستحقات شركات أو مؤسسات تكون نوع النفقة رقم(2)
‌ج- إذاكان لشخص بعينه تكون نوع النفقة رقم (3)
‌د- إذا كانت النفقة لا تمثل إي من الفقرات أعلاه يكون النفقة رقم (4)0
4)إذا كانت عدة أوامر صرف تتطلب أمر دفع واحد يتم إدخال حصر كل أمر اعتماد الصرف في الحاسب الآلي ثم مطابقة صافي المبلغ والحسميات وعدد أوامر الصرف وجهة الإستحقاق مع شريط الجمع المرفق0
5)يعتمد أمر الدفع أو الحوالة بعد استكمال التواقيع من أصحاب الصلاحية0

الضوابط:
لايتم سحب أمر الدفع أو الحوالة على أمر اعتماد الصرف مالم يتم التأكد من توفر المبلغ في رصيد البند المختص وحسمه0






الشيكات الواردة من وزارة المالية


تعريف: هي المستحقات التي قطع بموجبها أوامر دفع ويرد لها شيكات من وزارة المالية 0

الجهة المختصة: الإدارة المالية.

النماذج:
الشيك الوارد من وزارة المالية0

الإجراءات:
1) يصدر شيك لكل أمر دفع من وزارة المالية بموجب بيان تسلسلي يومي .
2) يرسل الشيك إلى جهات الاستحقاق وفق خطاب مع بيان يوضح إفراديات وإجماليات المطالبة على أن توضح خطابات الشيكات( نظام سريع أو باسم المستفيد الأول أو مناولة البنك) الذي يودع في البنك لحساب الجهة وإشعارهم أو باسم منشأة خاصة وأفرد تسلم من الإدارة
3) خطاب لإرسال الشيكات0
4) بيان مكونات أمر الدفع والشيك.


الضوابط:
1) تسديد أوامر الدفع عند ورود شيكاتها من وزارة المالية وتأخذ رقم صادر مباشرة ترسل إلى جهاتها0
2) التأكد من محتويات أوامر الصرف والدفع (المبالغ والجهة المستفيدة والإيداع ) ومطابقتها مع الشيك0
3) تطابق مسحوبات أوامر الدفع مع الشيكات مع أرصدة وإفراديات جاري وزارة المالية سنويا ويعد محضر يرفق مع الحساب الختامي للوزارة.







متابعة مستحقات الموظفين المنتهية علاقتهم بالوزارة



تعريف: هو تعويض خدمات أو إجازات وكافة مستحقات الموظفين المنتهية علاقتهم بالوزارة والتي أعدت عليها أوامر اعتماد صرف0

الجهة المختصة: الإدارة المالية.

النماذج:
بيانات تفصيلية وإجمالية توضح كافة مستحقات المتقاعدين المطلوب صرفها حتى تاريخ إعداد التقرير0

الإجراءات:
1) تعد بيانات لكل مستحق حسب الصرف من البند المختص يتم التأكد من كافة المستندات (مبلغها ونوع النفقة وجهتها واسم المستفيد)0
2) يعد خطاب مع البيان لإدارة الميزانية لمناقشة المختصين في وزارة المالية لتدبير المبالغ اللازمة للصرف وإجازتها.




الضوابط:
1) يتم الإحتفاظ بأوامر إعتماد الصرف ومتابعة الخطاب المعد لإدارة الميزانية حتى يتم تدبير المبالغ اللازمة وإجازة صرفها من وزارة المالية0
2) الإرتباط بقيمة أمر اعتماد الصرف وحسمه من اعتمادات البند المختص, حال الموافقة بإجازة الصرف وتدبير مبالغ لذلك لها.

[mustathmer]

متابعة الموقوف صرفه


تعريف: هي أوامر اعتماد الصرف وأذونات التسوية التي نفد الإعتماد المؤدى عليها من بنود الميزانية0

الجهة المختصة:الإدارة المالية 0

النماذج:
أمر اعتماد الصرف أو إذن التسوية نفد اعتمادها أو مخصصها0

الإجراء:
عند نفاد اعتماد البند المعد علية أمر اعتماد الصرف أو إذن التسوية يتم الأتي:
1) يسجل في البنود الموقوف صرفها لنفاد الإعتماد المخصص في الميزانية0
2) بيانات تفصيلية بالموقوف صرفه على البند0
3) يعد خطاب إلى إدارة الميزانية يتضمن طلب تدبير مبالغ مالية إضافية إلى البند لصرفها أو تسديدها عن طريق المناقلات أو التدعيم للبنود المختصة0
4) يتم متابعتها وفي حالة تدعيم البند تستكمل إجراءات الصرف أو التسديد0
5) يعد تقرير شهري عن الحالة المالية وربع سنوي لكافة بنود وبرامج ومشاريع أبواب الميزانية لإدارة الميزانية للوكلاء والوكلاء المساعدين ومدراء عمود القطاعات يوضح الوفر و المنصرف الفعلي والموقوف صرفه حتى تاريخ محدد0

الضوابط:
على ضوء الحالة المالية يتم عمل مناقلات أو تدعيم الإعتمادات لبعض البنود التي نفدت إعتماداتها من قبل المختصين بإدارة الميزانية وزارة المالية0







مطابقة الحسابات


تعريف: هي مطابقة المستحقات المالية التي تتم بين الجهات الحكومية لقاء تقديم خدمات مشتركة أو مع المؤسسات أو الشركات الحكومية الأخرى0

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) خطاب من الجهات الحكومية بطلب المطابقة 0
2) فواتير من الجهة مقدمة الخدمة0

الإجراءات:
1) إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً0
2) مخاطبة الجهة بطلب المطابقة0
3) إستلام شهادة المطابقة من الجهة0

الضوابط:
1) الشهادة موقعة ومصدقة ومختومة من الجهتين0
2) التأكد من أن السجلات في الجهتين مطابقة شهرياً0
3) لكل سنة مالية مطابقة واحدة فقط0





فتح حسابات بنكية


تعريف:هي الحسابات البنكية التي تفتح في البنوك المحلية لإيداع الرواتب ولبدلات وغيرها الخاصة بالموظفين ومستحقات الأخرى للجهة.
الجهة المختصة: الإدارة المالية0
النماذج:
1)خطاب من الجهة المراد فتح حساب لها0
2)إرفاق مسودة الاتفاقية مع البنك0
3)خطاب البنك بالموافقة على فتح الحساب.
4)نماذج تواقيع المفوضين بالسحب والإيداع من الحساب.
الإجراءات:
1)إعداد خطاب إلى وزارة المالية بطلب الموافقة على فتح الحساب وإحالته إلى مؤسسة النقد لتوجيه خطاب إلى البنك بالموافقة .
2) لإستكمال الموافقات يتم مخاطبة الجهة لإرسال أصل الاتفاقية وصورة نماذج تواقيع المفوضين بالسحب والإيداع من الحساب لإعتمادها.
الضوابط:
1) الخطاب المرسل لوزارة المالية ولمؤسسة النقد العربي السعودي بتوقيع معالي الوزير0
2) متابعة أرصدة الحساب ومطابقتها مع سجلات الإيداع والسحب النظامية لدى الجهة.
3) يتكون رقم الحساب من عشر خانات رقمية0




إعداد الجدول الشهري

تعريف: هي النتيجة النهائية لحاصل ترصيد وجمع العمليات المالية للشهر المعني الذي تم بموجبه تسجيل المستندات النظامية (أمر إعتماد الصرف ،إذن التسوية) بدفتر اليومية والدفاتر المحاسبية الأخرى والأضابير و التي ترسل لديوان المراقبة العامة ووزارة المالية ووزارة الاقتصاد والتخطيط .

الجهة المختصة: الإدارة المالية.

الإجراءات:
1)قيد العلميات المحاسبية في الدفاتر المحاسبية الحكومية0
2) مطابقة المبالغ مع كافة الدفاتر المحاسبية الحكومية00
3) مطابقة أرصدة الأضابير مع الدفاتر المحاسبية الحكومية0
4) تجميع وترصيد الشهر الحالي والفترة الماضية وتدوين الرصيد بالمداد الأزرق.
5) طباعة الجدول الشهري آلياً من التقارير الشهرية.
الضوابط:
يبدأ أول جدول شهري من بداية السنة المالية حسب التعليمات المالية الواردة من وزارة المالية والأشهر الأخرى لكل شهر هجري من بدايته إلى نهايته ماعداً الفترة الأخيرة من السنة المالية فتشمل الشهر الأخير مع المتبقي من السنة المالية0





إيداع الزيادة في الصرف


تعريف:هو إيداع المبالغ المصروفة بالزيادة0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) خطاب من الفرع أو الإدارة المودعة0
2) صورة أصلية من إشعار الإيداع0
3) صور من القرارات الإدارية إن وجدت0
4) صور من المسيرات 0
5) أصل أمر القبض وصور إيصالات الإستلام الاصلية0

الإجراء:
إعداد أذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
التأكد من إرفاق جميع المستندات ومطابقتها0






الصرف من حساب الأمانات المتنوعة /تأمينات اجتماعية


تعريف:هو طلب صرف استحقاق عٌلى في حساب الأمانات تأمينات إجتماعية0

الجهة المختصة : الإدارة المالية 0

الإجراءات:
1) الطباعة آلياً البيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات المتنوعة تأمينات اجتماعية إفرادياً.
2) إعداد أمرأعتماد صرف من حساب الأمانات المتنوعة تأمينات اجتماعية وطباعته آلياً0
3) طباعة رصيد العهد المسجلة على المؤسسة العامة للتأمينات الإجتماعية وإستقطاعها من الإستحقاق.
4) عند ورود الشيك إرفاق بيان تفصيلي مع الشيك عند الصرف.

الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات0







الصرف بالاستبعاد من حساب الإيرادات

تعريف: هوصرف مبالغ مالية سبق إيداعها في حساب الإيرادات.

الجهة المختصة:الإدارة المالية 0

النماذج:
1) طلب إلى الجهة من صاحب الإستحقاق لصرف إستحقاقه.
2) خطاب من الجهة إلى الإدارة المالية بطلب الصرف.
3) صورة من السجل التجاري للمؤسسات والشركات.
4) صورة من بطاقة الأحوال الشخصية للأفراد.
5) صورة من إشعار الإيداع0
6) صور من القرارات الإدارية0

الإجراءات:
1) إعداد إقرار مالي بالموافقة على الصرف بالإستبعاد ومجاز من المراقب المالي للأفراد (أما المؤسسات والشركات) فيرسل إلى وزارة المالية لإجازة الصرف.
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0
3) إرفاق صورة من التسوية المدخل بها المبلغ إلى حساب الإيرادات.
الضوابط:
التأكد من إرفاق جميع البيانات ومطابقتها0





إيداع المتبقي من الإعانات الزراعية


تعريف: هو المبالغ المصروفة للفروع كإعانات زراعية ولم تصرف للمستحقين (المزارعين) خلال المدة النظامية وأودعت لدى مؤسسة النقد العربي السعودي.

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) خطاب من الجهة المودعة.
2) إشعار الإيداع0
3) بيان بكميات الخرص لجميع المزارعين0
4) بيان بأسماء ومبالغ المواطنين المستحقين للإعانات الزراعية والمعادة مبالغها لعدم استلامها.

الإجراء:
إعداد أذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
مطابقة إشعار الإيداع مع البيانات المرفقة0






إيداع المبيعات الحكومية


تعريف: هي المبالغ المودعة في حساب الوزارة نقداً أو بشيك مصدق مقابل مبيعات حكومية0

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) خطاب من الجهة التي تم فيها البيع0
2) خطاب من إدارة المستودعات يجيز البيع0
3) إشعار الايداع0
4) أصل محضر التثمين0
5) أصل محضر البيع0
6) أصل أمر القبض وصورة إيصال الإستلام0

الإجراء:
إعداد أذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
1)التأكد من إرفاق جميع المستندات ومطابقتها0
2) التأكد من أن إجراءات البيع تمت حسب نظام المنافسات والمشتريات الحكومية





إيداع الجزاءات والغرامات


تعريف: هي المبالغ المودعة في حساب الوزارة نقداً أو بشيك مصدق مقابل جزاءات وغرامات تم استقطاعها نظاماً.

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) خطاب من الجهة0
2) إشعار الإيداع0
3) أصل أمر القبض وصور إيصال الإستلام.

الإجراء:
إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
1)التأكد من إرفاق جميع المستندات ومطابقتها مع المبالغ المودعة0
2) التأكد من نظامية إجراءات الحسم أو الاستقطاع.






التعلية لحساب الأمانات مرتجع


تعريف:هي الرواتب المعادة والتي لم يستلمها صاحب الحق خلال المدة النظامية(15) يوماُ.

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) خطاب من الجهة المودعة0
2) إشعار الإيداع0
3) صور من القرارات الإدارية0
4) صور من المسيرات0

الإجراء:
إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
1)أن لايكون الإستحقاق لسنة مالية ماضية فيسجل لحساب الإيرادات المتنوعة.
2) أن يوضح في خطاب الجهة سبب الاعادة0





الصرف من حساب الأمانات المتنوعة/ تقاعد


تعريف: هو طلب صرف استحقاق عُلي في حساب الأمانات المتنوعة /تقاعد0

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات /تقاعد للشهر المطلوب صرفه.

الإجراءات:
1) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0
2) إعداد حافظة التقاعد للشهر المطلوب صرفه0
الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات والتأكد من عدم تكرار الصرف.





الصرف من حساب الأمانات /مرتجع رواتب


تعريف:هو طلب صرف استحقاق عُلي في حساب الأمانات مرتجع رواتب ولم يستلم خلال السنة المالية 0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) خطاب من الجهة طالبة الصرف ومرفق معه أسباب التعلية ونظامية صرف المبلغ.
2) طلب صرف من صاحب الإستحقاق.
3) إرفاق صورة من السجل المدني للمستفيد.
4) صورة من إذن التسوية المُعلى في حساب الأمانات مرتجع رواتب0

الإجراءات:
1) بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات مرتجع رواتب0
2) إعداد أمر اعتماد صرف وطباعته آلياً.

الضوابط:
1) التأكد من صرف المبلغ من المبلغ المعلى في الأمانات.
2) التأكد من بيانات صاحب الإستحقاق وجهة عمله.



الصرف من حساب الأمانات المتنوعة /بنك الزراعي


تعريف: هو طلب صرف استحقاق عُلي مبلغة في حساب الأمانات لصالح الأمانات البنك الزراعي .

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1)بيان بأسماء المقترضين موضح بها رقم العقد 0
2) صورة من خطاب البنك يوضح رقم القرض أو العقد.
3)صورة من السجل المدني للمقترض.

الإجراءات:
1) إعداد أمر اعتماد صرف وطباعتة آلياً .
2) طباعة بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات المتنوعة البنك الزراعي0

الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات والتأكد من عدم تكرار الصرف.





الصرف من حساب الأمانات المتنوعة /بنك التسليف


تعريف: هو طلب صرف استحقاق عُلي في حساب الأمانات المتنوعة لصالح بنك التسليف بسبب عدم إستلامه خلال السنة المالية 0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) صورة من السجل المدني للمقترض.
2)بيان بأسماء المقترضين موضح بها رقم العقد 0

الإجراءات:
1) طباعة بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات المتنوعة لصالح بنك التسليف
2) إعداد أمر اعتماد صرف وطباعته آلياً0

الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات والتأكد من عدم تكرار الصرف.





الصرف من حساب الأمانات المتنوعة/صندوق التنمية العقاري

تعريف: هو طلب صرف استحقاق عُلي في حساب الأمانات المتنوعة صندوق التنمية العقاري بسبب عدم إستلام المبلغ خلال السنة المالية 0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1 ) صورة من السجل المدني للمقترض.
2)بيان بأسماء المقترضين موضح بها رقم العقد 0

الإجراءات:
1) طباعة بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات المتنوعة لصالح صندوق التنمية العقاري.
2) إعداد أمر اعتماد صرف وطباعته آلياً .

الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات والتأكد من عدم تكرار الصرف.






إيــداع الإيجــــارات



تعريف:هي المبالغ المودعة في حساب الوزارة نقداً أوبموجب شيك مصدق مقابل إيجار منشأة أو قطعة أرض مملوكة للوزارة .

الجهة المختصة:الإدارة المالية 0

النماذج:
1) خطاب الجهة المؤجرة.
2) خطاب من الشخص الذي يريد الاستئجار0
3) صورة من إشعار الإيداع الأصلية0
4) أصل أمر القبض وصورة من إيصال الإستلام0
5) أصل عقد الإيجار0
6) صورة من موافقة صاحب الصلاحية على إجازة العقد0

الإجراء:
إعداد أذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
1) التأكد من إرفاق جميع المستندات النظامية .
2) أن يكون العقد من تاريخ انتهاء العقد السابق .
3) موافقة صاحب الصلاحية.




الإزالة إلى حساب الإيرادات المختلفة نهاية السنة المالية


تعريف: هي المبالغ المُعلاة في حساب الأمانات مرتجع رواتب ولم تصرف خلال السنة المالية الماضية وتزال لحساب الإيرادات المختلفة نهاية الفترة المتممة.

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

الإجراءات:
1)إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً0
2) بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات مرتجع رواتب في نهاية السنة المالية0

الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات0








إثبات العهـــدة


تعريف: هو إثبات المبالغ النقدية المطالب بها الأفراد أوالجهات أو التي تم صرفها بالزيادة بدون وجه حق والمبالغ المطالب بهاالشركات والمؤسسات لقاء غرامة لم تحصل أو عجزمالى لدى أمناء العهد أو الصناديق والمستودعات0
الجهة المختصة : الإدارة المالية 0
النماذج:
1) أصل خطاب الجهات الرقابية بوجود زيادة في الصرف للأفراد أو الجهات أو نقص في إحتساب الغرامة أو عدم احتسابها على الشركات والمؤسسات0
2) محضر الجرد بالنسبة لأمناء الصناديق أو المستودعات0
الإجراءات:
1) مخاطبة الفرد أو الشخص أو الشركة التي بذمتها مبالغ لصالح خزينة الدولة لمدة شهر.
2) مخاطبة الفرد أو الشخص أو الشركة مرة أخرى مع توجيه إنذار نهائي لتسجيل العهدة.
3) إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً0
الضوابط
1)التأكد من صحة إحتساب المبلغ المطلوب قيده كعهده0
2) التأكد من المستندات النظامية لإحتساب العهدة ونوعها.




قيـــد العهــــدة


تعريف: هو تسجيل مبلغ العهده والتي تم إعداد إذن التسوية لها في الدفاتر المحاسبية الحكومية المختصة0

الجهة المختصة :الإدارة المالية0

النماذج:
1) إذن التسوية المجاز نظاماً0
2) أمرإعتماد الصرف المجاز نظاماً0

الإجراءات:
1) تسجيل مبلغ العهدة في دفتر إجمالي وأفرادي العهد وفي الحاسب الآلي في خانة المدين0
2) تعميم على الوزارات والجهات الحكومية بالحجز على مستحقات الشركات والمؤسسات لسداد المبلغ.
3) الكتابة إلى وزارة العدل للحجز على مستحقات الأفراد أو المبالغ المستحقة عليهم.
4) حسم قيمة العهدة من استحقاقات الموظف حسب النظام.






تســديد العهـــدة


تعريف: هو إنزال كامل العهده أو جزء منها بعد سداد كامل المبلغ أو جزء منه.

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) أصل صورة إشعار الإيداع.
2) خطاب الجهة المودع بها المبلغ.
3) صورة من أمر الصرف في حالة الإستقطاع من المستحقات.

الإجراءات:
1) إعداد إذن التسوية في حالة السداد تم بالإشعار
2) إعداد خطاب للجهة المسددة بسداد العهدة.
3) التسجيل في اليومية في الدفاتر الخاصة بالعهدة.

الضوابط:
أن يكون إذن التسوية وأمر إعتماد الصرف مجاز من حيث تواقيع أصحاب الصلاحيات وقيدها وتسجيلها باليومية0

[mustathmer]

إيداع متحصلات الصندوق بمؤسسة النقد العربي السعودي


تعريف: هو إيداع جميع متحصلات الـصندوق النقـدية أو الشيكات في حسـاب الـوزارة لـدى مؤسسة النقـد العـربي السعودي0

الجهة المختصة:الإدارة المالية.

النماذج:
خطاب الإيداع المعد مـن قبل وزارة المالية0

الإجراءات:
إعـداد خطاب يوضـح أرقـام الحسـابات الخـاصة ببنود الإيداع ونوعـه (نقداً أو شيـك) وإيداعهـا لمؤسسة النقـد العربي السعودي0




صرف الحوالات


تعريف: هو صرف مبالغ الحوالات المعدة من قبل شعبة المصروفات بالإدارة المالية للمستفيدين نقداً0

الجهة المختصة: الإدارة المالية .

النماذج:
حوالة على الصندوق(نموذج رقم 4).

الإجراءات:
كتابة اسم المستفيد وتوقيعه على الحوالة من الخلف ومن ثم تسليمه مبلغ الحوالة نقداً0

الضوابط:
1) مطابقة أسم المستفيد مع بطاقة الأحوال الشخصية0
2)أن يكون مبلغ الحواله أقل من عشرين ألـف ريال0
3) يوضـح في الحوالة نـوع النـفقة وأسم المستفيد آلياً.






مقبوضات الصندوق


تعريف: هو إستلام المبالغ النقدية والشيكات المصدقه الخاصة بالجهة المستفيده0

الجهة المختصة : الإدارة المالية

النماذج:
1) أمر القبض (نموذج رقم 1)
2) إيصال الإستلام (نموذج رقم 2)

الإجراءات:
إستلام أصل أمر القبض مصحوباً بالمبلغ النقدي أو الشيك ومن ثم يتم أعداد إيصال الإستلام بالمبلغ وتزويد المستفيد بأصل الإيصال والاحتفاظ بصورتين واحدة لإرفاقها مع أصل أمر القبض مع كشف المتحصلات الإسبوعي والأخرى تحفظ في بوك إيصالات الإستلام 0

الضوابط:
1)التأكد من أن الشيك مصدق من البنك 0
2) يفضل أن يحدد في الشيك الغرض من الإيداع0





التسجيل بدفتر يومية الصندوق

تعريف: هو الدفتر الذي يتم فيه تسجيل مقبوضات ومدفوعات الصندوق اليومية0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) الحوالات المصروفة0
2) إيصالات الإستلام0
3) إشعارات الإيداع لمؤسسة النقد العربي السعودي0
4) شيكات وزارة المالية الخاصة بتغذية الصندوق0

الإجراءات:
1) التسجيل في خانة المقبوضات جميع مقبوضات الصندوق خلال الفترة0
2) التسجيل في خانة المدفوعات جميع مدفوعات ومصروفات الصندوق من الحوالات وإيداعات الصندوق لمؤسسة النقد العربي السعودي خلال نفس الفترة0






تغـــذية الصنـــدوق

تعريف: هو تمويل الصندوق بالتغذية0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
بيان مفصل بالمنصرف نقداً من تغذية الصندوق السابقة والرصيد المتبقي إعتباراً من التغذية الثانية0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0

الضوابط:
1) عند إعداد التغذية الثانية وما بعدها يكون الرصيد النقدي المتوفر وقت التغذية بنسبة(15%)أو أقل من إجمالي مبلغ التغذية المقرر0
2) عدم تغذية الصندوق بمبالغ مالية زيادة عن المبلغ المقرر صرفه0
3) عند طلب التغذية في بداية السنة المالية يرفق المحضر النهائي جرد الصندوق





كشف المتحصلات والمدفوعات



تعريف: هو بيان يتم إعداده إسبوعيا يمثل متحصلات الصندوق من إيرادات وتغذيات وبيان آخر بمدفوعات الصندوق من الحوالات المصروفة وإيداعات مؤسسة النقد العربي السعودي0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) بيان بالمقبوضات خلال إسبوع0
2) بيان بالمدفوعات لنفس الفترة0

الإجراءات:
إعداد بيانين /الأول: لمقبوضات الصندوق خلال الاسبوع0
/الثاني:لمدفوعات الصندوق لنفس الفترة0
ويرفق بهما صور من إيصالات الإستلام المعده خلال إسبوع وأصول الحوالات المصروفة خلال الإسبوع وصور من إشعارات الإيداع لمؤسسة النقد خلال الفترة نفسها ومن ثم يتم تسليمها لشعبة الحسابات بالإدارة المالية لإعداد التسويات اللازمة0







إحالة المستندات إلى ديوان المراقبة العامة

تعريف: إحالة المستندات والأضابير ومستنداتها وشنطها مقفلة ومبوبة إلى ديوان المراقبة العامة0
الجهة المختصة:الإدارة المالية.
النماذج:
1) خطاب إحالة إلى ديوان المراقبة العامة يوضح به المرفقات مع مفاتيح الشنط الحديدية المغلقة0
2) أصوال المسيرات والكشوفات بعد التوقيع عليها بالإستلام من مستحقيها
الإجراءات
1) فرز الأضابير والمستندات شهرياً بدءًا من أول شهر هجري حتى نهايتة0
2) بعد إرسال المستندات قد يرد إلى هذه الإدارة مستندات لأشهر ماضية يعد بموجبها خطاب مستقل يرسل لفريق العمل الميداني بالوزارة لإرفاقة0
3) تأمين شنط حديدية مقفلة تحتوي كافة المستندات0
4) كتابة اسم الباب والشهر والسنة على ظهر الشنط0
الضوابط:
بعد إرسال جدول الحسابات الشهري وكشف التوازن ترسل المستندات للديوان لمراجعتها وتدقيقها ومن ثم لحفظها بديوان الوزارة




الرد على ملاحظات الدايون


تعريف: التعقيب لدى شعب أقسام الإدارة للرد على ملاحظات ديوان المراقبة العامة أو مخاطبة الجهة المعنية بالملاحظة.

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
خطاب إحالة إلى الشعب والأقسام المختصة0

الإجراءات:
1) إعداد الخطاب بالحاسب الآلي0
2) إرفاق المستندات الملاحظ عليها من الديوان0
3) الرد على ملاحظات الدايون عند ورود الإجابة من الجهة المختصة.
4) إعداد خطاب إلى مركز المحفوظات والاتصالات الإدارية لحفظ المستند بعد أن تم الانتهاء من إجابة الديوان على الملاحظات وإجازة صرفه 0
5) إعداد خطاب تعقيبي للشعبة /قسم(داخل الإدارة ) خلال المدة النظامية0
6) التعقيب خلال المدة النظامية المقررة (30)يوماً0
7) حث الجهات المختصة لإجابة ملاحظات الديوان0
8) تزويد ديوان المراقبة العامة بالخطابات التعقيبية ومتابعتها.






الحجز على مستحقات المقاولين

تعريف: الحجز على مستحقات المقاولين صرف لهم بالزيادة أو حسم غرامة لم يتم تحصيلها0

الإجراء:
إثبات عهدة وتسجليها في السجلات المالية المختصة0

الضوابط:
1) يعد خطاب إلى المقاول يطلب التسديد ويعطى مهلة لمدة (30) يوماً حسب النظام0
2) يعد خطاب تعقيبي يطلب التسديد ويعطى مهلة لمدة(30)يوماً أضافية.
3) يتم التعميم لكافة المصالح الحكومية بحجز مبلغ يمثل الاستحقاق0